Automatisation RH : qu'est-ce que c'est et pourquoi cela va façonner l'avenir ?

L'automatisation RH consiste à remplacer les tâches administratives répétitives grâce à des solutions automatisées qui nécessitent très peu ou aucune intervention humaine. Cela permet d’économiser du temps, de gagner en productivité, de minimiser les risques d’erreurs et d’assurer la conformité.

L’automatisation des processus des ressources humaines s’étend à tous les niveaux, du recrutement, à la gestion de l’engagement en passant par la formation. Toutes les tâches ne peuvent cependant pas être automatisées. Dans cet article, découvrez ce qu’est l’automatisation des ressources humaines et pourquoi elle va façonner l'avenir des RH.

Qu'est-ce que l'automatisation des ressources humaines ?

L'automatisation des RH concerne les processus de ressources humaines récurrents et chronophages. Il s’agit de remplacer des tâches standard et sujettes aux erreurs, mais critiques pour l’entreprise, par des solutions automatisées.

L'automatisation des RH s’étend à de nombreuses tâches administratives cruciales comme :

• Le recrutement : qui permet d’attirer et de retenir de nouveaux talents de classe mondiale
• L’intégration des employés : qui peut être un processus fastidieux et sujets aux erreurs lorsqu’il est manuel
• La formation des employés : qui doit permettre aux collaborateurs d’apprendre à leur propre rythme et de donner leur avis sur le processus
• La gestion des avantages sociaux : ceux-ci incluent une variété d’options à personnaliser selon les besoins de chacun
• Le départ des employés : qui suscite souvent de vives émotions, poussant les collaborateurs à sauter des étapes et à précipiter les processus
• Les rappels et notifications : essentiels pour s'assurer que chaque tâche est terminée à temps et qu’aucun événement n’est oublié
• La gestion du temps de travail : enregistrer le temps et noter les présences de façon manuelle sont inefficaces pour bien gérer les présences
• La gestion de la paie : elle peut prendre énormément de temps et faire l’objet de nombreuses erreurs lorsque réalisée manuellement
• L’évaluation des performances : il est essentiel de mettre en place un processus dynamique pour évaluer la performance de chaque employé en l'alignant sur les objectifs à long terme et à court terme de l’entreprise
• L'analytique RH : l’énorme quantité de données sur les employés nécessite d’être exploitée pour évaluer leur engagement, leur productivité, et plus encore.

Vous l’aurez compris, le but de l'automatisation des processus des ressources humaines est de faciliter la vie aux responsables RH pour favoriser l’obtention de meilleurs résultats. Toutefois, cela ne doit pas remplacer l'élément humain. Cette technologie est un outil à exploiter pour libérer du temps pour des conversations humaines et le management des collaborateurs.

Quels sont les avantages de l'automatisation des ressources humaines ?

Les avantages de l'automatisation des ressources humaines s’étendent à toutes les tâches RH, du recrutement à la paie en passant par la formation et l’évaluation des performances.

Économiser du temps grâce à l’automatisation des RH

Alors que les processus RH reposent essentiellement sur des documents, les rôles et tâches des équipes RH ne cessent de croître et d'évoluer dans les entreprises. Mettre en place des processus automatiques les met dès lors à l’abri d’heures de travail inutiles et fastidieuses.

L’automatisation des RH évite par exemple de :

• Devoir remplir à plusieurs reprises les mêmes documents
• Se perdre dans la grande quantité d’informations et de solliciter constamment ses collègues pour plus de clarté
• Avoir à rechercher les versions les plus récentes des documents, etc.

Grâce à la gestion électronique des documents RH, tous les formulaires, documents et signatures importants sont facilement accessibles. Cela encourage la productivité et la transparence au travail, en éliminant la nature fastidieuse de la saisie de données.

Réduire le risque d’erreurs humaines pour plus de cohérence

L'erreur humaine est réelle, peu importe le niveau d'expérience en RH d'un collaborateur. Cela est inévitable si ce dernier passe des heures à remplir les mêmes documents, à contacter les parties prenantes et à passer en revues toutes les informations pour garantir leur exactitude.

L’automatisation des tâches RH comme l'inscription aux avantages sociaux, les formulaires fiscaux, le pointage des heures de travail, etc. peut facilement aider à réduire le nombre d'erreurs dans les documents.

Obtenir les approbations des parties prenantes plus rapidement

L’automatisation des RH permet d'acheminer automatiquement les documents importants vers les parties prenantes concernées. Celles-ci peuvent alors les remplir, les signer ou les approuver et les renvoyer en un laps de temps.

Tout logiciel d'automatisation des ressources humaines moderne propose par ailleurs une option d’e-signature. Cela évite aux employés des RH de devoir suivre les documents ou de demander des signatures manuelles pour les contrats.

Assurer la conformité à travers la sécurité et la confidentialité des informations privée

La sécurité et la confidentialité figurent parmi les meilleurs avantages de l'automatisation des ressources humaines. Dès leur intégration, les employés soumettent plusieurs documents contenant des données sensibles. Vous devez les protéger non seulement pour éviter les amendes, mais aussi instaurer la confiance chez les employés.

Les plateformes d’automatisation des RH modernes permettent aux employés de soumettre facilement leurs informations par voie numérique. Grâce à la gestion des autorisations, les employés peuvent accéder aux informations protégées et les organiser selon le besoin.

Améliorer le partage d’informations à travers un système centralisé

L’automatisation des processus des ressources humaines permet de conserver les formulaires, documents, workflows et signatures au même endroit. Plus besoin d'essayer de localiser les dossiers des employés ni de remplir manuellement des informations sensibles. Vos collaborateurs peuvent désormais localiser rapidement les documents clés et donner leur approbation en quelques clics.

Un système d'automatisation des RH tout-en-un améliore dès lors la communication et la collaboration entre plusieurs départements. Ce qui le rend idéal pour garder les membres de l'équipe RH organisés et accroître les taux de satisfaction des employés.

Améliorer les performances grâce à l’analytique

L'analytique est une fonction essentielle de tout logiciel d’automatisation des RH. Elle permet d’analyser les données RH enregistrées afin d’améliorer les performances de la main-d'œuvre, ainsi que les KPIs RH vitaux pour la réussite de votre entreprise.

En analysant les commentaires en temps réel, vous pouvez notamment découvrir les lacunes en matière de formation ou encore d’activités contre-productives. Cela vous permet de prendre des décisions sur la base d’informations réelles pour assurer le développement efficace des employés.

Installer facilement la solution sans compétences technologiques

Les solutions d'automatisation des RH modernes sont faciles à mettre en place. Nul besoin de payer des sommes exorbitantes à des programmeurs ni de consacrer de longues heures à l'installation.

Un logiciel d'automatisation des ressources humaines se présente sous la forme de modèles prédéfinis et d’interfaces en mode glisser-déposer. Vous pouvez dès lors gérer l'installation sans maîtriser le codage.

Quelles sont les fonctionnalités offertes par un logiciel d'automatisation des ressources humaines ?

Ceux qui se demandent comment automatiser les ressources humaines devraient parcourir les différentes fonctionnalités des outils d’automatisation des RH. Certaines d’entre elles peuvent être plus utiles que d'autres en fonction des besoins de votre entreprise.

Les fonctionnalités d'automatisation clés à rechercher lorsqu’on veut investir dans la technologie RH incluent :

• Le suivi des candidatures et le recrutement
• Le portail des employés
• La gestion de paie et des avantages sociaux
• Les workflows automatisés
• Le suivi du temps de travail et des congés
• La formation des employés
• L'évaluation des performances
• La gestion et la rétention des talents
• La planification des employés
• La vérification des antécédents
• Les rappels et notifications
• La gestion et l'analyse des données
• L’intégration des applications tierces
• L’accès mobile.

Quelles sont les tendances actuelles de l’automatisation des RH ?

Pour profiter des avantages de l'automatisation des ressources humaines, vous devez vous aligner à certaines pratiques courantes. L’essor du télétravail et de l’IA créent de nouvelles tendances en matière d’automatisation des RH. Voici quelques points que vous devez absolument noter pour être à l’ère du temps.

Les équipes de travail hybrides ont le vent en poupe

Le travail à domicile a permis aux employés d’entrevoir de nouvelles possibilités d’organisation du travail. Aujourd’hui, ils y voient la solution adéquate pour un meilleur cadre de vie, un quotidien plus agréable et un coût de la vie plus attractif. Tous ne recherchent néanmoins pas un emploi en télétravail complet, mais désirent simplement plus de flexibilité (travail hybride par exemple).

L’automatisation des RH devra dès lors contribuer à :

• Concevoir un parcours à distance personnalisé et adaptable pour soigner la qualité de l’expérience candidat
• Créer un processus d’onboarding à distance optimisé pour que chaque nouveau collaborateur puisse bien s’intégrer dans sa nouvelle entreprise
• Entretenir la culture d’entreprise entre équipes distantes et en présentiel, etc.

L'automatisation de l'IA modernise les services RH

Pour faire face à la complexité grandissante des RH due à la numérisation, les entreprises doivent appliquer l'automatisation de l'IA dans de nombreux domaines. Cela inclut l'intégration, la formation et le recrutement.

L’IA est notamment visible à travers la création de chatbots en interne, souvent associés au Machine Learning. Le but est de mieux répondre aux questions des collaborateurs ou des candidats via chat, depuis un site ou une application.

Cette automatisation de l’IA sera par ailleurs améliorée pour :

• Suivre un collaborateur durant toute sa carrière
• Répondre de manière plus précise à toutes les préoccupations liées au travail
• Anticiper les demandes et les problèmes
• Proposer une approche plus personnalisée
• Assurer une disponibilité permanente grâce aux chatbots alimentés par l'IA.

La formation des employés se fait en ligne pour améliorer les compétences

L'IA et l’automatisation ne veulent pas forcément dire moins de travailleurs humains, mais certainement un changement des compétences requises. L’automatisation permet aux employés de dégager du temps pour se consacrer à des tâches plus complexes.

C’est là une opportunité pour les services RH de s’engager dans un effort de formation massif pour les aider à développer de nouvelles compétences. Celles-ci doivent être à la fois techniques et générales comme le leadership, l’esprit critique et l’adaptabilité.

Avec la montée en puissance du travail à distance, la formation des employés suit aussi le mouvement pour se faire dorénavant en ligne. Les entreprises se tournent alors vers des plates-formes et des ateliers d'apprentissage en ligne automatisés, permettant aux employés de développer et d’améliorer leurs compétences.

Bitrix24, un outil d’automatisation des RH de choix

Vous connaissez à présent tous les avantages de l'automatisation des ressources humaines et les tendances actuelles. Si vous vous demandez comment automatiser les ressources humaines tout en gardant l’humain et le bien-être des employés au centre de vos préoccupations, Bitrix24 mérite absolument le détour.

C’est un système d’automatisation des RH qui vous permet de garder une touche d’humanité. Il est conçu pour être totalement intégré à vos processus d'entreprise et favoriser une meilleure prise de décisions liées aux ressources humaines.

Vous pouvez aisément gérer :

• Le recrutement : affichage des postes à pourvoir, entretiens d'embauche en ligne via vidéoconférences HD, présélection et notation des candidats, etc.
• Les dossiers des employés : demande de congés, voyage d'affaires, demandes de formation, droits d'accès personnalisables, etc.
• La paie et les heures de travail : pointeuse en ligne, solutions tierces intégrées pour le calcul des salaires, congés payés ou maladie, état des absences, etc.
• La culture et l’engagement : intranet social avec chats, badges d'appréciation, base de connaissances en ligne, système d’apprentissage et de gestion des idées, etc.
• Les données et analyses sur les personnes : répertoire des employés centralisé, changements de personnel, rapports sur la performance des employés et plus encore.