Les 12 meilleurs logiciels de planification de tâches à essayer

L'organisation des tâches permet d'avoir une vue d'ensemble sur la charge de travail et d'optimiser l'allocation des ressources humaines, matérielles et financières. Les entreprises doivent se doter des meilleurs logiciels de planification de tâches, qui offrent de nombreuses fonctionnalités pour gagner en temps dans l'élaboration du planning et bénéficier d'une vue d'ensemble sur les projets en temps réel.

Avec un bon outil de gestion de tâches, il devient plus facile de définir l'enchaînement logique des missions, de les classer par ordre de priorité, et de comparer les réalisations par rapport aux prévisions. Découvrez les 12 meilleurs logiciels de planification de tâches que vous devriez tester dès maintenant.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de tâches ?

La gestion de tâches efficace est fondamentale pour toute organisation qui vise à améliorer sa productivité et à optimiser ses opérations. Dans ce contexte, les logiciels de gestion de tâches se révèlent être des alliés indispensables. Voici pourquoi leur utilisation s'impose comme une évidence dans le monde professionnel moderne :

Clarification des Objectifs et Priorités : Les logiciels de gestion de tâches permettent de décomposer les projets en tâches plus petites et gérables, aidant ainsi à définir clairement les objectifs à court et long terme. En attribuant des priorités à chaque tâche, les équipes peuvent se concentrer sur ce qui est essentiel, assurant une progression linéaire vers l'atteinte des objectifs.

Amélioration de la Collaboration : Ces outils offrent des plateformes centralisées où les membres de l'équipe peuvent collaborer facilement, partageant des informations, des documents et des feedbacks en temps réel. Cette transparence améliore la cohésion de l'équipe et facilite la gestion des tâches interdépendantes.

Suivi des Progrès et Responsabilités : Avec des tableaux de bord intuitifs et des systèmes de suivi des tâches, il est possible de suivre l'avancement des projets en temps réel. Chaque membre de l'équipe ayant des tâches clairement assignées, la responsabilité est renforcée, ce qui minimise les risques de retard ou de non-livraison.

Optimisation de la Gestion du Temps : Les fonctionnalités telles que les calendriers intégrés, les rappels et les échéanciers aident à gérer le temps plus efficacement. En allouant du temps à chaque tâche et en suivant les délais, les équipes peuvent éviter la procrastination et améliorer leur gestion du temps.

Flexibilité et Accessibilité : La majorité des logiciels de gestion de tâches sont accessibles à distance, ce qui permet aux équipes de travailler de n'importe où. Cette flexibilité est particulièrement précieuse dans le contexte actuel du travail à distance et des équipes dispersées géographiquement.

Analyse et Rapports : En fournissant des données sur la performance des projets et des équipes, ces outils permettent de réaliser des analyses approfondies. Les rapports générés aident à identifier les goulets d'étranglement, à évaluer la productivité et à apporter des ajustements stratégiques pour améliorer les performances futures.

Quels sont les meilleurs logiciels de planification de tâches ?

Parmi les ​​meilleurs logiciels de planification de tâches disponibles sur le marché, on retrouve notamment :

• Bitrix24

• Microsoft To Do

• Asana

• nTask

• Trello

• Google Workspace

• MeisterTask

• Airtable

• Paymo

• Teamleader Focus

• Freedcamp

• Jotform

1. Bitrix24, un excellent outil pour booster la productivité d'équipe

Étant donné le nombre de tâches à réaliser pour le fonctionnement et l'atteinte des objectifs de l'entreprise, les responsables et employés peuvent très vite être débordés. Dès lors, Bitrix24 se présente comme un outil de gestion de tâches et projets idéal qui permet d'optimiser les flux de travail pour des équipes plus productives.

Ses nombreuses fonctionnalités en font l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches que vous devriez tester dès maintenant. A travers un espace virtuel en ligne, les collaborateurs peuvent se voir affecter des missions ou les déléguer après réception.

Le calendrier du groupe qui permet de suivre le temps passé sur chaque tâche peut être très pratique dans le cadre du travail à distance. De plus, il est possible de manager les heures de travail de vos employés grâce à l'horloge en ligne intégrée. Les autres fonctionnalités incluent le diagramme de Gantt, l'accès mobile, les dépendances des tâches, le tableau kanban, les compteurs de tâches, les listes de contrôle de tâches, l'automatisation des tâches, les rapports détaillés, et plus encore.

2. Microsoft To Do, l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches basé sur le Cloud

Microsoft To Do est la nouvelle version de l'outil Wunderlist. Son planificateur quotidien « My Day » permet aux utilisateurs d'avoir une vue d'ensemble sur leurs tâches via divers appareils. Ceci s'effectue sur le Cloud grâce à la synchronisation multiplateforme (Windows, iOS, Android, Mac et web).

Vous pouvez aussi travailler avec un système de listes de groupe qui vous permet de trier toutes vos tâches personnelles, professionnelles ou diverses. Ces dernières se réinitialisent quotidiennement, tandis qu'un système de suggestion automatique vous propose des tâches à réaliser pour la journée. Cette option intelligente fait de Microsoft To Do l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches.

Ses autres fonctionnalités incluent l'attribution et la hiérarchisation des tâches, la définition des rappels et des deadlines, la création des tâches récurrentes, ainsi que l'ajout de fichiers et de notes aux missions.

3. Asana, l'outil digital aux nombreuses intégrations pour une vue globale sur les tâches

Asana figure parmi les meilleurs logiciels de planification de tâches pour proposer une vue d'ensemble sur l'avancée du travail. Il permet de visualiser les données en temps réel sous forme de graphiques et autres visuels. Les managers peuvent dès lors partager des mises à jour, déceler tout problème éventuel et maintenir le projet en bonne voie.

Asana permet également de personnaliser les règles d'automatisation des tâches et d'ordonnancer les missions de manière optimale. Cette dernière option s'avère très pratique pour gérer les tâches dépendantes, non programmées ou susceptibles de se chevaucher. Grâce à la vue de type liste, les collaborateurs peuvent facilement repérer les tâches prioritaires et les échéances à respecter.

Ces nombreuses fonctionnalités sont complétées par plus de 200 intégrations pour rassembler sur une seule plateforme vos outils de communication, de collaboration et de suivi des activités.

4. nTask, une bonne application de planification pour le travail collaboratif

nTask se présente comme l'une des meilleures applications de productivité centrée sur la collaboration. C'est la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent rassembler toute leur gestion de projet sur un même outil en ligne.

Elle offre des fonctionnalités essentielles comme la création et l'affectation des tâches, le tableau Kanban, le diagramme de Gantt interactif, le suivi du temps et le réseau social interne (messagerie, commentaires, conversations de groupe). Le calendrier interactif, l'organisation et la gestion des priorités ne sont pas en reste.

Vous pouvez dès lors mieux gérer les ressources, les livrables de votre projet, les dépendances des tâches, sans oublier la budgétisation et le résumé financier. Cette solution favorise la livraison continue, plus de flexibilité et une efficacité accrue pour aider vos collaborateurs à rester concentrés.

5. Trello, le meilleur logiciel de planification de tâches basé sur la vue kanban

Trello est un autre logiciel de gestion de tâches centré sur la productivité qui favorise l'atteinte des objectifs. Reposant sur la méthodologie Kanban, il permet d'organiser le travail au moyen de listes et de cartes représentant les tâches. A mesure que les activités avancent, les collaborateurs déplacent les cartes et affichent leur état (En Cours, A faire, Terminé, En retard…).

Sur le tableau de projet, les responsables peuvent assigner des membres en les ajoutant aux cartes pour clarifier les responsabilités. Il est aussi possible d'ajouter des dates limites et des pièces jointes, de laisser des commentaires, et bien plus encore.

La fonctionnalité checklist s'avère également très intéressante. Elle vous permet de décomposer les missions en tâches plus petites, de rayer des éléments de la liste et d'observer la barre d'état se rapprocher de 100%.

6. Google Workspace, l'outil de gestion Google pour une meilleure productivité d'équipe

Google Workspace (ex G Suite) figure parmi les meilleurs logiciels de planification de tâches à essayer si vous appréciez particulièrement les conceptions de Google. Vous pouvez l'utiliser pour créer des plans de projets et des diagrammes de Gantt dynamiques dans Sheets.

Afin d'améliorer la productivité des équipes de travail, il permet d'élaborer des listes de diffusion de Groupes et de mettre en place des calendriers partagés. Ce sont des fonctionnalités essentielles pour communiquer sur l'avancement du projet et partager des ressources avec toute l'équipe au même moment.

Vous allez aussi apprécier l'intégration naturelle de Google Workspace aux outils comme Drive (pour la gestion de documents partagés), Docs, Gmail, Slides et Agenda entre autres.

7. MeisterTask, l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches axé sur l'agilité

MeisterTask est un autre tableau de suivi de tâches de style kanban pour la gestion des projets agiles. La mise en œuvre de la méthodologie agile constitue un véritable levier pour la productivité d'équipe. Les collaborateurs bénéficient d'une vue chronologique qui fonctionne en mode glisser-déposer à travers le tableau kanban.

Il est dès lors possible de connaître en temps réel le responsable d'une tâche et la date de fin prévue, et d'identifier les étapes du projet qui sont en phase de développement. MeisterTask dispose par ailleurs d'une fonctionnalité de programmation avancée permettant d'automatiser les tâches répétitives pour gagner en temps.

Vous allez aussi apprécier ses diverses fonctionnalités dédiées à la gestion du temps, au management des fichiers et aux relations entre les tâches. Les options de notifications par e-mail, d'étiquetage des équipes et de rapports personnalisables ne sont pas en reste.

8. Airtable, un planificateur de tâches basé sur les feuilles de calcul intelligentes

Airtable est un outil de planification de tâches intuitif qui permet de créer de belles bases de données fonctionnelles, tout en offrant de puissantes options de personnalisation. C'est une solution pratique pour gérer les données de projets à travers des tableaux, de manière plus organisée et efficace.

La flexibilité d'Airtable la distingue d'Excel et de Google Sheets. Dans chaque cellule individuelle, vous pouvez conserver différents types de données précisés au niveau des colonnes. Ce peut être du texte, des liens, des nombres… pouvant être présentés sous forme de calendrier, de galerie ou de tableau kanban.

Il est également possible de regrouper plusieurs tables dans un même espace de travail pour gérer divers aspects d'un même projet. De nombreux modèles sont disponibles sur la plateforme pour adapter l'interface au type de tâches que vous souhaitez gérer.

9. Paymo, le planificateur qui permet de transformer les tâches en devis

Paymo figure parmi les meilleurs logiciels de planification de tâches pour ses nombreuses fonctionnalités, ceux-ci incluent la gestion financière. Cet outil propose des options de base d'un planificateur comme les listes de tâches, la vue kanban, le diagramme de Gantt, l'automatisation des tâches et le suivi du temps de travail.

Il se distingue par le fait que vous pouvez transformer les différentes tâches de projet en devis et les envoyer aux clients pour validation. Pour chacune des missions, il est possible d'enregistrer des dépenses. Cela est très pratique pour savoir combien coûtent vos projets, et adapter vos tarifs en conséquence.

10. Teamleader Focus, un planificateur de tâches avec time tracking

Le suivi du temps est essentiel pour mesurer la productivité au travail. C'est pourquoi Teamleader Focus vous demande d'entrer le temps consacré à chaque tâche une fois qu'elle est terminée. Le time tracking s'active automatiquement lorsque vous vous connectez à l'application et redémarre à chaque tâche.

Vous pouvez ensuite télécharger et vérifier les rapports de suivi de temps ou les exporter vers un fichier Excel. Le suivi du budget n'est pas en reste, car vous avez la possibilité de fixer des objectifs financiers et de vérifier le progrès de vos revenus récurrents à l'aide des rapports.

Les autres fonctionnalités qui font de Teamleader Focus l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches incluent l'automatisation des missions récurrentes, le partage du statut du projet avec le client et la facturation basée sur un time tracking.

11. Freedcamp, l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches professionnelles et personnelles

Freedcamp constitue l'un des meilleurs logiciels de planification de tâches pour gérer à la fois les projets personnels et professionnels. Vous pouvez éviter de rendre toutes vos missions publiques, en les gardant dans le volet tâches personnelles ou « Privées ». Vous continuez dès lors à collaborer avec vos équipes tout en suivant vos propres travaux.

L'application offre aussi un éventail de fonctionnalités pour optimiser le suivi des tâches, comme la liste de tâches, les sous-tâches, le tableau kanban et le diagramme de Gantt. Pour favoriser le travail d'équipe et l'atteinte des objectifs, vous bénéficiez des options agenda, discussions, suivi de temps, tickets et plus encore.

12. Jotform, un planificateur de tâches optimisé pour la collecte des données

Jotform est une autre solution d'organisation du travail permettant d'afficher les tâches dans des feuilles de calcul, sous forme de cartes contextuelles faciles à lire. À travers une vue d'ensemble de toutes les données, il devient plus facile d'identifier les missions les plus importantes.

Les colonnes personnalisées et les filtres vous permettent de visualiser les données de tâches comme vous le souhaitez. Elles sont pratiques pour organiser les descriptions, les délais, les pièces jointes et plus encore. Vous pouvez automatiquement générer des graphiques pour analyser rapidement les données liées à l'avancement du travail.

Sur Jotform, les outils de collaboration facilitent aussi le travail d'équipe via la gestion des paramètres de confidentialité, la fixation des dates d'expiration des accès et le contrôle de téléchargement ou d'impressions de données. L'historique de révision quant à lui est très pratique pour accéder aux entrées supprimées et restaurer les versions précédentes de l'espace de travail.

Les fondamentaux de la gestion de tâches efficace

Pour tirer le meilleur parti des outils de gestion de tâches, il est crucial de comprendre et d'appliquer les principes fondamentaux de la gestion de tâches efficace. Ces principes servent de base pour maximiser la productivité de l'équipe et assurer une exécution fluide des projets. Voici les éléments clés à considérer :

Définition Claire des Tâches et Objectifs

Chaque tâche doit être clairement définie avec des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (critères SMART). Cette clarté garantit que chaque membre de l'équipe comprend ce qui est attendu de lui et peut planifier son travail en conséquence.

Priorisation des Tâches

Identifier les tâches les plus critiques et leur attribuer une priorité aide à concentrer les efforts sur ce qui a le plus d'impact sur les objectifs globaux du projet. Les méthodes de priorisation, comme la matrice Eisenhower, peuvent être utiles pour distinguer les tâches urgentes des tâches importantes.

Délégation Efficace

Une gestion efficace des tâches implique de savoir déléguer les tâches de manière équitable et selon les compétences de chaque membre de l'équipe. Une bonne délégation renforce l'autonomie des équipes et optimise l'utilisation des ressources disponibles.

Fixer des Délais Réalistes

Chaque tâche doit avoir un délai clair et réaliste. Des délais irréalistes peuvent mener à la frustration et au burnout. Il est essentiel de consulter les membres de l'équipe concernés lors de la fixation de ces échéances pour s'assurer de leur faisabilité.

Suivi et Réajustement du projet

La gestion de tâches est un processus dynamique. Il est important de suivre régulièrement l'avancement des tâches et de réajuster les plans en fonction des imprévus et des changements dans les priorités.

Communication Transparente

Une communication ouverte et régulière entre les membres de l'équipe et les parties prenantes est fondamentale. Cela inclut le partage des progrès, des défis rencontrés et des changements dans les plans ou les priorités.

Révision et Retour d'Expérience

Après l'achèvement des tâches ou des projets, il est bénéfique de réaliser des réunions de rétrospective pour discuter de ce qui a bien fonctionné et des domaines d'amélioration. Cela permet d'apprendre des expériences passées et d'améliorer les processus pour les projets futurs.

Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipe

La sélection d'un outil de gestion de tâches adapté est cruciale pour renforcer l'efficacité et la collaboration au sein de votre équipe. Cependant, face à la multitude d'options disponibles, il peut être difficile de savoir par où commencer. Voici des critères essentiels à prendre en compte pour faire le meilleur choix :

Évaluation des Besoins de l'Équipe

Avant tout, identifiez les besoins spécifiques de votre équipe. Quelle est la complexité des projets gérés ? L'équipe travaille-t-elle à distance ? Quel niveau de collaboration est nécessaire ? Répondre à ces questions peut aider à filtrer les outils en fonction de leurs fonctionnalités.

Facilité d'Utilisation du logiciel de gestion de tâches

Un outil intuitif et facile à utiliser est crucial pour assurer une adoption rapide par tous les membres de l'équipe. Une interface utilisateur complexe peut entraîner frustration et résistance au changement.

Personnalisation de votre outil de gestion de tâches

La capacité à personnaliser l'outil selon les workflows spécifiques de votre équipe est un avantage considérable. Cela inclut la personnalisation des tableaux de bord, des rapports et des notifications.

Collaboration et Communication des équipes

Pour les équipes nécessitant une forte collaboration, recherchez des fonctionnalités telles que le partage de fichiers, les commentaires sur les tâches, les forums de discussion, et la messagerie intégrée.

Intégration avec D'autres Outils de gestion

L'intégration fluide avec d'autres logiciels tels que les outils de communication, les calendriers et les applications de gestion de projets peut améliorer significativement la productivité et éviter les doubles saisis.

Sécurité et Conformité du logiciel

Assurez-vous que l'outil répond aux normes de sécurité et de protection des données de votre entreprise, surtout si vous gérez des informations sensibles.

Support et Formation

Un bon support client et des ressources de formation peuvent faire une grande différence dans l'expérience utilisateur globale. Vérifiez la disponibilité du support technique et les matériaux d'apprentissage fournis.

Évaluation des Coûts de la solution

Enfin, considérez le modèle tarifaire de l'outil pour vous assurer qu'il correspond au budget de votre équipe. N'oubliez pas d'examiner les options gratuites ou les plans d'abonnement qui peuvent évoluer avec les besoins de votre équipe.

FAQ

Pour bien planifier les tâches, il faut :

• allouer suffisamment de temps à l'établissement du planning

• préciser les buts à court et long terme

• découper les missions en sous-tâches logiques

• tenir compte des capacités réelles pour affecter les ressources

• garder une vue d'ensemble sur l'agenda pour anticiper les éventuels problèmes.

Pour prioriser les tâches au travail, il faut commencer par réaliser une liste exhaustive des tâches et les classer selon leur impact sur l'objectif final. La priorisation doit s'effectuer en fonction de l'importance et de l'urgence. Pour rester réaliste, il faut aussi considérer le niveau d'énergie que chaque mission requiert.

La planification des tâches au travail offre une vue globale sur la charge de travail. Cela aide à organiser les ressources humaines, matérielles et financières en conséquence. En réfléchissant au planning, il devient par ailleurs plus facile de définir l'enchaînement logique des tâches, de les prioriser, et de comparer l'avancement réel par rapport aux prévisions.

L'outil de planification de tâches automatisé favorise le gain de temps dans l'organisation du travail. Doté d'une interface conviviale et de nombreuses fonctionnalités, il permet aux équipes de suivre le cours des activités en temps réel. Cette solution est généralement aussi disponible en version mobile afin d'être utilisée durant les déplacements.