Que rechercher dans un outil de gestion de votre activité en ligne ?

1. La gestion optimale du temps

Que vous soyez entrepreneur ou salarié, vous connaissez certainement la célèbre règle selon laquelle le temps vaut de l’argent. Un bon outil de gestion peut vous aider à en gagner. Il doit vous permettre de comptabiliser le temps consacré avec vos collaborateurs par projet. Cela permet au responsable de facturer chaque minute de travail au client, tandis que l’employé peut juger ses performances professionnelles.

Grâce aux outils de gestion de temps comme Bitrix24, vous pouvez évaluer les heures passées sur chacun de vos projets, pour ensuite organiser votre horaire et gagner en efficacité. Le gain de temps est aussi facilité par la conception de cette plateforme de collaboration à distance. Tous les outils de gestion de votre activité en ligne sont regroupés en un seul endroit, depuis l’envoi de factures au suivi des dépenses en passant par le management des données clients. Plus besoin de rentrer les mêmes informations dans plusieurs logiciels.

2. La simplification du travail d’équipe

Au-delà de la gestion optimale du temps, un outil de gestion de projet efficace doit se présenter sous un support unique pour gérer l’ensemble des projets de votre entreprise. Sa mission principale consiste à optimiser la communication entre les acteurs. En favorisant, avec sa logique de simplicité, les interactions au sein de votre organisation, cette plateforme crée un véritable environnement de travail collaboratif.

Sur Bitrix24 par exemple, lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, elles peuvent s’organiser en forums de discussions et coordonner les documents afin de mener à bien leur mission dans les temps. Par ailleurs, cet outil de management de projet gratuit possède un véritable réseau social interne.

Ses diverses fonctionnalités intégrées sont conçues pour répondre à la majorité des besoins liés au suivi de votre structure. Selon la taille de votre société, vous pouvez même souscrire à la version cloud ou sur site à des prix avantageux.

3. Les rapports d’affaires

Un autre aspect à rechercher dans un outil de gestion d’entreprise c’est l’étendue du champ d’action. Le meilleur logiciel de management intégré doit couvrir une grande partie des champs d’activités de votre organisation, vous offrant alors une vue d’ensemble stratégique sur votre travail en ligne.

Sur un CRM analytique gratuit comme Bitrix24, vous pouvez non seulement rapidement évaluer la santé de votre entreprise, mais aussi effectuer des études plus poussées. Cet outil de gestion de projet vous permet par exemple d’analyser votre chiffre d’affaires, votre trésorerie, les taux de conversion et la vitesse des ventes pour n’en citer que quelques-uns.

Grâce à ces analyses détaillées sur les projets et l’allocation des ressources, vous pouvez identifier vos points forts et les aspects à améliorer afin de parfaire, si nécessaire, votre stratégie commerciale.

4. La mobilité de la solution

Pour une gestion du projet efficace, tous vos collaborateurs doivent non seulement pouvoir interagir, mais surtout échanger le plus rapidement possible, au risque de ralentir tout le processus. C’est pour cette raison que vous devriez sélectionner un outil de management de projet gratuit compatible avec tous les ordinateurs et supports nomades.

En choisissant l’application mobile Bitrix24, cela vous fait un souci de moins à régler, surtout que cette dernière vous donne accès à toutes les fonctionnalités. Sachez que la plupart des outils de gestion d’entreprise proposent une version mobile, mais la grande partie des options disparaît lorsque vous ouvrez l’application smartphone. 

5. La sécurité des données

L’outil de gestion en entreprise est souvent développé en mode Saas et accessible en ligne. C’est pourquoi les propriétaires de ces logiciels doivent tout mettre en œuvre pour délivrer un service fiable et sécurisé pour votre business. Vous devriez pouvoir stocker vos données et autres fichiers confidentiels en toute tranquillité.

Sur Bitrix24, vous pouvez par exemple configurer une authentification en deux étapes pour un nouveau téléphone. Et si vous veniez à perdre ou casser votre smartphone, l’administrateur peut désactiver temporairement cette option.

6. Les documents professionnels

La gestion de la paperasse représente un problème que vous pouvez très bien régler en utilisant un logiciel de management en ligne gratuit avec fonctionnalités de facturation intégrées. Depuis votre ordinateur ou votre mobile, vous avez la possibilité de transmettre un devis ou une facture personnalisée à un client ou prospect.

Grâce à l’option de gestion des documents de Bitrix24, vous pouvez aussi créer un document, le retoucher hors-ligne, effectuer une synchronisation avec le lecteur et consulter l’historique des modifications. Elle est révolue cette époque où vous deviez passer des heures devant l’écran pour réaliser vos propres modèles de devis Word.

7. Le suivi, l’évaluation et le reporting

Les meilleurs outils de gestion d’entreprise ne vous permettent pas seulement d’organiser le travail et d’attribuer les responsabilités. Vous devez aussi pouvoir contrôler l’avancement des projets grâce à des tableaux de bord, afin de vérifier le respect des délais précisés par l’entreprise et l’atteinte des objectifs.

Sur Bitrix24, chaque collaborateur peut visualiser son planning, ses buts et les échéances importantes à tenir. C’est un véritable outil de gestion, de pilotage et de gouvernance. À travers les tableaux de bord, les responsables bénéficient d’une vision claire et précise de la progression à l’aide d’indicateurs clés ou KPIs.

Avec ce type d’outil de gestion, vous avez l’assurance d’effectuer les meilleurs choix, au bon moment, pour votre activité en ligne. De même, la restitution des informations a lieu en temps réel, ce qui permet aux collaborateurs et groupes de travail de prendre des décisions avisées, sur la base de données fiables. Enfin, Bitrix24.Market intègre de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter aux besoins précis et au métier de votre entreprise.