Les étapes de la gestion de projet
Un projet est un ensemble structuré d'activités et d'actions entreprises par une équipe projet sous la responsabilité d'un chef de projet afin de répondre à un besoin défini dans un délai déterminé et en respectant un budget alloué.
Pour mieux gérer un projet, il est possible de planifier toute une série de tâches interdépendantes dont l'exécution est prévue sur une période de temps fixe et avec certaines exigences et limites telles que le coût, la qualité, la performance, etc.
Ainsi, vous devez fixer des étapes à suivre pour la gestion de votre projet afin de mieux suivre vos différents objectifs et budget ainsi que de pouvoir livrer le projet à temps.
Pourquoi diviser son projet en différentes étapes ?
Au début de chaque projet, la planification et la quantité de travail à accomplir peuvent sembler accablantes. En fait, il peut y avoir des dizaines, voire des centaines de tâches qui doivent être accomplies au bon moment et dans le bon ordre.
Ainsi, il est souvent plus facile de gérer les détails d'un projet et de prendre des mesures dans le bon ordre lorsque vous divisez vos efforts de gestion de projet en étapes. Ceci vous permet de structurer et de simplifier chaque pas à suivre de manière logique et gérable.
Initier le projet
L'initiation est la première des étapes de la gestion du projet. C'est à ce niveau que vous devez mesurer la valeur et la faisabilité d’un projet.
Pour ce faire, les gestionnaires de projet utilisent généralement deux outils d'évaluation pour décider de poursuivre ou non un projet :
- Le document d'analyse de rentabilité : Ce document justifie la nécessité du projet, et il comprend une estimation des avantages financiers potentiels.
- Une étude de faisabilité : Il s'agit d'une évaluation des objectifs, du calendrier et des coûts du projet. Elle compare les exigences du projet et les ressources disponibles afin de déterminer si la poursuite du projet est judicieuse et si c’est possible.
Ainsi, les équipes abandonnent des projets proposés qui sont jugés non rentables et/ou irréalisables. Toutefois, les projets qui passent ces deux tests peuvent être confiés à une équipe de projet ou à une entreprise de gestion de projet spécifique.
Planifier le projet
La phase de planification nécessite une attention particulière car elle établit la feuille de route du projet et donc toute la suite du projet. À moins que vous n'utilisiez un logiciel de gestion de projet moderne, cette deuxième phase devrait prendre près de la moitié de la durée du projet.
Pour ce faire, vous avez besoin d'un plan solide afin de guider l'équipe et lui permettre de respecter les délais et le budget. Un plan de projet complet donne des indications pour rassembler les ressources, obtenir un financement et se procurer les matériaux nécessaires.
Le plan donne à l'équipe des orientations pour générer des résultats de qualité, gérer les risques, susciter l'adhésion de l’équipe, communiquer les avantages aux parties prenantes et gérer les fournisseurs.
De plus, la planification d’un projet, permet de préparer les équipes aux obstacles qu'elles pourront rencontrer, de les aider à comprendre le coût du projet ainsi que sa portée et aussi le calendrier d’échéance du projet.
Exécuter le projet
La phase d'exécution est la troisième des étapes gestion de projet. C’est celle où votre équipe effectue le travail réel. En tant que chef de projet, votre travail consiste à établir des flux de travail efficaces et à surveiller attentivement les progrès de votre équipe.
Une autre responsabilité du chef de projet au cours de cette phase consiste à maintenir en permanence une collaboration efficace entre les participants. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que le processus se déroule sans heurts.
Vous pouvez vous aider d'un logiciel de collaboration comme Bitrix24. Il vous facilitera la vie, mais améliorera aussi considérablement l'efficacité et la productivité de votre équipe.
Faire le suivi et le contrôle du projet
La quatrième étape de gestion de projet est le suivi et le contrôle. Ils sont parfois associés à l'exécution car ils se produisent souvent en même temps. Au fur et à mesure que les équipes exécutent leur plan, elles doivent constamment surveiller leurs propres progrès.
Pour garantir la livraison de ce qui a été promis, les équipes doivent surveiller les tâches pour éviter les dérapages, calculer les indicateurs clés de performance et suivre les écarts de coûts et de calendrier par rapport à ce qui était prévu.
En tant que chef de projet, vous pouvez donc vous assurer que personne ne s'écarte du plan initial en établissant des facteurs critiques de succès et des indicateurs clés de performance (KPI).
Pendant la phase de suivi de gestion de projet, le gestionnaire est également responsable du suivi quantitatif des efforts et des coûts pendant le processus. Ce suivi garantit non seulement que le projet respecte le budget, mais il est également important pour les projets futurs.
Clôturer et faire le bilan du projet
Il s'agit de l’étape finale de la gestion de projet. La phase de clôture indique la fin du projet après la livraison finale. Il arrive que des talents extérieurs soient engagés sous contrat spécifiquement pour le projet. La résiliation de ces contrats et l'accomplissement des formalités administratives relève également de la responsabilité du chef de projet.
La plupart des équipes organisent une réunion post-projet pour réfléchir à leurs succès et à leurs échecs du projet. Il s'agit d'une méthode efficace pour assurer une amélioration continue au sein de l'organisation afin d'améliorer la productivité globale de l'équipe à l'avenir.
La dernière tâche de cette étape de gestion de projet consiste à examiner l'ensemble du déroulement du projet et à rédiger un rapport détaillé qui intègre tous les aspects du projet. Toutes les données nécessaires sont stockées dans un endroit sécurisé auquel peuvent accéder les chefs de projet de cette organisation.
Simplifier le processus avec un logiciel de gestion
Aujourd'hui, l'utilisation de logiciels basés sur le cloud est un moyen courant de stocker tous les documents liés aux différentes étapes de gestion de projet.
La division d'un projet en phases lui donne un plus de prévisibilité. Elle donne un cadre de fonctionnement, ce qui facilite la planification et l'exécution. Si les feuilles de calcul et les post-it étaient suffisants par le passé, les exigences de gestion de projet moderne sont complètement différentes.
Vous avez besoin des bons outils pour planifier, organiser et suivre les projets. Ainsi, il vous faut un des meilleurs logiciels de gestion de projet tels que Bitrix24 pour simplifier les étapes de gestion de votre projet.
Bitrix24, un logiciel de gestion de projet gratuit
Bitrix24 est le logiciel de gestion de projet en ligne gratuit avec des tâches et des groupes de travail illimités inclus.
Il est livré avec le suivi du temps, les flux de travail d'automatisation des tâches, les diagrammes de Gantt, les cartes Kanban, la gestion des documents et des outils de collaboration tels que le chat de groupe et les vidéoconférences.
Ce logiciel de gestion de projet vous permet de suivre de près toutes les étapes du projet et de guider au mieux vos équipes grâce à des fonctionnalités comme :
- le suivi automatique de la durée des tâches
- le planificateur de tâches
- le contrôle des dates limites, etc.
