12 étapes pour créer votre plan de projet annuel

Le plan de projet annuel regroupe l’ensemble des activités prévues par une organisation pour atteindre un objectif global en fin d’année. Inspiré de la vision et de la mission de l’entreprise, il précise à la fois les buts, les budgets, les responsabilités et les délais, sans oublier les plans d’urgence à mettre en œuvre face aux risques.

Axé sur la performance, le calendrier de projet annuel est essentiel pour responsabiliser les équipes et donner à chaque membre une idée claire de la direction prise et des moyens pour y arriver. Dans cet article, découvrez 12 étapes importantes pour créer un bon plan de projet annuel efficace.

FAQ

1. Utiliser l'année écoulée comme référence pour identifier les principaux problèmes et enjeux

Regarder en arrière est essentiel pour tirer parti de ce qu’on a appris du passé. Après chaque projet, il est conseillé de créer des fiches de capitalisation de l’expérience. Ces dernières donnent des informations sur le déroulement et les réussites des projets (pourquoi et comment). Elles précisent aussi les problèmes rencontrés, leurs raisons et les moyens de traitement utilisés, ainsi que des recommandations pour les projets à venir.

Afin de réussir votre plan de projet annuel, exploitez les fiches de capitalisation de l'expérience de l’année précédente pour identifier les idées qui marchent et comprendre les problèmes qui ont affecté votre entreprise. Vous pourrez alors éviter de commettre les mêmes erreurs, valoriser et adapter les bonnes pratiques, développer des analogies, ainsi que des mesures appropriées pour améliorer vos performances l'année suivante.

2. Enoncer la vision et la mission de l’entreprise pour établir les priorités

Tous les projets entrepris par une organisation doivent être en accord avec sa mission et sa vision. C’est pourquoi lors de la conception de votre plan de projet, vous devez rappeler ce que fait votre entreprise, la façon dont elle le fait et en quoi elle se distingue.

En expliquant à vos collaborateurs durant la séance de brainstorming comment vous imaginez votre entreprise dans le futur lointain (10 ans, 15 ans, 20 ans), ils comprendront clairement où vous voulez aller et ce que vous désirez atteindre comme objectifs.

Cela mobilise et motive les gens pour vous suivre dans cette vision. En outre, cela aide à mieux cerner les priorités et à  définir plus facilement des objectifs pertinents en fonction du contexte dans lequel se situe votre entreprise.

3. Fixer des objectifs réalistes pour assurer la réussite du plan annuel

Les objectifs irréalistes sont l’un des problèmes les plus souvent soulignés par les gestionnaires de projet. Non seulement ce type de situation peut mener à l’échec, mais c’est également une source de démotivation importante. Pour la réussite de votre calendrier de projet annuel, travaillez de concert avec vos différents collaborateurs afin de fixer des buts atteignables en un an.

Les buts définis pour votre équipe doivent être clairs et concorder avec les objectifs du projet. Des mini-objectifs (mensuels ou trimestriels) peuvent aussi motiver les membres de l’équipe en procurant un sentiment d’accomplissement occasionnel qui à son tour favorise l’avancement du projet annuel. Procéder ainsi permet par ailleurs d’ajuster beaucoup plus facilement le tir et les échéanciers lorsqu’un projet dévie de ses objectifs premiers.

4. Lister les principales actions pour identifier les grands projets

Une fois les objectifs de votre plan de projet annuel clairement définis, vous devez dresser la liste des actions à réaliser. Celles-ci sont en réalité des mini-projets ou initiatives dont la réalisation contribue à l’atteinte du but annuel. En faisant un classement des actions par priorité, vous pourrez aisément mettre en avant les actions les plus urgentes ou celles qui concourent le plus à l’atteinte de l’objectif visé en fin d’année.

Durant cette phase, vous devez rester bref pour éviter que le plan de projet annuel ne perde en lisibilité. Gardez à l’esprit que ce document doit servir de référence pour tous les collaborateurs concernés. La description du contenu de chaque action doit donc être concise.

5. Décomposer les grands projets en étapes individuelles

Une fois les principales actions précisées, vous pouvez découper chaque mini-projet en différentes étapes. Il est essentiel de ne rien oublier, c’est pourquoi vous devez citer toutes les tâches possibles et imaginables. Une bonne astuce pour réaliser efficacement ce travail est de vous demander ce que vous nécessitez pour réaliser une mission spécifique et ce que cette dernière implique à son tour.

Durant cette étape, vous n’avez pas forcément besoin de lister les tâches par ordre parfaitement chronologique. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour décomposer chaque étape en tâches pertinentes. Ce logiciel vous permet de suivre tous les projets de votre entreprise en même temps afin de bien appréhender leurs dépendances.

6. Établir la chronologie et le planning pour assurer le respect des délais

Pour les différentes tâches, vous devez établir une temporalité. Il s’agit de la durée prévue pour la réalisation et le deadline. Certaines missions peuvent aussi être répétitives : de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle… Pour que vos collaborateurs soient pleinement productifs dans le temps alloué, précisez toujours la durée et la récurrence.

En utilisant le planificateur de projet annuel Bitrix24 pour créer des tâches et sous-tâches, vous pouvez fixer des dates de début et de fin, et préciser la récurrence des actions. Ce logiciel d’automation agence les actions entre elles et vous évite de devoir créer une mission récurrente plusieurs fois.

7. Identifier les ressources nécessaires pour définir le budget

La gestion de projet implique l’utilisation de divers moyens : humains, financiers, matériels et techniques. Vous devez détailler les modalités de mise en œuvre des tâches pour leur bonne réalisation. Cela permet aux responsables de la tâche de rester dans le budget et les moyens fixés initialement, sans dépasser les prévisions.

Connaissant la quantité de ressources à utiliser, il est plus facile de les affecter de façon optimale. Pour réussir cette phase et allouer un budget optimal à chaque action, vous devez définir les contraintes de disponibilité ou de charge maximale propres à chaque ressource.

8. Établir la liste des participants et les rôles pour définir les responsabilités

La réalisation d’une mission implique un ou plusieurs collaborateurs. Vous devez dès lors les identifier et les inscrire dans le plan de projet annuel. Sur Bitrix24, vous pouvez inclure un responsable pour chaque action, c’est-à-dire la personne en charge de la supervision, ainsi que des participants qui vont intervenir dans leur réalisation.

La délégation des tâches se fait selon les forces et les faiblesses. Attribuez des responsabilités uniquement à un collaborateur qui possède les compétences nécessaires pour cette mission car c’est lui qui va veiller à sa bonne mise en œuvre, et ce, dans le respect des conditions et des délais préalablement définis.

9. Ajouter les critères de réussite pour évaluer l’atteinte des objectifs

Afin de vous assurer que les résultats des actions sont bien conformes aux intentions de départ, vous devez définir des critères de réussite. Lorsque le résultat attendu est relié à une valeur précise ou un indicateur de performance, cela permet d’avoir un point de comparaison.

Si l’une des actions à mener consiste à réduire de moitié le nombre de réclamations chaque trimestre pour améliorer l’expérience client, son critère de réussite peut tout simplement correspondre à la quantité de requêtes initiales divisée par deux.

En utilisant Bitrix24, les données seront collectées dans le CRM intégré et présentées en temps réel à travers le tableau de bord. Peu importe les types d’actions qui figurent dans votre plan de projet annuel, vous pourrez définir des KPIs pertinents.

10. Instaurer un processus de suivi pour veiller à la productivité des collaborateurs

Il est essentiel de garder une vue d’ensemble sur le plan de projet annuel pour vous assurer que les étapes sont réalisées et que vos équipes disposent de toutes les ressources et compétences nécessaires pour mener à bien leurs missions. Hormis les tableaux de bord disponibles en temps réel, le suivi doit se réaliser à travers des rapports internes et des rencontres régulières.

Les réunions sont les opportunités de rassemblement pour reconnaître les réussites des collaborateurs et les récompenser. Cela permet aussi de comprendre pourquoi une tâche a été mal réalisée et les raisons pour lesquelles votre équipe a pris du retard. Vous pourrez aussi déterminer les mesures correctives à adopter pour vous améliorer.

11. Prévoir des plans d'urgence pour faire face aux risques

Les plans d’urgence se présentent comme une stratégie à suivre en réponse à des événements exceptionnels ou critiques qui pourraient compromettre votre plan de projet annuel. Pour les concevoir, vous devez dresser la liste de toutes les potentielles menaces, les évaluer selon leur gravité et leur probabilité, et identifier les dangers majeurs.

Décrivez les différents risques et réfléchissez avec votre équipe sur les actions à entreprendre si la menace devenait réelle. Il est essentiel de préciser les déclencheurs de la mise en œuvre du risque, l’intervention immédiate requise, les personnes à tenir informées, les responsabilités clés et, si nécessaire, la chronologie de l’intervention.

12. Entretenir le plan de projet tout au long de l’année

Un bon calendrier de projet annuel est conçu pour s’adapter aux enjeux qui se présentent au cours de l’année et aux changements dans l’environnement externe et interne de l’entreprise. C’est pourquoi vous devez veiller à ce que votre planning soit agile et souple. Les mesures, objectifs généraux et priorités peuvent changer à tout moment.

Vous devez constamment ramener ce document au cœur des préoccupations des collaborateurs pour rendre ces derniers responsables des mesures qu’ils se sont engagés à prendre. Pour ce faire, vous pouvez notamment utiliser un calendrier de projet partagé qui va permettre à tous les membres de votre équipe de rester sur la même longueur d’onde.