Comment créer un plan de communication pour la gestion du projet

Lorsque vous démarrez un projet, la première chose à faire est de créer un plan de projet. Un plan de projet est un document conçu pour contrôler l’exécution du projet. En termes plus simples, un plan de projet définit des tâches, des jalons et des livrables et aide à assigner des personnes à chaque tâche. De nombreuses données et efforts sont nécessaires à la création d'un plan de projet. Pourtant, un plan de projet n’inclut pas une chose qu’elle peut mettre en péril l’ensemble du projet.

La communication est une partie importante de chaque projet mais, comme cela arrive souvent, les deux parties impliquées dans le projet - le client et l’entrepreneur - supposent que toutes les deux sont intéressées à la réussite du projet. Ce n'est pas toujours le cas. Bien que l’entrepreneur assume une énorme responsabilité dans l’exécution du projet, les clients ne réalisent souvent pas à quel point leur apport est important. Un plan de communication du projet aide l'entrepreneur à impliquer le client, tout en fixant les normes et la fréquence des communications qui fonctionnent pour les deux parties.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Un plan de communication de projet est un document qui définit quand, comment et quel type d’informations sont partagés avec les parties prenantes et quelle contribution est attendue de leur part. Pas tous les projets ont pas besoin d’un plan de communication. Les projets à grande échelle impliquant de multiples parties prenantes rencontreront probablement des problèmes si les parties prenantes ne sont pas complètement engagées dans la construction des grands schémas de communication. En revanche, les petits projets impliquent un nombre limité de parties prenantes et des schémas de communication simplifiés, alors un plan de communication de projet serait redondant.

La chose la plus importante à comprendre d'un plan de communication est que son objectif principal est d'amener tout le monde sur la même longueur d’onde. En tant qu'entrepreneur, vous avez la garantie d'une réponse rapide, ce qui vous permet de faire avancer le projet, tandis qu'en tant que client, vous disposez d'un plan de communication clair vous permettant de planifier d'autres activités et projets. Enfin, un plan de communication du projet est bénéfique pour les deux parties.

Pourquoi créer un plan de communication du projet ?

En plus de garder tout le monde au courant, voici quelques avantages d'un plan de communication du projet :

• Élimine les communications inutiles
  Tout le monde déteste les réunions et les vidéoconférences excessives qui n’apportent aucun résultat. Un plan de communication du projet établit exactement la quantité de contacts nécessaire pour le projet et évite de perdre du temps à tout le monde.
• Construire de meilleures relations
  Un plan de projet consiste à produire un travail de qualité, un plan de communication consiste à maintenir les liens. Aucun projet ne peut survivre sans une compréhension claire des attentes. Un plan de communication du projet vous aide à définir les attentes et à fournir un niveau élevé de service de communication.
• Séparer le bon grain de l'ivraie
  Il y a beaucoup de communication en cours autour du projet, mais il n'est pas nécessaire qu'elle soit entièrement transmise au client. Vous ne voulez pas submerger le client d’informations et retarder la prise de décision. Un plan de communication du projet vous aide à déterminer quelles informations doivent impérativement être transmises au client et quelles informations peuvent rester au sein de l'équipe.



Comment créer un plan de communication du projet ?


Il n'y a pas de règles exactes pour la création d'un plan de gestion de projet, mais voici quelques orientations générales :



1. Définissez vos objectifs

Avant de commencer à créer un plan de communication, vérifiez en premier lieu si vous en avez besoin. Comprendre vos objectifs vous aidera à déterminer comment un plan de communication de projet s'inscrit dans le cadre plus général du projet. Vos objectifs peuvent être : tenir les parties prenantes informées des besoins du projet, offrir des possibilités de recueil de retours, fournir des commentaires et des explications pour accompagner des livrables du projet.




2. Complétez les préférences d'information et de communication des parties prenantes

L'étape suivante consiste à lister toutes les parties prenantes, leurs informations de contact, à enregistrer leurs préférences en matière de communication et leur disponibilité. Cette partie du plan de communication du projet vous aidera à déterminer qui est impliqué dans le projet du côté client et quelle implication est nécessaire de la part de chaque partie prenante. Vous voudrez peut-être également écrire vos commentaires personnels auprès de chaque intervenant - ceux-ci garantiront une approche personnalisée et vous aideront à offrir une expérience client exceptionnelle.




3. Faites une liste de ce qui sera partagé

Certaines informations resteront toujours internes, telles que les discussions entre les membres de l'équipe et le statut des sous-tâches. Et puis, vous devez partager des informations avec le client, telles que le calendrier du projet et le budget, l'état des tâches, les jalons et les demandes d'informations émanant du client. Vous devriez avoir une compréhension complète de chaque type d’information et la lister dans votre plan de communication du projet, en précisant ce qui sera partagé et pourquoi ce type d’information est important.




4. Créer une liste de types de communication

Les types de communication varient des réunions hebdomadaires aux courriels quotidiens. Lorsque vous créez une liste, réfléchissez aux types de communication qui vous aideront à tenir les parties prenantes informées, par opposition à la création de chaînes de communication inutiles pour montrer au client que vous êtes occupé à travailler sur le projet. Décrivez chaque type de communication en détail : Qu'implique chaque type de communication ? Quel type de contribution est attendu des parties prenantes ? Comment l'information sera livrée ? Quelles sont les actions de suivi ?




5. Définir les outils et les canaux de communication

Enfin, vous ne voudriez pas que le client se perde dans la multitude de canaux de communication. Parmi les outils de gestion de projet, boîte de messagerie client, les discussions et les messagers, choisissez les canaux qui fonctionnent à la fois pour vous et pour le client. Il est préférable que le projet dispose d’un espace dédié où toutes les informations sont partagées. Généralement, cet espace dédié est un outil de gestion de projet. Avant de commencer à travailler sur le projet, assurez-vous de bien expliquer au client comment l'outil de gestion de projet est configuré et quel type de participation du client est attendu. Les informations sur l'outil de gestion de projet utilisé par l'équipe doivent également être incluses dans le plan de communication du projet.




En conclusion

Votre travail en tant que chef de projet ne s’arrête pas une fois le plan de communication du projet est terminé. Vous devez présenter le plan au client et le faire accepter. Même si le client accepte le plan, cela ne signifie pas automatiquement qu'il va le suivre. En tant que chef de projet, vous devez constamment rappeler au client qu’il est indispensable de respecter le plan de communication du projet, pour que le projet se déroule sans obstacles. Cependant, même dans une situation parfaite où les deux parties comprennent leurs responsabilités et sont enthousiastes à l'idée de travailler sur le projet, un plan de communication approuvé fournit un témoignage supplémentaire du dévouement du client à la réussite du projet.

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