7 indicateurs qui montrent que vous avez choisi le mauvais logiciel de collaboration

De plus en plus d’entreprises utilisent les plateformes collaboratives au quotidien pour simplifier le travail et gagner en performance. En effet, ces solutions permettent de clarifier vos objectifs, de mieux suivre chaque tâche et de contrôler le respect des délais. Seulement, beaucoup de professionnels se trompent au moment de choisir leurs outils collaboratifs. Tandis que certains négligent les aspects messagerie instantanée et notifications, d’autres ne prennent même pas la peine de réaliser un test avant de procéder à l’achat. Voici 7 erreurs à éviter pour être sur de choisir le bon logiciel de collaboration.

1. Vous n’avez pas accès à un chat

Une plateforme collaborative qui n’intègre pas un système de messagerie instantanée ne peut pas figurer parmi les meilleurs outils collaboratifs pour les équipes. Ces derniers regroupent généralement tous les types de communication nécessaires à l’activité d’une entreprise, aussi bien en présentiel qu’à distance.

Avec les outils de collaboration, les utilisateurs doivent pouvoir échanger par messages, de vive voix et même en visioconférence. Cela dit, la fonction de chat des plateformes collaboratives représente une parfaite alternative aux fils d’e-mails interminables. Souvent, un rapide coup de fil peut suffire pour débloquer une situation complexe ou réaliser le point sur un projet. Mais si certains de vos employés résident à l’extérieur, la communication écrite constitue la meilleure solution. Chacun peut alors répondre à son rythme, dès que son planning le permet.

À ce propos, Bitrix24 vous donne la possibilité de tenir des discussions via messagerie directe. Vous pouvez aussi échanger en groupes, avec les utilisateurs de votre choix.

2. Vous ne pouvez pas créer de groupe de travail

Certaines entreprises sélectionnent le mauvais outil de collaboration parce qu’elles sous-estiment l’importance des groupes de travail. Pour vous démarquer, assurez-vous que votre plateforme possède un logiciel de gestion de projet intégré pour favoriser l’échange et le partage.

En plus de pouvoir transférer des documents et comptes-rendus rapidement, vos équipes doivent pouvoir accéder aux informations centralisées au même endroit. C’est pourquoi les groupes de travail s’avèrent très importants pour améliorer la collaboration. La totalité des actions y est archivée, de sorte que tout nouvel invité qui rejoint le groupe en cours de route puisse se mettre à jour.

La plateforme Bitrix24 vous laisse par exemple carte blanche pour créer vos propres groupes de travail avec la possibilité d’assigner des tâches spécifiques aux membres de son choix, mais aussi de créer des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban. Bitrix24  s’adapte donc à tous types de profils et secteurs d’activités.

3. Vous ne pouvez pas facilement regrouper vos équipes

L’absence de fonctionnalités dédiées à l’innovation et au travail d’équipe peut créer un véritable fossé entre vos logiciels et les meilleurs outils collaboratifs pour les équipes. Si vous négligez cet aspect, cela signifie que vous allez sélectionner le mauvais logiciel de collaboration.

En effet, les outils collaboratifs pour travailler à distance doivent faciliter la génération d’idées, leur mise en œuvre et leur évaluation. Ils vous aident non seulement à regrouper vos intervenants, mais vous laissent aussi la possibilité de personnaliser les processus de traitement.

Ainsi, vous pouvez configurer les diverses étapes, les rôles de chacun, de même que les critères d’évaluation selon différents terrains de jeu. Avec Bitrix24, vous bénéficiez également d’outils d’analyse et tableaux de bord. Ces derniers facilitent considérablement l’animation et le pilotage du dispositif par site, service, équipe, période et même thématique.

4. Vous n’avez pas accès au logiciel lors de vos déplacements

Vous ne pouvez pas accéder à vos espaces de travail durant vos voyages ? C’est la preuve palpable que vous n’avez pas fouillé parmi les meilleurs outils collaboratifs pour les équipes !

Aujourd’hui, entre équipes mobiles, travailleurs géographiquement dispersés et freelancers, le travail dématérialisé constitue une évidence. Rares sont les salariés qui ne travaillent pas depuis leur ordinateur portable, tablette ou smartphone en dehors des locaux de l’entreprise.

C’est pourquoi les plateformes collaboratives comme Bitrix24 peuvent être utilisées en toute sécurité depuis n’importe quels appareils et lieux. L’application mobile Bitrix24 a été conçue exprès pour que rien ne puisse entraver la productivité et les performances de votre équipe, même pas la distance.

5. Vous ne recevez pas de notifications

Si vous souhaitez choisir l’un des meilleurs outils collaboratifs pour les équipes, le système d’alerte constitue un must. Celle-ci vous aide à rester au courant de l’actualité de votre communauté Workplace.

Bon nombre de dispositifs intègrent une fonction de notifications qui vous permet de taguer les utilisateurs indiqués pour répondre à une question donnée. L’application de messagerie de Bitrix24 avertit par exemple en cas de nouveaux messages, que vous soyez sur votre compte ou sur une autre page.

Ceux qui ne veulent pas de distraction sur leur appareil iOS, Android ou Windows, peuvent gérer les alertes en allant dans le centre de notification. Vous ne perdez rien, puisque l’application peut transférer toutes les nouveautés importantes directement sur votre adresse e-mail, lorsque vous activez cette option.

6. Vous devez naviguer entre plusieurs logiciels

Les meilleurs outils collaboratifs pour les équipes proposent d’intégrer de nombreuses solutions que vous utilisez au quotidien. C’est un point essentiel, car chaque jour, vous effectuez beaucoup d’opérations sur votre ordinateur. Et pouvoir naviguer entre plusieurs logiciels peut vous aider à gagner un temps précieux.

En effet, lorsque vous travaillez dans un même espace, cela facilite la concentration et le maintien du rythme. Cette solution réduit aussi les risques d’inattention, car vous ne jonglez plus entre plusieurs interfaces.

C’est pour cette raison que Bitrix24 intègre des outils complémentaires pour le CRM, la communication, la gestion des projets et tâches, le centre de contact et la création de sites web. Et si votre entreprise en veut plus, Bitrix24.Market permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités en installant des applications prêtes à l’emploi.

7. Vous ne pouvez pas tester le logiciel avant de l’acheter

Enfin, durant votre chasse aux meilleurs outils collaboratifs pour les équipes, évitez les solutions que vous ne pouvez pas tester avant d’investir. Aujourd’hui, la plupart des éditeurs laissent les utilisateurs essayer sans frais leurs plateformes collaboratives pendant une période de deux semaines à un mois, voire plus.

L’outil de collaboration Bitrix24 vous offre une version gratuite avec la possibilité de tester toutes les fonctionnalités. Ainsi, vos employés peuvent prendre le temps de s’y habituer pour réaliser leurs tâches quotidiennes. N’hésitez pas à noter leur retour d’expérience afin de choisir le plan commercial qui convient le mieux à votre structure.