Gestion de factures pour les petites entreprises et les entrepreneurs : 8 conseils

La facturation est essentielle pour encaisser l'argent des clients et assurer la santé financière de l’entreprise. Comme dans les grandes structures, ceux qui s’occupent de la gestion des factures pour les petites entreprises peuvent rencontrer divers problèmes. Ceci inclut notamment la difficulté à facturer rapidement les clients et à suivre efficacement les règlements.

En adoptant un logiciel de facturation adapté, vous pouvez automatiser ce processus et avoir une vue d’ensemble sur vos créances. Dans cet article, découvrez 8 astuces pour une gestion des factures optimale.

1. Adopter une attitude professionnelle, un must dans la gestion des factures pour les petites entreprises

La façon dont vos clients perçoivent votre petite entreprise peut considérablement influencer leur respect des délais de paiement. C’est pourquoi faire preuve de professionnalisme est un must en matière de gestion des factures client. Cela peut passer par des détails importants comme la qualité et la pertinence des informations sur votre site Web, de même que la présence et la précision de vos termes de paiement avant la première opération.

Tout se joue aussi au niveau de l’efficacité et de l’implication de vos collaborateurs dans la recherche de solutions pour répondre aux besoins des clients en matière de gestion des factures. L’amabilité adoptée par les personnes chargées du suivi des factures et leur compétence en communication va améliorer l’image de votre entreprise et vous distinguer des concurrents.

En tant que petite entreprise ou entrepreneur indépendant, l’aspect de vos factures constitue également un bon moyen de transmettre un sentiment de professionnalisme et de crédibilité. L'idéal est de vous assurer d’utiliser un générateur de factures conviviales pour obtenir des documents dignes de confiance. Ceci est d’autant plus important lorsque vous demandez à quelqu'un de réaliser un règlement et de partager des données de paiement sensibles, comme son numéro de compte bancaire ou sa carte de crédit.

2. Automatiser le processus de gestion des factures pour gagner du temps

La gestion des factures basée sur le Web est l’un des meilleurs conseils pour les entrepreneurs en matière de facturation. Cela vous permet de simplifier le processus et de l’automatiser pour éviter les erreurs. Les devis et factures vous prennent dorénavant peu de temps et nécessitent moins d’attention.

Cette automatisation est possible grâce à un logiciel de gestion des factures efficace. Vous bénéficiez d’avantages comme :

• L’inclusion systématique des mentions obligatoires légales, y compris normes, coordonnées, date d’émission, numéro de la facture, taux de TVA, etc.
• Le stockage et la mémorisation des informations renseignées dans les fiches clients pour une exploitation optimale
• Le calcul automatique des taux et totaux grâce à une calculatrice intégrée et des règles de gestion
• La transformation de devis en factures et la génération des factures avoirs en un rien de temps
• L’envoi de pièces comptables au bon moment, de façon manuelle, automatique ou planifiée et récurrente
• La facilitation des règlements grâce aux paiements en ligne
• La gestion de relances de factures impayées
• L’accès direct à toutes les pièces comptables en temps réel par le comptable.

3. Bien choisir son logiciel de gestion des factures

Pour bénéficier de tous les avantages liés au système de facturation en ligne, vous devez choisir le logiciel de gestion des factures pour les petites entreprises qui convient le mieux à vos besoins.

Voici quelques critères qui méritent une attention particulière :

• L’organisation comptable de votre entreprise : si vous gérez votre comptabilité en interne, votre logiciel de devis-facturation doit être couplé à un logiciel de comptabilité. Lorsque vous faites appel à un expert-comptable, ce dernier doit pouvoir facilement accéder à votre solution de facturation pour récupérer les documents dont il a besoin.
• Le mode de transfert de données dans le logiciel comptable : certaines solutions de facturation transforment automatiquement les opérations en écritures comptables, tandis que d’autres génèrent un fichier que vous devez importer manuellement.
• L’ergonomie de l’application de gestion des factures pour les petites entreprises : choisissez un logiciel intuitif, à la navigation fluide et avec une interface simple pour que chaque utilisateur s’y sente à l’aise.
• Les options de personnalisation : selon vos besoins, vous trouverez des solutions permettant les mises en page aux couleurs de votre entreprise, l’enregistrement de modèles de factures différents selon le destinataire (particulier ou professionnel)…
• L’implémentation des serveurs : si vous choisissez une solution en mode SaaS, il faut veiller à ce que l’éditeur stocke les données sur un espace sécurisé, et vous renseigner sur l’emplacement de ses serveurs.
• L’intégration au CRM : grâce à cette fonctionnalité, toutes les informations clients enregistrées dans votre CRM sont accessibles sur votre logiciel de facturation.

4. Définir des attentes claires avec les clients pour un processus de gestion des factures plus efficace

Avant de commencer toute collaboration, vous devez définir des attentes très claires avec vos clients. Cela optimise la gestion des factures pour les petites entreprises et évite les malentendus. Dès les premiers échanges, il faut expliquer au client le fonctionnement de votre équipe, lui présenter les personnes qui travailleront sur l’aspect financier afin de rendre la relation plus humaine.

Les clients sont en effet plus susceptibles de régler rapidement lorsqu'ils savent à l'avance ce que vous attendez et qu'ils ont déjà accepté les conditions. Évitez dès lors d’envoyer vos conditions avec votre première facture. Au lieu de cela, ayez cette conversation au début d'une relation pour gagner en efficacité.

Si vous travaillez dans le cadre d’un projet, vous devez aussi expliquer au client comment la facturation peut évoluer. Vous pouvez par exemple lui dire que si un élément ne fait pas partie du cahier des charges, votre équipe lui expliquera pourquoi. Cette dernière obtiendra aussi son approbation écrite avant de réaliser toute tâche qui engendrerait des coûts supplémentaires.

Les nouvelles relations peuvent se heurter à de nombreux facteurs inconnus. Présenter clairement les promesses de votre structure et préciser vos attentes vis-à-vis du client vous aide à assurer le respect des engagements.

5. Configurer un calendrier de facturation pour une meilleure gestion des factures client

Avoir un calendrier de paiement clair selon le type de projet sur lequel on travaille est essentiel pour une bonne gestion des factures pour les petites entreprises. Il existe diverses façons de facturer les clients. Lorsque vous travaillez sur de gros projets, vous devez demander aux clients de vous régler en une série de paiements partiels, au lieu d'attendre un paiement global à l'achèvement.

Vous pouvez faire des factures mensuelles ou chaque fois qu’une étape clé du projet est terminée. Pour vous aider à mieux comprendre, voici 3 façons de facturer les clients :

1. Facturation provisoire : il s’agit de faire des factures partielles tout au long du projet sur une base régulière, en se basant sur le temps écoulé ou les parties du projet terminées. A la fin, une facture définitive vient récapituler toutes les avances reçues.
2. Facture finale : ce document est établi à la fin du projet global et précise, le cas échéant, toutes les factures intermédiaires envoyées, leur état de règlement et le montant restant dû.
3. Facturation récurrente : c’est la meilleure pratique en matière de gestion des factures pour les petites entreprises lorsque vous travaillez longtemps avec les mêmes clients. En le faisant de façon hebdomadaire ou mensuelle, cela devient une partie de la routine et vos clients paient à temps et plus rapidement.

6. Faire un suivi régulier pour anticiper les problèmes de trésorerie

Sachant que les problèmes de trésorerie sont la première cause de faillite des entreprises, il est primordial que vous réduisiez votre exposition au risque d’impayés des clients. Mettre en place un suivi de facturation est dès lors essentiel dans la gestion des factures pour les petites entreprises.

Cela vous permet notamment d’éviter les litiges au sujet des conditions de facturation, ainsi que les erreurs de paiement. Vous pourrez connaître à tout moment le statut des paiements de vos créances et identifier en quelques clics les factures payées et impayées.

Un suivi serré permet par ailleurs de limiter au maximum les retards de paiement. Lorsque vous surveillez de façon régulière vos factures clients, vous êtes en mesure d’encaisser les créances au plus près de l’échéance et d’éviter les risques de pertes ou le rallongement des délais de règlement.

A travers un tableau de bord, vous pouvez rapidement voir votre DSO, le nombre de relances, l’efficacité du recouvrement, ainsi que les prévisions d’encaissement. Il devient dès lors plus aisé de piloter votre trésorerie et de vous assurer un BFR suffisant.

7. Avoir un plan pour gérer efficacement les factures en retard

Malgré toutes les dispositions prises en matière de gestion des factures pour les petites entreprises, les déchéances constituent une réalité. Le mieux c’est de vous y préparer en adoptant un plan pour gérer le non-paiement. Vous avez notamment les options suivantes :

• Effectuer une série de communications de suivi, de même que les dates et la fréquence d’envoi
• Définir les frais de retard ou les intérêts et le moment à partir duquel ils entrent en vigueur
• Engager une agence de recouvrement ou un avocat pour percevoir vos créances
• Établir un plan pour non-paiement à long terme et d’action en justice.

Vous devez garder à l’esprit que vos clients privilégiés de longue date ne sont pas à l’abri des difficultés. N’hésitez pas dès lors à élaborer avec eux une entente de paiement qui tient en compte leur situation et vos besoins.

Une autre astuce d’entrepreneur plus radicale est de vous débarrasser de vos pires clients, notamment ceux qui sont des retardataires chroniques. Vous allez sans doute choisir de supporter ce genre de créanciers parce que vous craignez de perdre des occasions d’affaires. Néanmoins, ces derniers vous coûtent de l’argent en mobilisant l’attention des employés et les ressources de votre entreprise.

8. Surveiller l'efficacité pour optimiser la gestion des factures pour les petites entreprises

Contrôlez et évaluez continuellement vos performances en matière de gestion des factures pour les petites entreprises en réservant régulièrement du temps pour cette tâche importante. Le but est de vous assurer que vous disposez du meilleur système possible pour votre business et êtes capable de maintenir votre flux de trésorerie aussi sain que possible.

Vous devez par exemple vérifier que la production de factures s’effectue de façon régulière ou dès la livraison du bien ou du service. Vos collaborateurs peuvent même disposer d’une application mobile qui leur permet de facturer lorsqu’ils sont encore dans les locaux du client. Il faut ensuite regarder d'autres parties du système comme les modes de paiement. L’idéal est de proposer des options de paiement électronique pour gagner en temps et en argent.

Le suivi est par ailleurs essentiel pour savoir quand il est temps de réviser vos conditions. Vous pouvez notamment décider de :

• Offrir des incitations comme les rabais pour inciter les clients à payer rapidement
• Augmenter les pénalités de retard pour décourager les paiements lents
• Changer d'échéance sur vos factures pour réduire votre BFR.