7 conseils de gestion des emails pour votre équipe

En plus de vous offrir des communications plus professionnelles et légitimes, les adresses mails d’entreprise permettent de rendre votre équipe plus unifiée. Elles aident vos collaborateurs à être plus efficaces, mais peuvent devenir une véritable source de stress lorsque mal gérées.

Pour gagner en temps et rester productives, de nombreuses entreprises se tournent vers ldes outils comme Bitrix24 qui offre la possibilité de réduire le nombre d'email à gérer et de mieux gérer les emails restants. Ce dernier offre un éventail de fonctionnalités comme le filtre automatique, le connecteur de messagerie et le système de billetterie entre autres. Voici 7 conseils de gestion des emails qui vont faciliter la tâche à votre équipe.

1. Adoptez les bonnes pratiques pour alléger votre boîte mail

Une boîte de réception remplie de messages inutiles pour votre activité vous paraîtra plus difficile à manager. C’est la raison pour laquelle vous devez nettoyer, filtrer et limiter les flux entrants. Commencez par vous désabonner de toutes les listes et newsletters qui ne vous intéressent pas particulièrement. Si vous recevez des messages de groupes qui ne vous concernent pas, le mieux c’est de demander d'être supprimé de la liste d'envoi (c'est aussi un bon geste pour la platenète !).

Pensez aussi à supprimer les messages de ventes promotionnelles distrayants qui détournent votre attention de vos priorités. Sur Bitrix24, vous pouvez filtrer et supprimer tous les emails en provenance des réseaux sociaux, les notifications, les promos, etc. pour alléger votre boîte principale. Appliquer ces conseils de gestion des emails vous évitera de perdre votre temps à ouvrir, lire et traiter les courriers indésirables.

2. Programmez la lecture et la réponse de vos emails à une heure fixe

La lecture et la réponse aux emails sont des tâches chronophages qui peuvent vous faire perdre un temps précieux. Toutefois, vous devez y prêter de l’attention, puisque c’est un canal de communication important avec vos clients, prospects, fournisseurs, partenaires, et même avec vos collaborateurs en l’absence d’un réseau social interne comme Bitrix24.

C’est pourquoi l’une des meilleures astuces de gestion des emails pour les cadres consiste à consulter leur boite mail quotidiennement à des heures fixes. Ainsi, vous pouvez aménager un intervalle de temps dans votre journée pour cette tâche particulière et consacrer le reste de votre temps à votre activité. Cela vous évite d’être constamment distrait dans votre travail, ce qui occasionne généralement une perte de productivité.

3. Gardez votre boîte mail organisée pour ne pas manquer les messages importants

Votre boîte de réception peut devenir un véritable outil de travail si bien organisée. Des fonctionnalités sont généralement disponibles pour vous aider à classer et archiver vos messages de manière stratégique, et ainsi réduire le nombre d’emails non lus.

Pour ne pas perdre trop de temps dans cette tâche, utilisez un nombre minimum de dossiers. C’est l’un des conseils de gestion des emails à adopter si vous souhaitez voir chaque message rangé à sa place. Cela vous aide à avoir des idées plus claires, à trouver et traiter rapidement vos conversations.

4. Téléchargez l’application de gestion de mail sur mobile pour répondre au courrier durant vos déplacements

Une gestion efficace des emails implique de toujours prendre une longueur d’avance sur votre courrier. D’autant plus que les modes de travail sont devenus plus mobiles et plus flexibles. Pour ce faire, vous devez choisir une solution qui offre une version pour tablette et smartphone.

Vos employés sont alors plus réactifs, gagnent du temps et en efficacité. Même sans être devant leur ordinateur portable, ils peuvent consulter leur messagerie électronique, répondre aux emails urgents et anticiper les réponses, ce qui rend également la prise de décision plus rapide. C’est notamment l’un des meilleurs conseils de gestion des emails pour vos équipes commerciales, car leur réactivité peut considérablement réduire la durée du cycle de vente.

5. Définissez une signature électronique pour gagner du temps dans l’envoi d’emails

Lorsque vos collaborateurs signent les emails envoyés aux clients, prospects et partenaires, cela contribue à rehausser l’image professionnelle de votre entreprise. Mais le fait de s’appliquer à toujours renseigner les infos de signature comme le nom, le prénom, l’adresse email, le numéro de téléphone et le nom de votre société peut constituer une source de perte de temps non négligeable.

L’une des meilleures astuces pour gérer les emails consiste à mettre en place une signature électronique prédéfinie pour éviter la répétition. Cette fonction d’automatisation est disponible sur Bitrix24. Une fois que vous avez connecté votre boîte mail à Bitrix24 Webmail, vous pouvez utiliser l’option d’édition de signature dans les paramètres. Celle-ci est alors automatiquement ajoutée à vos emails sortants.

6. Mettez à la disposition de votre équipe des modèles d’emails

La création de modèles d’emails constitue l’une des astuces de gestion du temps des emails les plus efficaces. Vos équipes bénéficient de messages prérédigés (emails de bienvenue, communication interne entre collaborateurs, suivi des ventes, demande d’informations, etc.) auxquels ils peuvent facilement accéder, y apporter des modifications au besoin et les envoyer en un laps de temps.

C’est l’un des conseils de gestion des emails que vous devriez mettre en place si vous souhaitez faciliter la vie à votre équipe et maintenir la cohérence de votre marque, depuis le style et au ton de la voix. L’option de création de modèles d’emails est disponible sur le CRM Bitrix24 pour divers usages (prospects, transactions, contacts et entreprises) et vous pouvez les mettre à la disposition de toute votre équipe.

7. Utilisez un logiciel de gestion des emails capable d’automatiser les processus

De nombreux outils existent pour faciliter la vie à vos équipes, comme les réponses automatiques et les filtres d’emails capables de trier, marquer ou étiqueter vos messages entrants sur la base de critères prédéfinis. Dans le but d’aider vos équipes commerciales, Bitrix24 utilise différents champs des fiches de prospects pour leur envoyer des messages personnalisés.

Cette solution de gestion automatique des emails est même capable de définir puis de vérifier le statut d’un prospect, et de lui envoyer un e-mail de suivi 1 semaine plus tard lorsque son statut reste inchangé. Bitrix24 vous offre également un agenda partagé intégré à votre boite mail. Ainsi, lorsqu’un mail entrant annonce un événement ou une invitation à une réunion ou un rendez-vous, vous pouvez directement l’inscrire dans votre emploi du temps.