8 conseils pour un suivi budgétaire des projets efficace

La gestion des coûts de projets est essentielle pour éviter les dépassements et les risques liés aux imprévus. Elle se heurte généralement aux problèmes comme le manque de ressources et les estimations inexactes, d'où l'importance de réaliser un bon suivi budgétaire des projets.

Cela permet de relever les écarts entre prévisions et réalisations, de les analyser et d'y apporter d'éventuelles actions correctives pour s'assurer de rester proche du budget. Dans cet article, découvrez 8 conseils efficaces pour le suivi des dépenses d'un projet.

Qu'est-ce qu'un Budget de Projet ?

Un budget de projet est un outil financier essentiel dans la gestion de projet. Il s'agit d'une estimation détaillée de tous les coûts nécessaires pour achever un projet dans un délai défini. Cette estimation couvre l'ensemble des ressources financières allouées pour la réalisation d’un projet, y compris les coûts directs et indirects.

Définition et Objectifs d'un budget de projet

Le budget de projet représente le plan financier du projet. Il est conçu pour fournir une prévision des sommes d'argent nécessaires pour la réalisation du projet. L'objectif principal d'un budget de projet est de fournir une base pour le contrôle des coûts et de servir de guide pour assurer que le projet soit réalisé dans les limites des ressources financières disponibles.

Identifier et classer les postes budgétaires à suivre

Pour réaliser le suivi budgétaire des projets, vous devez identifier et répertorier les éléments du budget à contrôler. Il peut s'agir des dépenses d'équipement, des ressources immobilières, des aspects juridiques, du marketing… Souvenez-vous d'inclure les coûts divers comme les voyages ou les pauses déjeuner, puisque ces dépenses peuvent également impacter sur le budget global.

Séparation et analyse des coûts internes et externes

Les coûts projet concernent l'ensemble des dépenses à effectuer dans le cadre de la réalisation de votre projet. Vous devez les séparer en coûts internes pour mieux calculer vos bénéfices bruts et nets. Les dépenses externes incluent, par exemple :

• le recours à des freelances

• la collaboration avec des entreprises partenaires

• l'achat de matériels spécifiques.

Évaluer votre marge brute, vos coûts directs et indirects

Grâce à eux, vous pourrez évaluer votre marge brute, qui vous aidera à déterminer si vous avez bien rentabilisé les ressources externes et les achats liés à votre projet. Une fois les données des coûts directs réunies, vous pouvez calculer votre marge nette. Ces frais se distinguent en deux groupes :

• Les coûts directs : Ce sont les dépenses directement attribuables au projet, comme les salaires de l'équipe de projet, les matériaux, les équipements, et les coûts contractuels.

• Les coûts indirects : Ces coûts ne sont pas directement liés à un projet spécifique mais sont nécessaires pour le fonctionnement global de l'entreprise, comme les frais généraux de l’entreprise, l'électricité, le loyer, et la gestion administrative.

• Les coûts fixes : Ils restent constants tout au long du projet, indépendamment des changements dans les activités du projet.

• Les coûts variables : Ces coûts varient en fonction de l'activité du projet.

Après avoir identifié tous les postes budgétaires, listez-les dans votre solution de gestion de projet à distance. Hormis la distinction entre coûts directs et indirects, vous devez vous assurer que vous avez identifié tous les coûts fixes, variables ou récurrents.

Importance dans la Gestion de Projet

La création d'un budget de projet précis est cruciale pour la réussite du projet. Il aide les gestionnaires de projet à :

• Estimer les ressources financières nécessaires : Il fournit une vue d'ensemble des fonds nécessaires pour réaliser le projet.

• Assurer un suivi financier : Le budget sert de référence pour surveiller et contrôler les dépenses réelles par rapport aux coûts prévus.

• Prendre des décisions éclairées : Il permet de prendre des décisions stratégiques sur la répartition des ressources et les ajustements nécessaires pour rester dans les limites budgétaires.

• Évaluer la performance financière : Le budget est un outil pour mesurer la performance financière du projet en comparant les coûts prévus aux dépenses réelles.

Bien budgétiser un projet pour faciliter le suivi des dépenses

Connaître l'ensemble des ressources à votre disposition est une étape importante pour un suivi budgétaire des projets efficace. Il s'agit de lister toutes les ressources matérielles, humaines, mais aussi de temps (nombre de jours ou d'heures) dont vous disposez pour mener ce projet à terme. Pour concevoir le planning prévisionnel, vous devez prendre en compte les éléments de base qui constituent votre projet. Il s'agit notamment :

• Du planning initial du projet

• De la durée de chaque tâche

• Du délai global du projet

• De la quantité de ressources humaines et matérielles nécessaire.

Le budget d'un projet est appelé à évoluer en fonction de la progression du travail, ainsi que des différents aléas et imprévus. Ce peut être un problème de fournisseur, la démission d'un collaborateur ou de retards dans l'exécution des tâches. Pour budgétiser un projet de manière réaliste, vous pouvez vous référer aux coûts réels des projets similaires au vôtre et les adapter en réalisant quelques ajustements. Il est aussi possible de faire une estimation du coût de chaque groupe de tâches et de les additionner afin d'obtenir le coût global du projet.

Pour faciliter le suivi budgétaire des projets de longue durée, envisagez de calculer votre budget en le découpant de manière mensuelle. Cela vous permet de mieux prévoir les dépenses et d'améliorer votre capacité d'anticipation.

Établir de bons systèmes de suivi budgétaire des projets

Mettre en place des systèmes de suivi des coûts est essentiel pour un contrôle budgétaire des projets efficace. Vous devez par exemple planifier la fréquence à laquelle vous ferez le point sur les frais réellement engagés par rapport aux coûts budgétisés. C'est un bon conseil à mettre en pratique pour éviter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Dans le cadre de projets à petite échelle, il peut être envisageable d'utiliser Excel pour suivre vos dépenses. Les projets à grande échelle quant à eux nécessitent un logiciel de gestion de projet et tâches dédié et bien affiné. Cela vous permettra de regrouper toutes les dépenses afin de les suivre de manière précise.

Fournir un accès en ligne pour un meilleur suivi budgétaire des projets

Un projet peut rencontrer des difficultés lorsque toutes les parties prenantes n'ont pas une vision partagée. Raison pour laquelle vous devez garantir la transparence sur les données budgétaires. Une solution de suivi budgétaire des projets disponible en ligne facilite la communication entre les membres de l'équipe. Ils peuvent discuter, fixer des alertes, recevoir des notifications et savoir exactement où ils en sont par rapport au budget fixé. 

Le travail d'équipe est un autre élément clé de la réussite du suivi budgétaire des projets. En impliquant plusieurs parties prenantes, vous augmentez les chances de respecter votre budget. Grâce à l'accès en ligne au logiciel de suivi de dépenses d'un projet, vous permettez à vos collaborateurs de suivre le budget alloué aux différentes tâches en temps réel. Le fait que chaque individu prenne activement en considération le budget du projet avant d'effectuer un achat offre de nombreux avantages, comme :

• une culture des dépenses consciente et saine

• la limitation des dépenses inconsidérées

• la réduction au minimum des dépenses inutiles

Créer des modèles de validation de dépenses automatisés

Tout au long du projet, il peut arriver qu'un membre de l'équipe ou un collaborateur souhaite effectuer une dépense. Afin d'éviter d'avoir des dérapages liés à des frais non maîtrisés, mettez en place des modèles ou des formulaires en ligne qui devront être remplis pour valider et autoriser chaque opération.

Dans votre modèle de validation des dépenses, vous pouvez inclure une case où le collaborateur doit mentionner les raisons et fournir des justifications pour ses dépenses. Cette pratique essentielle au suivi budgétaire des projets permet de :

• S'assurer que tous les collaborateurs respectent le même processus de gestion des dépenses liées au projet

• Collecter des données pour élaborer vos rapports et analyses sur les dépenses du projet

• Centraliser le processus de gestion des dépenses en un seul endroit et ajuster les règles au fil du temps.

Lorsque vous automatisez les formulaires de validation de dépenses, vos collaborateurs peuvent les remplir de n'importe où, y compris lorsqu'ils sont sur le terrain grâce à l'application mobile de leur smartphone ou tablette. Les données sont directement digitalisées et centralisées sur votre plateforme de travail.

Mettre en place un suivi budgétaire des ressources en temps réel

Un bon suivi budgétaire des projets implique de contrôler l'avancement physique des tâches en cours de réalisation par rapport aux prévisions du budget de référence. Vous devez régulièrement examiner le nombre d'individus qui travaillent sur votre projet et redéfinir votre stratégie pour ne pas dépasser le budget, si vous jugez les dépenses réelles trop élevées. Ceci est aussi valable pour vos outils et votre technologie.

Une méthode efficace consiste à effectuer une estimation globale du “Reste à faire pour terminer le projet”. Il est possible d'utiliser le relevé périodique transmis par les responsables de tâches ou de suivre directement l'évolution du travail sur votre diagramme de Gantt. Sur cette base, vous pourrez évaluer les dépenses déjà engagées et celles restant à engager pour terminer le projet.

Prendre le temps d'examiner les ressources est la clé pour en assurer l'usage optimal. Cette étape du suivi budgétaire des projets vous aide également à comprendre si des ressources supplémentaires sont nécessaires, ou non, pour mener à bien votre projet.

Affecter un collaborateur pour le suivi des dépenses d'un projet peut être une bonne idée si vous manquez de temps. Étant donné que ce travail est essentiel pour la réussite du projet et doit se faire de manière régulière, un membre (compétent et disponible) de l'équipe devrait s'en charger.

Examiner et ajuster vos stratégies pour un suivi budgétaire des projets efficace

Prendre en compte les changements inattendus en restant ouvert et flexible est important en gestion de projet. Examiner et réviser le budget tout au long du projet est l'un des conseils à appliquer pour réduire la probabilité que le budget se transforme en catastrophe. La fréquence de contrôle peut varier selon le délai d'exécution global, mais l'idéal est de faire un examen hebdomadaire. En laissant passer des semaines, les petites choses peuvent s'accumuler et vous causer du tort.

La collecte d'informations à examiner concerne les données numériques provenant de votre logiciel de suivi de projet. Il faut aussi tenir compte des informations supplémentaires comme les commentaires laissés par les membres de l'équipe dans un groupe de discussion sur votre plateforme collaborative.

Les données ne signifient pas beaucoup en elles-mêmes. Vous devez les utiliser pour formuler des jugements. Si le logiciel de suivi de temps vous dit par exemple qu'un collaborateur a consacré 40 heures de travail à la communication digitale d'un nouveau produit, est-ce bon ou mauvais pour le budget d'un projet ? La réponse dépendra entièrement :

• des ressources prévisionnelles du projet

• de la portée du projet

• de l'ampleur du travail déjà accompli et de ce qu'il reste à faire.

Le suivi et l'évaluation consistent essentiellement à recueillir des informations, à y porter des jugements et à adopter des mesures en fonction des résultats. Après chaque étape clé du projet, comparez les prévisions aux chiffres réels de vos dépenses et faites de nouvelles prévisions si nécessaire pour pouvoir garder le contrôle sur le budget.

Créer des rapports de projet pour réaliser l'analyse budgétaire

Mettre en place une démarche de suivi budgétaire des projets est une bonne chose, mais il est aussi important d'utiliser les données de façon optimale. L'analyse budgétaire peut être réalisée en exploitant les données (coûts réels) fournies par les rapports de projets. Assurez-vous que les informations soient de bonne qualité, car des coûts de travail inexacts peuvent :

• Occasionner des différences significatives entre les coûts réels et les coûts estimés

• Diminuer vos marges et bénéfices

• Créer de la tension au sein des départements et de la direction

• Entraîner une mauvaise relation client

• Fausser votre jugement sur la rentabilité de votre entreprise.

En utilisant un logiciel de suivi budgétaire des projets fiable, vous pourrez connaître combien chaque projet que vous acceptez vous coûte réellement et s'ils sont rentables pour votre entreprise. Les rapports de projet détaillés vous aident par ailleurs à identifier les points sur lesquels vous pouvez devenir plus efficace et économiser de l'argent. L'analyse des coûts peut s'effectuer à différents niveaux :

• Au début du projet à travers le calcul de votre marge prévisionnelle

• Au cours du projet via un suivi régulier

• A la fin du projet pour faire un bilan global, apprendre et ajuster vos prochains projets.

Vous pouvez choisir l'étape qui vous convient ou cumuler toutes ces techniques. Peu importe votre choix, le bilan final est essentiel, puisque vous disposez désormais de toutes les données réelles du projet.