6 conseils pour gérer les équipes hybrides efficacement

Encadrer les employés à la fois en télétravail et sur site est devenu une véritable tendance dans les entreprises. Cela offre de nombreux avantages, comme la réduction des trajets domicile-travail et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Gérer des équipes hybrides implique toutefois des enjeux comme lutter contre l’épuisement professionnel et maintenir le sentiment d’appartenance des employés.

Pour que votre entreprise gagne en performance, vous devez adopter des méthodes qui favorisent la productivité et le bien-être des collaborateurs. Voici le top 6 des meilleures pratiques pour gérer des équipes hybrides en 2022.

1. Instaurer la confiance et l'inclusion, un must en gestion d'équipe hybride

Instaurer la confiance et l'inclusion est un enjeu clé lorsqu’il s’agit de gérer des équipes hybrides. Vous devez être reconnu crédible aux yeux de vos collaborateurs et créer un climat dans lequel chaque membre de l’équipe fait confiance à ses collègues. C’est une qualité inestimable pour tout manager hybride.

Lorsque les membres de l’équipe ne vous font pas suffisamment confiance en tant que leader, cela impacte sur l’ambiance de travail et sur la productivité. Il en est de même si certains collaborateurs ont la sensation d’être exclus du groupe.

Astuces pour un environnement de travail hybride plus inclusif

Pour établir des relations inclusives, harmonieuses et efficaces dans votre lieu de travail hybride, vous devez :

• Planifier vos réunions virtuelles en vous assurant que la majorité des membres de votre équipe est disponible
• Organiser des rencontres individuelles de suivi de projet
• Impliquer les collaborateurs lors des réunions pour leur offrir l’occasion de se mettre en valeur
• Favoriser le partage d’idées pour que chaque membre puisse comprendre le ressenti des uns
• Poser les questions ouvertes et pertinentes afin d’engager un échange fructueux et positif
• Déterminer avec vos employés le type de suivi attendu et la fréquence idéale
• Permettre à tous vos employés de parfaire leur formation technique afin qu’ils puissent être à l’aise avec l’évolution des outils technologiques.

Conseils pour instaurer la confiance dans les équipes à distance

Diriger des équipes hybrides implique à la fois d’avoir confiance en soi et d’être une personne de confiance pour pouvoir gagner la confiance des autres. Vous devez dès lors :

• Savoir reconnaître vos erreurs et en prendre la responsabilité
• Déléguer et donner des responsabilités à votre équipe pour favoriser leur autonomie
• Mettre davantage l'accent sur ce que vos employés produisent et leurs livrables que sur la manière dont ils s'y prennent
• Faire preuve de reconnaissance en montrant à vos collaborateurs que vous appréciez les efforts fournis et les résultats obtenus
• Rester disponible pour chaque membre de votre équipe afin qu’ils sachent qu’ils peuvent toujours compter sur vous
• Créer une cohésion au sein de votre équipe en encourageant vos équipes hybrides à mieux se connaître et à mieux vous connaître
• Adopter un ton positif et optimiste dans vos discussions orales et écrites
• Savoir tenir vos promesses et vos engagements.

2. Mettre en place une communication efficace pour bien gérer des équipes hybrides

Offrir une expérience employé agréable implique de veiller à ce que les bonnes personnes disposent des bonnes informations, peu importe leur lieu de travail ou leur mission. Dans un environnement de travail hybride, les employés exigent plus d’attention et de réactivité pour avancer dans leurs tâches et gagner en productivité.

En matière de communication, les meilleures pratiques pour gérer des équipes hybrides en 2022 incluent :

• L’adoption de l’intranet social pour minimiser l’impact de la distance
• L’optimisation de la communication interne pour que chaque collaborateur ait les mêmes informations et se sente concerné par les actualités de l’entreprise
• L’encouragement des collaborateurs à partager et à proposer de nouvelles manières de partager
• La création de groupes qui constituent un espace de partage sécurisé où les employés peuvent collaborer sur des projets et prendre part à des conversations
• La centralisation des communications dans une plateforme de collaboration en ligne accessible à tous et intégrant le reste des outils professionnels.

Vous devez par ailleurs configurer des hubs de communication informels pour les employés distants et au bureau. Une bonne astuce consiste à réserver un espace dédié et à l'équiper d'un portail vidéo « permanent ». Cela favorise la camaraderie, permettant la communication informelle entre les membres de l'équipe au bureau et ceux distants durant les heures de travail partagées.

Au-delà des outils de visioconférence et des plateformes de partage indispensables pour collaborer avec une équipe hybride, les compétences en communication méritent une attention particulière. Lorsque vous vous exprimez de façon virtuelle, il est nécessaire de prêter davantage attention à votre ton. Vous devez notamment expliquer le contexte et avoir conscience de la manière dont un sujet doit être abordé. Cela augmente les chances que vos textes ou e-mails soient bien compris.

3. Favoriser la concentration et la responsabilisation des équipes hybrides

Il arrive que les collaborateurs se perdent entre plusieurs outils de travail en ligne ou se laissent distraire par les réseaux sociaux. L’organisation et le sens de la responsabilité sont de ce fait des qualités essentielles lorsqu’on évolue dans un environnement de travail hybride. Que ce soit au niveau des horaires de travail ou de leurs objectifs, il est important que les employés soient encadrés.

Afin de remédier aux problèmes de distraction, vous devez :

• Trouver un équilibre entre les différents canaux de communication pour optimiser leur utilisation. Les e-mails et outils de visioconférence peuvent empêcher vos collaborateurs de se concentrer plus d’une heure d’affilée sur une même tâche.
• Adopter le mode de communication asynchrone à travers les applications de chats. Cela permet de limiter autant que possible les situations où deux collègues doivent se connecter en même temps à une heure précise.
• Automatiser des tâches comme la planification de réunions. Cette autre astuce efficace pour gérer des équipes hybrides permet à tous les collaborateurs de vérifier les disponibilités de chaque membre à travers le calendrier partagé.

Pour ce qui est de la responsabilisation, elle est essentielle pour économiser du temps en tant que manager. Vous devez en effet endosser d’autres responsabilités au lieu d’employer votre énergie à contrôler et à donner des directives très précises. Gérer des équipes hybrides signifie construire activement un alignement plutôt que transmettre des ordres. Montrez le chemin et soyez souple. Les travailleurs répartis dans différents lieux doivent quant à eux faire preuve d’autonomie.

4. Créer une culture d'équipe forte pour une gestion d'équipe hybride efficace

La culture d’entreprise constitue la somme des valeurs qui forgent et animent votre entreprise. Elle détermine la manière dont les décisions sont prises, le mode de travail, les relations entre employés, et s’étend parfois à l’apparence de vos bureaux.

La culture d’entreprise en présentiel est propice aux communications informelles “près de la machine à café” entre collègues. Cela favorise le lien social essentiel pour la motivation des employés. Lorsqu’une partie de vos collaborateurs doit travailler à distance, il faut trouver le moyen de recréer cette ambiance positive.

C’est pourquoi créer une culture d’entreprise forte est une des meilleures pratiques pour gérer des équipes hybrides en 2022. Pour ce faire, vous devez :

• Vous appuyer sur des comportements fédérateurs et exemplaires : les dirigeants et gestionnaires de votre entreprise sont ceux qui donnent le ton par leur façon de travailler, d’interagir, par leurs responsabilités et leurs prises de décisions.
• Bien intégrer vos nouveaux talents : les nouvelles recrues non imprégnées de votre culture d’entreprise ont besoin de se familiariser rapidement avec votre ADN. Ils pourront dès lors se comporter en accord avec vos valeurs.
• Organiser des temps forts de rassemblement physiques et virtuels : ce peut être des rendez-vous réguliers avec vos équipes pour présenter à tous les progrès ou des activités de team building pour que les coéquipiers puissent lâcher prise.
• Instaurer une véritable culture du feedback : cela favorise des dialogues constructifs au sein d'équipes en remote et en présentiel.

5. Adopter un mode de travail axé sur les objectifs pour engager les collaborateurs

Les collaborateurs qui estiment que leur travail ne contribue pas à la mission de l’entreprise sont plus susceptibles de quitter leur emploi, même s’ils bénéficient des nombreux avantages du télétravail. Une bonne façon de gérer des équipes hybrides est de les aider à redécouvrir le but de leur travail.

Pour ce faire, vous devez :

• Vous assurer que chaque tâche et chaque projet sont axés sur la mission globale de l’entreprise
• Donner à tous les membres de l'équipe un aperçu de ce qu'ils doivent accomplir et du rendement prévu pour le projet
• Encourager les collaborateurs à poser des questions et à faire des suggestions pour savoir s'il y a des différences dans les attentes
• Indiquer les dates de livraison et préciser comment l'avancement des tâches doit être surveillé
• Prévoir un meeting one-on-one régulier pour discuter avec chaque employé de son travail quotidien, de ses défis et de ses objectifs d'évolution
• Affecter les missions dans le logiciel de gestion de tâches et projets
selon les compétences et préférences de chaque collaborateur pour des résultats de meilleure qualité.

Cette manière de gérer des équipes hybrides permet de développer le sentiment de fierté chez vos collaborateurs, étant donné la cohérence entre leurs valeurs professionnelles et personnelles. C’est cette fierté qui les motive à demeurer dans l’entreprise pour bâtir quelque chose qui a du sens et à donner le meilleur d’eux-mêmes, peu importe où ils se trouvent (travail à domicile ou en présentiel). Ils font dès lors constamment des efforts supplémentaires pour atteindre leurs objectifs et contribuer au succès de l’entreprise.

6. Prévenir l'épuisement professionnel pour diriger des équipes hybrides saines

Le travail à domicile peut considérablement affecter le bien-être physique et mental, puisqu’il brouille les limites entre domicile et travail. Pour éviter que cette situation ne conduise à l’épuisement professionnel, vous devez investir dans des programmes et outils dédiés au bien-être.

Ces solutions permettant de gérer des équipes hybrides plus saines ne sont pas forcément coûteuses ni compliquées. Il peut s’agir de :

• Faire de simples recommandations pour mettre en place un cadre de travail à domicile efficace
• Aménager du temps chaque semaine pour que les équipes puissent discuter de sujets sans rapport avec le travail
• Rester attentif aux signes avant-coureurs, comme le manque de communication, les deadlines non respectés et la baisse d'intérêt pour les missions
• Faire preuve d’empathie et vous ouvrir aux membres de vos équipes pour leur donner l’occasion de se confier
• Offrir de la flexibilité dans le travail et adopter une approche personnalisée pour faire face aux facteurs de stress, comme les défis liés à la garde des enfants
• Créer une base de connaissances dédiée au stockage et au partage de contenu statique comme les politiques et recommandations de l’entreprise sur le bien-être.