Comment réaliser les projets dans les délais impartis : 7 conseils et astuces

Vous constatez que vos projets prennent souvent du retard ? Eh bien, vous n'êtes pas le seul.

Si vous ne disposez pas de tout le savoir-faire et de l'expérience nécessaires pour mener à bien vos projets dans le respect des délais impartis, il est tout à fait probable que vous n'y parviendrez pas.

L'équipe de Bitrix24 s'est penchée sur la théorie de la gestion de projet pour réunir 7 conseils et astuces qui aident à respecter les délais des projets. Nous aborderons des solutions à la fois stratégiques et technologiques que vous pouvez immédiatement mettre en œuvre dans votre travail.

1. Définir des objectifs clairs pour le projet avec vos partenaires et les fixer par écrit

Au début de chaque projet, vous devez savoir à quoi ressemblera le résultat final du projet. Organisez une réunion avec vos clients pour vous mettre d'accord sur les objectifs principaux et les objectifs secondaires qui les accompagnent.

Quand toutes les parties prenantes connaissent les objectifs principaux, cela vous permet de clarifier votre mission et de lui donner une direction, ce qui correspond à la première étape de la réalisation d'un projet en temps voulu. Au lieu de vous demander quelles devraient être les prochaines étapes, vous allez commencer vos tâches avec plus de confiance et voir comment elles sont liées aux objectifs généraux.

Ces objectifs doivent être réalistes. En tant que chef de projet, il est facile de faire des promesses excessives lorsque l'on est tenté par une affaire lucrative. Cependant, cette tactique ne fera qu'accroître la pression sur vous et votre équipe et risque de provoquer un scénario désastreux à la fin du projet. Le plus important, c'est de fixer tous ces objectifs dans un outil de gestion de projet.

Vous pourrez ajouter vos clients en tant qu'observateurs à vos visualisations de projet, afin qu'ils puissent comprendre l'ensemble du processus sans pouvoir y intervenir directement. De cette façon, vous aurez toujours une trace écrite de chaque étape réalisée, et vous bénéficierez d'une transparence totale.

Grâce à l'outil de visualisations tel que le tableau Kanban, votre équipe peut également bénéficier d'une aide précieuse. Tout le monde peut avoir une vue d'ensemble, vos objectifs clés étant clairement affichés sur votre gauche. Toutefois, lorsqu'il s'agit d'accomplir une tâche isolée, les membres de votre équipe peuvent se concentrer uniquement sur la fiche de cette tâche et y accorder toute leur attention une fois que celle-ci est terminée. Déplacer une tâche dans la section « terminée » est un excellent moyen de motiver votre équipe, et grâce à la visualisation Kanban ses membres peuvent voir facilement comment ils contribuent à la réussite globale du projet.

2. Établir un échéancier de projet avec des points de contrôle

La définition de délais est l'une des parties les plus importantes du planning. En utilisant des données historiques (que nous examinerons plus en détail dans la suite de cet article), vous êtes en mesure de prévoir la durée de chaque tâche et de préparer une feuille de route pour tout le projet. Mais certains managers oublient l'importance de diviser un projet en sprints de durée plus courte.

Prenons l'exemple d'une campagne de marketing. Elle ne constitue qu'une petite partie d'un projet plus large, et se compose de nombreuses tâches individuelles, telles que les éléments visuels, la création d'e-mails, la diffusion de publicités payantes, et bien plus encore. En rassemblant toutes ces tâches dans un sprint précis, vous pouvez concentrer toute votre énergie pour le terminer dans un délai donné, avant d'évaluer votre travail et de passer au sprint suivant.

Assurez-vous de prévoir une certaine flexibilité dans vos sprints et dans tout le projet. Vous serez sûrement prudent en fixant des délais pour chaque tâche et en prévoyant même du temps pour revoir et corriger, mais dans le monde de la gestion de projet, il existe un million de facteurs externes qui peuvent retarder votre travail.

Les responsables de projet expérimentés savent comment calculer la probabilité de réaliser un projet en respectant les délais et prévoient toujours un peu de marge de manœuvre pour les sprints. De cette façon, si les choses tournent mal, vous pouvez résoudre le problème et continuer à avancer, plutôt que de manquer votre échéance et de laisser votre projet prendre du retard.

Enfin, un dernier conseil sur la façon de terminer un projet à temps : commencer tout de suite. La psychologie suggère que la peur de l'échec est l'une des principales causes de la procrastination, et en être conscient est la première étape d'un projet réussi. C'est particulièrement important pour les entrepreneurs individuels qui n'ont pas le luxe d'avoir des collègues ou une culture de bureau dynamique pour les motiver.

3. Adopter une stratégie de communication et des outils dès le départ

Certes, vous avez défini les attentes avec votre client et élaboré un excellent plan (avec un peu de flexibilité), mais cela ne signifie pas que vous devez débrancher le téléphone et disparaître jusqu'à l'échéance finale. Il est essentiel de bien communiquer pour terminer les projets à temps, mais il faut le faire correctement. Envoyer des messages instantanés et remplir les boîtes aux lettres électroniques des gens avec chaque idée qui vous vient à l'esprit n'est pas une communication correcte. Rédigez plutôt une stratégie de communication à l'intention de vos clients, ainsi qu'une autre pour votre équipe interne. Votre stratégie doit inclure tous les types de communication que vous aurez à gérer, et offrir quelques conseils sur ce qui est acceptable et comment cela vous aidera à terminer le projet à temps. Nous vous proposons ici quelques exemples

3.1 Annonces générales

Lorsqu'elles sont trop souvent envoyées, les boîtes aux lettres électroniques se transforment en un trou noir d'informations qui peut être source de stress. Cependant, les annonces générales sont souvent l'occasion d'envoyer un courriel qui présente une certaine utilité. Pour rendre le message plus utile, activez les accusés de réception afin de savoir si les destinataires l'ont ouvert et ont pris le temps de le comprendre, et demandez-les de ne pas cliquer sur le bouton « Répondre à tous » s'ils ont des questions.

3.2 Travail lié aux tâches

Lorsqu’un projet est hébergé sur le Cloud, il est logique d'inclure toutes les instructions, mises à jour et questions sur la fiche de tâche correspondante dans votre outil de gestion de projet. De cette façon, vous gardez les informations à portée de main, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et évite toute confusion.

Les équipes distantes ont souvent besoin d'une information immédiate lorsqu'elles travaillent sur une même tâche, c'est pourquoi la messagerie instantanée est très utile. Cependant, toute décision importante doit être copiée directement sur votre fiche de tâche.

3.3 Réunions

Plutôt que de discuter de la disponibilité en tête-à-tête pour vos réunions en personne ou par vidéo, vérifiez les calendriers des équipes pour connaître leurs disponibilités. Cela permet à votre équipe de rester concentrée et vous fait gagner beaucoup de temps dans le processus d'organisation. Toutes les personnes concernées doivent recevoir une notification et un agenda, ce qui vous permet de faire en sorte que les réunions soient courtes et ciblées et d'augmenter la probabilité de finir le projet à temps.

En résumé, vous devez vous assurer que tous vos canaux de communication sont opérationnels avant de commencer à travailler. De votre logiciel de gestion de projet et d'appels vidéo aux courriels, à la messagerie instantanée et aux notifications activées, il vous appartient d'avoir les bons outils pour votre stratégie de communication.

4. Rendre vos équipes (et vos clients !) responsables

Pour mener à bien un projet dans les meilleurs délais, vous devez contrôler le déroulement du projet. Mais cela ne veut pas dire que vous devez gérer tous les aspects et stresser votre équipe (et vous-même).

Nous avons mentionné plus haut que vous pouvez inviter vos clients en tant qu'observateurs dans vos tâches. Cependant, la responsabilité est plus qu'une simple observation. Chacune de vos tâches doit avoir un responsable chargé de veiller à ce que vous effectuiez correctement une tâche et à temps. C'est la délégation dans sa forme la plus simple, qui vous aide, en tant que responsable, à avoir une vision plus globale du projet.

La délégation vous donne non seulement un point de contact clair pour chaque tâche, mais elle permet également de garantir un bon suivi du projet. Lorsque votre équipe se charge d'une tâche, elle est fière de son travail, ce qui est un facteur de motivation important et vous permet de terminer les projets dans les délais impartis.

Vous pouvez également demander à vos clients de prendre leurs responsabilités. À condition que votre communication soit professionnelle vous en expliquez l'importance, vous n'êtes pas obligé de traiter vos clients comme des rois. Si vous avez besoin de les dynamiser, expliquez-leur le calendrier du projet et les conséquences de tout retard.

Expliquez clairement qu'il est de leur responsabilité aussi de vous fournir toutes les informations et les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien le projet dans les temps impartis. Tout document manquant, toute réponse lente ou tout changement de dernière minute peut sérieusement affecter vos plans et entraîner des retards.

5. Automatiser ce que vous pouvez

Tout comme vous devez déléguer des tâches pour mener à bien les projets et respecter les délais, vous pouvez aussi rationaliser le travail de vos équipes en faisant recours à l’automatisation. Savoir quelles sont vos options d'automatisation et comment les déployer au mieux peut être un facteur clé de la réussite par rapport à vos concurrents, et vous pouvez utiliser les différentes possibilités d’automatisation pour gagner en flexibilité dans votre agenda.

5.1 Automatisation des flux de travail

Si le suivi manuel de chaque tâche et l'attribution de la suivante vous font perdre du temps, il semblerait qu’automatiser vos flux de travail vous soit bénéfique. Il est plus facile de respecter les délais des projets si vous recevez des notifications relatives aux modifications apportées à vos tâches, plutôt que de dépendre des e-mails ou de la messagerie. Dès qu'une tâche est marquée comme terminée, toutes les personnes concernées reçoivent une notification. Cela signifie que vous pouvez revoir et valider rapidement la tâche, et que la tâche suivante sera automatiquement attribuée.

5.2 Organisation des réunions

La dernière chose que vous voulez faire lorsque vous êtes sous pression est de sauter une réunion récurrente. Évitez ce piège en fixant des réunions récurrentes dès le début de votre projet, afin que chacun puisse organiser au mieux son emploi du temps.Le logiciel de gestion d'agenda partagé se chargera des rappels et préviendra les participants lorsque vous mettrez le planning en ligne.

L’automatisation ne simplifie pas seulement vos processus pour vous aider à réaliser un projet dans les temps impartis, elle élimine également les tâches routinières, ce qui permet à tous les membres de votre équipe de rester motivés et de donner leur maximum.

6. Prévoir des plans de réserve

Si vous voulez être considéré comme quelqu'un de sérieux, vous ne devez pas refuser la responsabilité du non-respect des délais suite aux facteurs ou des personnes externes. Les chefs de projet fiables mettent donc toujours en place des plans de réserve pour faire face à un éventuel problème.

En pratique, cela constitue une grande partie d'un plan de gestion des risques. Commencez par identifier les problèmes potentiels tels que les retards de livraison, les arrêts maladie du personnel ou les risques plus spécifiques liés à votre secteur d'activité. Demandez ensuite à votre équipe (et à vous-même) ses idées sur comment être flexible et réagir pour garder le contrôle de votre projet.

Il est important de ne pas se contenter d'une idée générale. Tout comme vos tâches du plan A, créez des modèles de flux de travail avec des instructions, des délais et des coûts, puis enregistrez-les, pour les utiliser à tout moment.

Concernant le respect des échéances du projet, la planification préalable de plans de réserve vous laissera une marge de manœuvre pour faire face à des circonstances imprévues. Aucun client ne veut entendre des excuses pour expliquer pourquoi vous ne pouvez pas réaliser le projet. Il veut entendre que, malgré les difficultés rencontrées, vous avez été capable de les surmonter sans problème.

7. Réfléchir et évaluer ses progrès

Un logiciel de gestion de projet ayant des capacités d'analyse est un élément fondamental pour calculer les probabilités de respect de délai d'exécution d'un projet. Mettez en place une pointeuse horaire pour mesurer chaque tâche que vous effectuez afin d'obtenir une estimation fiable de la durée de ces tâches. Lorsque la tâche sera terminée, le temps sera enregistré dans votre logiciel pour être analysé.

À la fin de chaque sprint, rassemblez vos données dans un rapport et identifiez les points sur lesquels vous avez pris du retard. Vous devez ensuite vous poser des questions pour trouver la cause profonde. Les instructions étaient-elles suffisamment claires ? Y a-t-il un problème de motivation dans l'équipe ? Avez-vous simplement sous-estimé le temps que prennent les tâches ?

Lorsque votre projet est terminé, vous pouvez procéder à une analyse plus approfondie des performances de votre équipe. En répondant aux questions ci-dessus, vous pouvez apporter des améliorations organisationnelles à votre équipe, proposer des formations spécifiques ou ajuster vos estimations pour rendre vos futurs projets plus efficaces.

Maintenant que vous savez comment réaliser des projets dans les temps impartis, il ne vous reste plus qu'à planifier ! Et la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez faire avancer votre projet rapidement.

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