Les meilleures pratiques pour associer télétravail et travail en présentiel

Alliant télétravail et présentiel, le modèle de travail hybride offre le meilleur des deux mondes. Véritable allié de l’efficacité et de la productivité au travail, il permet aux entreprises d’offrir une expérience employé plus agréable et d’avoir une meilleure rentabilité.

La mise en place du travail à domicile et du modèle hybride implique toutefois quelques inconvénients, comme le risque d’épuisement professionnel ou la dépendance à la technologie. En collaborant avec les employés pour trouver les solutions adaptées, vous pourrez braver ces enjeux. Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques du modèle de travail hybride.

Formaliser la communication pour profiter des avantages du modèle de travail hybride

Beaucoup d’entreprises ne parviennent pas à bénéficier des avantages du modèle de travail hybride à cause d’une mauvaise communication. En associant télétravail et présentiel, il faut davantage formaliser et structurer les échanges internes. Cela permet de s’assurer que les informations souhaitées circulent de façon bidirectionnelle et sont relayées à tous les collaborateurs concernés.

Les responsables doivent aussi s’organiser pour entretenir une relation de proximité avec leurs équipes et se montrer rassembleur. Il est essentiel de faire preuve de transparence et rester à l’affût afin de dissiper tout malentendu. Les collaborateurs doivent comprendre comment le travail se fait et ce qui est attendu d’eux pour mieux organiser leur temps.

Voici une liste des meilleures pratiques du modèle de travail hybride en matière de communication :

• Établir des critères pour définir les types de réunions qui doivent s’effectuer en présentiel et celles qui peuvent avoir lieu à distance
• Établir un sentiment de coprésence virtuelle durant les rencontres en ligne et interagir comme si on était physiquement dans la même pièce que ses collaborateurs
• Rester simple, précis et clair pour que les messages soient convenablement interprétés
• Utiliser les emojis avec parcimonie et de manière réfléchie pour transmettre les mots et émotions plus efficacement
• Communiquer ses plages de disponibilité dans le calendrier partagé, pour les membres de l’équipe qui auraient des questions ou besoin d’aide
• Faire des sondages pour mesurer la perception du personnel quant à l’efficacité des modes et outils de communication mis en place.

Adopter le management par la confiance pour développer la performance des collaborateurs

Contrôler rigoureusement toutes les activités de vos employés en télétravail et en présentiel développe des sentiments susceptibles d’influencer négativement leur productivité. Vos collaborateurs et équipes ne pourront pas tirer profit des avantages du modèle de travail hybride si vous critiquez toujours leur travail et les stratégies qu’ils utilisent.

La première étape pour venir à bout du micro-management au sein d’une entreprise est d’identifier les micro-managers. Ce sont généralement des responsables qui :

• Ne veulent rien apprendre des autres avant de prendre des décisions ou avant d’agir
• Ont du mal à déléguer les tâches aux autres membres de l’entreprise à cause du manque de confiance
• Ne donnent pas clairement les instructions, privant leurs collaborateurs des informations essentielles pour exécuter efficacement les tâches
• N’encouragent pas les employés à prendre des décisions individuelles durant la réalisation du travail
• Donnent des délais courts pour les rendus et demandent à chaque fois d’abandonner certains travaux au profit de tâches urgentes.

L’idéal en matière de travail à domicile modèle hybride est de prôner le management par la confiance. Celui-ci vise à inspirer confiance, et surtout à croire en ses collaborateurs. Il faut toujours présupposer que vos collaborateurs sont compétents et qu’ils cherchent à bien faire leur travail.

Certaines entreprises décident de mettre en place un système de surveillance pour limiter les abus et favoriser la productivité des employés. Cela est un moyen d’assurer la sécurité et la confidentialité des données. Ce faisant, vous risquez toutefois d’entraîner de la méfiance. Trouvez plutôt des moyens de responsabiliser et de rendre vos collaborateurs plus autonomes.

Ajuster la GRH, une des meilleures pratiques du modèle de travail hybride

L’organisation du travail est un enjeu clé en matière de modèle de travail hybride post-covid. Puisque ce dernier affecte l’ensemble des pratiques de gestion des ressources humaines. Cela va du recrutement à l’intégration en passant par la répartition des tâches.

Pour commencer, il est primordial que le télétravail puisse profiter à tous les employés, au lieu d’être une faveur uniquement accordée à certains. Pour ce faire, vous devez analyser l’ensemble des tâches par poste pour voir celles qui peuvent être effectuées à distance. Cela favorise l’équité au sein de l’entreprise.

Les autres meilleures pratiques du modèle de travail hybride en GRH sont :

• Définir une politique sur le travail hybride qui précise les postes et services visés, les jours où le télétravail est permis et ceux où le travail en présentiel est obligatoire.
• Demander l’opinion de tous les membres de l’équipe sur les modalités du travail hybride. Les réponses doivent ensuite être évaluées pour voir dans quelle mesure elles correspondent aux exigences de l’entreprise.
• Assurer les besoins matériels des équipes. Parmi les employés, certains peuvent vivre seuls, en famille ou dans un espace réduit. Il faut les interroger sur le sujet et les informer des solutions existantes.
• Orienter l’évaluation de la performance vers l’atteinte d’objectifs liés aux résultats et à l’implication dans différents projets.
• Ajuster le processus d’accueil et d’onboarding des nouvelles recrues pour qu’elles puissent échanger avec leurs collègues et se sentir comme des membres de l’organisation dès leur arrivée.

Repenser les espaces de travail pour s’adapter au mix télétravail et présentiel

Bien adopter le modèle de travail hybride post-covid implique de créer un environnement de travail propice à tous les collaborateurs. Cela passe par l’aménagement ou le ré-aménagement des espaces existants pour favoriser la création de liens au sein de l’organisation.

Les attentes des employés quant aux locaux professionnels augmentent considérablement lorsqu’ils ont la possibilité de réaliser une partie de leur travail à la maison. Ils recherchent dès lors un espace de travail à la fois écrin de la vie sociale au bureau mais aussi personnel, confortable et sensible à l’acoustique.

Ces cadres peuvent par exemple se composer :

• D’une salle pour passer des appels
• De différents petits espaces pour faire du brainstorming en groupes réduits
• D’une plus grande salle de réunion pour toute l’équipe
• D’une salle où se rencontrer, etc.

L’un des principaux challenges pour les entreprises avec modèle de travail hybride est d’arriver à créer un bureau versatile dans des mètres carrés parfois restreints. Vous devez aussi essayer de réduire les coûts, puisque le taux d’occupation de ces espaces est globalement en baisse.

Mettre en place une assistance pour prévenir les problèmes de santé mentale

Surengagement, manque de motivation, isolement ou effritement de la culture d’entreprise sont autant d’inconvénients du télétravail. Les entreprises avec modèle de travail hybride doivent faire attention pour que la culture du surmenage ne s’insinue pas dans leur organisation.

Il arrive que les employés à distance travaillent plus longtemps et prennent des pauses plus courtes que leurs collègues au bureau. Ce type de comportement peut être dû à la crainte que leurs collaborateurs en présentiel pensent qu’ils se relâchent. Le télétravailleur aura dès lors tendance à surcompenser en terminant le travail tard ou en restant disponible en dehors des heures de travail traditionnelles.

Autre exemple, un salarié flexible qui prend du temps pour lui dans l’après-midi, pour faire de l’exercice ou se balader en famille par exemple, peut éprouver des sentiments de culpabilité. Avec le temps, cela génère plus de stress et, au final, un surmenage.

Diverses solutions existent pour prévenir les problèmes de santé mentale de vos employés, comme :

• La mise en place de lignes d’écoutes psychologiques
• La création de réseaux de bienveillance
• Les actes de solidarité entre collègues…

Valoriser le droit à la déconnexion pour assurer l’équilibre vie privée-travail

Les nouvelles technologies ont bouleversé le quotidien des travailleurs et le temps qu’ils passent à être connectés. L’hyper connectivité des salariés fait dès lors partie des obstacles qui peuvent les empêcher de tirer des avantages du modèle de travail hybride.

C’est pourquoi il est essentiel de construire une culture d’entreprise qui ne juge pas l’efficacité par le fait d’être connecté, mais plutôt par le travail lui-même. Adopter une politique de droit à la déconnexion peut être une solution efficace pour préserver l’équilibre et le mieux-être de vos employés.

Une bonne astuce consiste à organiser des temps d’échange en équipe sur le sujet pour se mettre d’accord sur les canaux à utiliser et les moments les plus indiqués. Vous pouvez consigner l’ensemble des règles qui découlent de cette rencontre sur une charte dédiée et l’ajouter dans la base de connaissances.

Favoriser la cohésion d’équipe pour améliorer le sentiment d’appartenance

Dans un environnement de travail hybride, nouer ou entretenir des relations avec ses collègues peut être difficile. Cela peut créer chez les télétravailleurs un sentiment d’exclusion, de délaissement et de solitude. Il est dès lors crucial de faire comprendre à tous vos employés qu’ils font toujours partie d’une équipe.

Vous pouvez par exemple organiser des sessions de team building pour renforcer la confiance entre les collaborateurs et l’esprit de groupe. Assurez-vous par ailleurs d’organiser ces activités de cohésion d’équipe et de les adapter à tous les employés (télétravail et présentiel).

Une bonne pratique consiste à faire des pauses café ou des apéros virtuels avec les membres de votre équipe, ou d’autres services. L’outil de vidéoconférence est très pratique pour recréer ce type d’interactions informelles.

Développer les compétences des managers et des équipes hybrides

Pour appliquer les meilleures pratiques du modèle de travail hybride, vos employés et managers ont besoin de développer de nouvelles compétences. Ceci inclut aussi bien des aptitudes techniques (comme la maîtrise de logiciels) que des soft skills (capacité d’écoute par exemple).

Vous gagnez à :

• Former vos employés aux bonnes pratiques d’organisation comme l’enregistrement de brouillon, la planification des emails, la méthode Pomodoro, etc.
• Utiliser le coaching en développement personnel pour permettre à vos collaborateurs de gagner en compétences, et donc en responsabilité et autonomie.
• Former vos managers hybrides aux soft skills comme la capacité à faire confiance à leurs équipes distantes, l’agilité dans l’organisation du travail, la communication à distance...

Mettre la technologie au service du modèle de travail hybride

L’un des principaux risques en matière de travail à domicile modèle hybride est qu’il y ait trop d’outils mal utilisés, ou pas assez d’outils. Il faut vous assurer que votre équipe et vos solutions digitales permettent aux employés de travailler de façon efficiente.

Pour un bureau hybride, vous devez adopter un logiciel basé sur le Cloud et sécurisé comme Bitrix24, qui favorise aussi bien le télétravail que le travail n’importe où dans le monde. Votre service informatique doit par ailleurs pouvoir gérer tous les appareils personnels qui se connectent à partir d’endroits aléatoires. Cela permet de garantir l’égalité de traitement de tous les employés, ainsi que la sécurité des données de votre entreprise.