Organiser une conférence virtuelle en 15 étapes

Les événements virtuels sont devenus tendance avec les progrès technologiques et le changement dans la dynamique de communication avec le public. Il faut dire que l’organisation d’une conférence virtuelle évite notamment les multiples défis liés à l'organisation d'un événement dans un endroit physique (embauche de personnel, réservation d’un local adéquat, pauses café, coûts liés à l’hébergement des invités et autres). Dans cet article, découvrez comment organiser une conférence digitale avec brio en 15 étapes.

1. Définir vos objectifs

D’entrée de jeu, il est important de définir clairement ce que vous attendez d’un tel événement. Organiser des évènements virtuels peut en effet vous servir :

• à renforcer votre autorité en ligne : organiser une conférence virtuelle peut vous aider à vous faire connaître, à vous imposer comme une référence ou une source d’informations pertinentes. Vous gagnerez ainsi en visibilité.
• à gagner de l’argent : en facturant une entrée payante pour participer à la conférence, ou en vendant de l'espace aux annonceurs par exemple, etc.

2. Préparer le contenu de votre conférence

Organiser un événement digital, c’est aussi planifier son déroulé en préparant le contenu à proposer. Il faut tenir compte de vos cibles, de votre objectif, mais aussi de ce que propose la concurrence, pour être sûr de trouver une thématique très peu abordée, ou un volet d’un sujet brûlant qui peut différencier votre positionnement.

3. Choisir une date appropriée

Le choix de la date doit notamment tenir compte de la disponibilité de vos conférenciers invités, mais aussi des préférences de votre public cible. Une bonne gestion de conférence numérique passe par le choix d’une date permettant à tous de bien se préparer, et de promouvoir suffisamment l'événement.

4. Choisir les bons conférenciers

Pour organiser une conférence avec succès, il est important d’inviter des experts de la thématique que vous pensez aborder. Il faut solliciter des professionnels confirmés et reconnus dans leur domaine, qui ont l'expérience et la capacité de traiter avec le public, dans l'environnement numérique, pour apporter une valeur ajoutée à votre événement. Associer des spécialistes de renommée internationale vous aidera par ailleurs dans la promotion de votre conférence.

5. Définir l’ordre de passage des conférenciers et les aspects à aborder

Le problème ne se pose aucunement dans le cas où seul un conférencier est invité : il suffit de s’en tenir au plan de la présentation. Par contre, si plusieurs experts sont attendus, il faut définir un ordre de passage et spécifier pour chaque intervenant les points à aborder et éventuellement le temps alloué à chaque intervention.

6. Planifier des répétitions

Des séances de répétition vous éviteront de perdre inutilement du temps dans le déroulement de votre conférence le jour J. Les répétitions vous donneront déjà une idée des difficultés éventuelles auxquelles vous pourriez être confrontés. Vous pouvez ainsi anticiper et réfléchir à des solutions.

7. Bien choisir votre plateforme d’hébergement

Pour bien organiser une conférence digitale, il faut s’assurer de sélectionner une plateforme qui offre la stabilité nécessaire pour supporter un grand nombre de participants simultanément, et qui propose un support technique rapide et efficace.

Misez aussi sur une plateforme d’hébergement remplissant les conditions nécessaires pour que votre marque génère des revenus de la conférence (possibilité d'inclure de la publicité in-stream par exemple, pour attirer des sponsors et monétiser l'événement). Les plateformes proposant des options d’insertion d’éléments interactifs (quiz, les questions-réponses et les sondages) dans l'événement doivent être priorisées.

S’il s’agit d’organiser une conférence virtuelle uniquement à l’échelle de l’entreprise, (collaborateurs intervenant à distance), Bitrix24 est un des outils les mieux indiqués. Vidéoconférences, intranet, chat et autres outils de communication interne, calendriers, partage de documents, gestion de tâches… toutes ces fonctionnalités y sont intégrées. Intuitif, gratuit, disponible en français et personnalisable, Bitrix24 vous permet une expérience unique en termes de communication interne.

8. Assurer un accès à internet de qualité

L’accès à une connexion internet de qualité reste un des plus gros challenges quand il faut organiser une conférence en ligne. Idéalement, vous devrez solliciter les services d’un fournisseur d’accès internet de haut débit, et vous assurer d’avoir un abonnement valide pendant la période de la conférence. 

9. Trancher entre le direct et le pré-enregistrement

La diffusion en direct se révèle beaucoup plus efficace pour remplacer les présentations et les sessions physiques. Les sessions pré-enregistrées par contre peuvent manquer d’engagement en temps réel, bien que cela soit compensé en valeur de production (possibilité d’être améliorées). A vous de voir ce qui vous convient le mieux.

10. Prévoir des équipements vidéos de qualité

Organiser une conférence virtuelle, c’est aussi prévoir pour chaque conférencier des équipements fiables. Ceci inclut des trépieds, une caméra vidéo numérique, des écrans de retransmission avec haut-parleurs, un équipement d’éclairage approprié, et un microphone, entre autres.

11. Promouvoir la conférence

Une fois les préalables précédents réunis, la promotion de la conférence peut-être lancée, notamment par une campagne marketing par e-mail. Vous pouvez également intégrer la promotion de la conférence dans votre stratégie de marketing de contenu, avec des posts sur des sujets liés au thème, à publier sur vos réseaux sociaux ou votre site. Et si vous n’en disposez pas encore, pensez à créer votre site web avec Bitrix24.

12. Planifier une assistance client solide

Organiser une conférence, c’est s’assurer que les participants comprennent toute la logistique de l’événement, savent quand et où accéder aux sessions, quand consulter les enregistrements disponibles. Prévoyez des liens de navigation vers des informations clés dans des zones évidentes du site Web de l’événement.

13. Élaborer un budget réaliste

Achat du matériel, connexion internet, location d’une plateforme en ligne, rémunération des conférenciers, ce sont autant de dépenses qui doivent être estimées de façon réaliste en prélude à la conférence.

14. Rechercher des sponsors

Pour monétiser votre évènement, recherchez des sponsors auxquels votre marque pourrait s’associer. Élaborez une liste des entreprises offrant des produits ou services affiliés au sujet de la conférence. Organisations gouvernementales ou de réglementation, organismes à but non lucratif traitant de questions similaires, vérifiez parmi toutes ces structures celles qui peuvent parrainer votre évènement, et proposez-leur un partenariat.

15. Prévoir des outils pour un point post-conférence

Organiser une conférence, c’est aussi se projeter sur l’avenir en prévoyant des outils pour savoir combien de spectateurs il y a eu du début à la fin, le nombre de réponses aux sondages lors de la conférence, etc. En analysant ces données, vous aurez une bonne idée du succès de l'événement, et vous pourrez prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats à l'avenir.