Comment réaliser une étude de faisabilité en gestion de projet ?

En tant que chef de projet, vous êtes souvent confronté à des décisions critiques qui déterminent le succès ou l'échec de vos projets. L'une des premières étapes clés dans la gestion de tout nouveau projet est la réalisation d'une étude de faisabilité.

Mais pourquoi est-elle si cruciale ? Imaginez que vous devez lancer un projet ambitieux. Avant de mobiliser des ressources, d'allouer du budget, et d'engager votre équipe, vous devez vous poser des questions essentielles :

• Le projet est-il techniquement réalisable avec les ressources et les compétences disponibles ?

• Quels sont les coûts estimés et les retours sur investissement potentiels ?

• Quels risques et obstacles pourraient compromettre le projet ?

• Quelles sont les alternatives possibles et laquelle est la plus avantageuse ?

• Le projet est-il aligné avec les objectifs stratégiques de l'entreprise ?

Ces questions permettent de baliser le terrain et de s'assurer que le projet est viable avant de s'engager plus avant. Une étude de faisabilité bien menée fournit des réponses précises à ces questions, aidant ainsi à prendre des décisions éclairées.

Qu’est-ce qu’une étude de faisabilité ?

Une étude de faisabilité est un processus d'évaluation qui permet de déterminer si un projet est viable et réalisable avant de lui allouer des ressources significatives. Elle sert à identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces associées à un projet, et à évaluer la probabilité de succès.

L'étude de faisabilité vise à répondre à une question simple, mais cruciale : "Le projet proposé vaut-il la peine d'être poursuivi ?" Pour y répondre, l'étude examine plusieurs dimensions :

• Faisabilité technique : Évaluation des capacités techniques nécessaires pour réaliser le projet.

• Faisabilité économique : Analyse des coûts et des bénéfices du projet.

• Faisabilité juridique : Vérification de la conformité du projet avec les réglementations locales, nationales et internationales.

• Faisabilité opérationnelle : Évaluation de la capacité de l'organisation à intégrer et à utiliser le nouveau système ou processus.

Pourquoi Réaliser une Étude de Faisabilité ?

1. Identification des Risques : Elle permet d'identifier les risques techniques, financiers, opérationnels et juridiques dès le début, permettant ainsi de développer des stratégies d'atténuation efficaces.
2. Évaluation de la Rentabilité : En analysant les coûts et les bénéfices, elle aide à évaluer la rentabilité potentielle du projet, garantissant que les ressources sont utilisées judicieusement.
3. Validation des Hypothèses : Elle vérifie les hypothèses sur lesquelles repose le projet, assurant que les bases du projet sont solides et réalistes.
4. Prise de Décision Éclairée : Elle fournit des données objectives et détaillées pour aider les décideurs à choisir si le projet doit être poursuivi, modifié ou abandonné.
5. Optimisation des Ressources : Elle évite le gaspillage de ressources en identifiant les projets non viables et en réorientant les ressources vers des projets plus prometteurs.

Utiliser un logiciel de gestion comme Bitrix24 pour une étude de faisabilité offre de nombreux avantages. Un logiciel de gestion centralise la gestion des tâches, la collaboration d'équipe et le suivi des progrès dans un seul environnement intégré.

Quand Réaliser une Étude de Faisabilité ?

1. Avant le Lancement d'un Nouveau Projet : Avant de commencer tout nouveau projet, une étude de faisabilité est nécessaire pour s'assurer que le projet est viable et aligné avec les objectifs de l'entreprise.
2. Lors de Changements Stratégiques : Lorsqu'une organisation envisage des changements significatifs, comme l'adoption de nouvelles technologies ou l'entrée sur de nouveaux marchés, une étude de faisabilité aide à évaluer les implications et la faisabilité de ces changements.
3. Avant des Investissements Importants : Avant de faire des investissements majeurs en capital, comme l'achat d'équipements ou l'acquisition d'entreprises, une étude de faisabilité garantit que l'investissement sera rentable.
4. En Cas de Projets Complexes : Pour les projets complexes impliquant de nombreux départements ou technologies avancées, une étude de faisabilité est essentielle pour coordonner les efforts et garantir la réussite.

Qui est en charge de réaliser l'étude de faisabilité ?

L'étude de faisabilité est une tâche cruciale qui nécessite une combinaison de compétences techniques, financières, et organisationnelles. Généralement, elle est menée par un groupe de travail composé de différents experts au sein de l'organisation. Voici les principaux acteurs impliqués :

Le chef de projet est essentiel pour l’étude de faisabilité

Le chef de projet joue un rôle central dans la réalisation de l'étude de faisabilité. Il coordonne les efforts de l'équipe, définit les objectifs de l'étude, et s'assure que toutes les étapes du processus sont respectées. Le chef de projet est également responsable de la communication avec les parties prenantes et de la présentation des résultats de l'étude.

Les analystes de Marché et Experts Financiers pour la partie économique

Les analystes de marché évaluent la demande pour le produit ou service proposé, identifient les segments de marché cibles, et analysent la concurrence. Les experts financiers, quant à eux, sont responsables de l'analyse économique du projet. Ils estiment les coûts, projettent les flux de trésorerie, et évaluent la rentabilité du projet.

Les Experts Techniques pour la partie technique du projet

Les ingénieurs et autres experts techniques évaluent la faisabilité technique du projet. Ils identifient les technologies nécessaires, évaluent les compétences techniques requises, et vérifient si les infrastructures existantes peuvent supporter le projet. Ils sont également responsables de la réalisation de tests et de prototypes pour vérifier la viabilité technique.

Les consultants Juridiques pour la faisabilité juridique du projet

Les consultants juridiques s'assurent que le projet est conforme aux régulations locales, nationales et internationales. Ils identifient les permis nécessaires, les normes à respecter, et les droits de propriété intellectuelle. Leur expertise est cruciale pour éviter des problèmes juridiques qui pourraient compromettre le projet.

Les Responsables Opérationnels pour l’impact du projet sur l’entreprise

Les responsables opérationnels évaluent l'impact du projet sur les opérations courantes de l'organisation. Ils analysent les changements nécessaires dans les processus, la structure et la culture organisationnelle. Leur perspective est essentielle pour s'assurer que le projet peut être intégré de manière harmonieuse dans l'organisation existante.

Étape 1 : Définition des Objectifs et du Cadre du Projet

Définir les objectifs et le cadre du projet est crucial pour orienter l'étude de faisabilité. Cela implique de préciser ce que le projet doit accomplir et de délimiter son périmètre pour éviter les dérives.

Définition des Objectifs du projet

Les objectifs du projet doivent être clairs, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART). Ils servent de base pour évaluer la réussite du projet. Par exemple, si le projet concerne le développement d'un nouveau produit, les objectifs pourraient inclure l'achèvement du prototype dans un délai de six mois, avec un budget spécifique et des fonctionnalités définies.

Délimitation du Cadre du projet

Le cadre du projet fixe les limites en termes de portée, de ressources et de délais. Il précise les livrables attendus, les contraintes et les exclusions. Par exemple, pour un projet de construction, le cadre pourrait inclure la superficie à couvrir, les matériaux à utiliser, les réglementations à respecter et les échéances de chaque phase.

Implication des parties prenantes dans le projet

Identifier et impliquer les parties prenantes dès le début est essentiel. Les parties prenantes incluent les clients, les sponsors, les utilisateurs finaux, et l'équipe projet. Leur participation permet de s'assurer que les objectifs et le cadre sont alignés avec les attentes et les besoins.

Documentation du plan du projet

Documenter les objectifs et le cadre du projet dans un cahier des charges ou une charte de projet. Ce document sert de référence tout au long de l'étude de faisabilité et de l'exécution du projet. Il doit inclure :

• Une description détaillée des objectifs.

• Le périmètre du projet.

• Les contraintes et hypothèses.

• Les rôles et responsabilités des parties prenantes.

• Le calendrier préliminaire.

Validation du dossier et des objectifs

Valider les objectifs et le cadre avec les parties prenantes pour garantir un alignement total. Cette validation inclut des revues formelles et des approbations pour assurer que tous les aspects sont couverts et acceptés.

Étape 2 : Analyse des Besoins et des Ressources

L'analyse des besoins et des ressources est essentielle pour déterminer ce qui est nécessaire pour réaliser le projet et si ces ressources sont disponibles. Cette étape permet d'identifier les écarts entre les ressources disponibles et celles requises.

Identification des besoins business

Commencez par une évaluation détaillée des besoins du projet en termes de ressources humaines, matérielles, financières et technologiques. Déterminez les compétences requises, les technologies nécessaires, le financement et les équipements. Par exemple, un projet de développement logiciel nécessitera des développeurs, des outils de développement spécifiques et un budget alloué.

Collecte de données via plusieurs sources fiables

Utilisez diverses méthodes pour collecter les données nécessaires, telles que des entretiens, des questionnaires, des études de marché et des consultations avec des experts. Cela permet de recueillir des informations précises et complètes sur les besoins du projet.

Évaluation des ressources disponibles

Évaluez les ressources actuellement disponibles dans l'organisation. Cela inclut l'inventaire des compétences de l'équipe, les technologies et équipements existants, ainsi que le budget disponible. Identifiez les écarts entre les ressources disponibles et les besoins du projet.

Plan de Ressources complet

Élaborez un plan de ressources détaillé qui décrit comment les besoins seront satisfaits. Cela inclut le recrutement de personnel supplémentaire, l'acquisition de nouvelles technologies, la formation du personnel existant, et la planification budgétaire. Par exemple, si des compétences spécifiques sont manquantes, le plan pourrait inclure des formations ou l'embauche de consultants.

Estimation des Coûts de l’activité

Estimez les coûts associés à l'acquisition et à l'utilisation des ressources nécessaires. Cela comprend les coûts directs comme les salaires, les achats d'équipement, et les coûts indirects tels que les formations et les licences logicielles. Utilisez des modèles d'estimation des coûts pour assurer la précision.

Validation avec les toutes les parties prenantes

Validez les besoins et les ressources avec les parties prenantes pour assurer l'alignement et obtenir leur approbation. Cette validation permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont conscientes des besoins en ressources et des coûts associés, et qu'elles sont prêtes à les soutenir.

Étape 3 : Évaluation des Alternatives et des Risques

L'évaluation des alternatives et des risques est cruciale pour identifier les meilleures options et anticiper les obstacles potentiels. Cette étape permet de comparer différentes approches et de préparer des stratégies de mitigation.

Identification des solutions alternatives

Recensez toutes les alternatives possibles pour atteindre les objectifs du projet. Utilisez des techniques de brainstorming et de recherche pour découvrir différentes solutions. Par exemple, si le projet concerne la mise en œuvre d'un nouveau système informatique, explorez les différentes technologies disponibles, les fournisseurs potentiels et les méthodes d'intégration.

Création d’une analyse comparative et analyse SWOT

Évaluez chaque alternative en termes de coûts, avantages, faisabilité technique, et impact opérationnel. Comparez les alternatives en utilisant des critères objectifs pour déterminer laquelle offre le meilleur équilibre entre coûts et bénéfices. Par exemple, utilisez des matrices de décision ou des analyses coût-bénéfice pour faciliter cette comparaison.

Effectuez une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour chaque alternative. Identifiez les avantages internes (forces), les limitations internes (faiblesses), les possibilités externes (opportunités) et les défis externes (menaces). Cette analyse aide à comprendre le contexte global de chaque alternative.

Identification et évaluation des risques de chaque solution alternative

Identifiez les risques associés à chaque alternative. Catégorisez les risques en fonction de leur probabilité et de leur impact potentiel. Par exemple, des risques techniques comme des incompatibilités logicielles, des risques financiers comme des dépassements de budget, et des risques opérationnels comme des résistances au changement.

Sélection de l'alternative optimale pour le projet

Choisissez l'alternative qui présente le meilleur rapport coût-bénéfice et le niveau de risque acceptable. Cette sélection doit être basée sur des données objectives et validée avec les parties prenantes. Documentez la justification de la décision pour référence future.

Étape 4 : Étude de Viabilité Financière et Technique

L'étude de viabilité financière et technique permet de confirmer que le projet est réalisable et rentable. Cette étape évalue les coûts, les bénéfices, les technologies nécessaires et la faisabilité pratique.

Viabilité financière du business

Évaluez les coûts du projet, incluant les dépenses en capital, les coûts opérationnels et les coûts de maintenance. Utilisez des outils comme le retour sur investissement (ROI), la valeur actuelle nette (VAN) et le taux de rentabilité interne (TRI) pour analyser la rentabilité.

Calculez les flux de trésorerie projetés et comparez-les aux investissements nécessaires pour déterminer la viabilité financière.

Viabilité technique de la partie opérationnelle du projet

Analysez les exigences techniques du projet, y compris les technologies nécessaires, les compétences requises et l'infrastructure existante. Évaluez la disponibilité et la compatibilité des technologies. Vérifiez si l'organisation possède les compétences nécessaires ou si une formation ou un recrutement supplémentaire est requis. Testez les technologies envisagées pour vérifier leur adéquation au projet.

Analyse des différents scénarios pouvant avoir lieu

Effectuez des analyses de scénarios pour anticiper les différentes possibilités économiques et techniques. Créez des scénarios optimistes, pessimistes et réalistes pour chaque alternative. Évaluez l'impact de ces scénarios sur les coûts et la faisabilité technique.

Validation de l’étude de viabilité avec les Parties Prenantes

Présentez les résultats de l'étude de viabilité financière et technique aux parties prenantes pour obtenir leur approbation. Assurez-vous que les parties prenantes comprennent les implications financières et techniques et qu'elles soutiennent le projet.

Étape 5 : Rédaction et Présentation du Rapport de Faisabilité

La rédaction du rapport de faisabilité compile les analyses et conclusions de l'étude. Ce document guide les décisions finales sur le projet.

Structure du rapport de faisabilité

Le rapport doit être structuré pour une clarté et une compréhension maximales. Incluez un résumé exécutif, une introduction, la méthodologie, les analyses, les conclusions et les recommandations.

• Résumé Exécutif : Présentez brièvement les objectifs du projet, les conclusions principales de l'étude, et les recommandations.
• Introduction : Expliquez le contexte du projet, les objectifs de l'étude de faisabilité, et la portée de l'analyse.
• Méthodologie : Décrivez les méthodes utilisées pour collecter et analyser les données. Mentionnez les sources d'information et les outils d'analyse.
• Analyses : Détaillez les résultats des différentes analyses (financière, technique, SWOT, risques). Incluez des tableaux, graphiques et autres supports visuels pour illustrer les données.
• Conclusions : Résumez les conclusions de l'étude. Indiquez si le projet est faisable, quelles alternatives sont recommandées, et quels sont les principaux risques et opportunités.
• Recommandations : Proposez des actions concrètes basées sur les conclusions de l'étude. Incluez des suggestions pour l'implémentation, la gestion des risques, et les étapes suivantes.

Validation et Approbation du rapport de faisabilité

Obtenez la validation et l'approbation des parties prenantes pour procéder aux étapes suivantes du projet. Assurez-vous que tous les commentaires et préoccupations des parties prenantes sont adressés.

Réussir son étude de faisabilité avec Bitrix24

Bitrix24 est un outil essentiel pour la réalisation d'une étude de faisabilité, offrant une plateforme complète pour la gestion de projet. Ses fonctionnalités de gestion des tâches et des projets permettent de structurer et d'assigner chaque étape de l'étude, assurant un suivi rigoureux des délais et des responsabilités. Les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt facilitent la visualisation du flux de travail et la gestion des ressources.

Les fonctionnalités de collaboration, telles que les chats, les appels vidéo, et les groupes de travail, améliorent la communication entre les équipes dispersées. Le CRM intégré permet de gérer les informations sur les parties prenantes et de suivre les interactions clés. De plus, les outils d'analyse et de reporting de Bitrix24 fournissent des données en temps réel sur les coûts et les progrès, permettant une évaluation précise de la viabilité financière et technique du projet.

Questions fréquentes sur l’étude de faisabilité

Quel est l’objectif d’une étude de faisabilité ?

Réaliser une étude de faisabilité permet d'identifier les risques, de valider les hypothèses, d'évaluer la rentabilité, et de prendre des décisions éclairées. Cela aide à éviter le gaspillage de ressources sur des projets non viables.

Qui est responsable de la réalisation de l'étude de faisabilité ?

L'étude de faisabilité est généralement menée par une équipe multidisciplinaire composée du chef de projet, d'analystes de marché, d'experts financiers, d'ingénieurs, de consultants juridiques et de responsables opérationnels.

Quand doit-on réaliser une étude de faisabilité ?

Une étude de faisabilité doit être réalisée avant le lancement de tout nouveau projet, lors de changements stratégiques importants, avant des investissements majeurs et pour les projets complexes.

Quelles sont les étapes d'une étude de faisabilité ?

Les étapes incluent la définition des objectifs et du cadre du projet, l'analyse des besoins et des ressources, l'évaluation des alternatives et des risques, l'étude de viabilité financière et technique, et la rédaction et présentation du rapport de faisabilité.