8 conseils pour des réunions virtuelles efficaces

Les réunions virtuelles efficaces sont très appréciées dans les entreprises dont les équipes travaillent essentiellement à distance. Pour gagner en temps et trouver un créneau horaire qui convient à tout le monde, les groupes de travail en présentiel se tournent aussi vers cette solution. Toutefois, le manque d’interaction personnelle et les problèmes techniques rendent parfois les rencontres virtuelles plus stressantes qu’utiles.

Pour pallier ces difficultés, de nombreuses structures optent pour Bitrix24. Cette plateforme de visioconférence offre un éventail de fonctionnalités pour vous permettre de communiquer, de discuter des projets, des commandes et de négocier avec vos clients. Afin que vous puissiez bénéficier d’une bonne expérience en ligne, voici 8 conseils pour des réunions virtuelles efficaces.

1. Envoyez une invitation pour convier tous les participants à la réunion virtuelle

Que vous organisiez une vidéoconférence, une téléconférence ou un webinaire, l’étape d’invitation est incontournable. Vous pouvez décider de le faire simplement par mail ou à l’aide d’un outil d’agenda. Cette dernière solution vous permet de notifier les participants lors de la création de votre activité en ligne.

À ce propos, le planificateur d’événements Bitrix24 s’avère très pratique pour créer des réunions virtuelles. Sur un formulaire, vous devez préciser le nom, la date et l’heure de l’événement.

En spécifiant les différents participants, l’agenda numérique partagé s’affiche pour vous montrer toutes leurs disponibilités. Vous pouvez alors choisir une heure favorable à tout le monde pour des réunions virtuelles efficaces. Ces derniers reçoivent ensuite automatiquement une invitation, il existe même une option de rappel.

2. Créez et communiquez l’ordre du jour pour organiser des réunions virtuelles efficaces

Rédiger un ordre du jour constitue une étape importante pour la réussite de toute rencontre, même lorsque celle-ci se fait en ligne. Ce document permet à l’organisateur et aux participants de bien se préparer. En plus d’être une ligne directrice, c’est un bon moyen de prendre connaissance de l’état d’avancement des projets de l’équipe et des priorités.

Vous devez énoncer l’objectif principal de la rencontre et l’ensemble des points qui seront abordés afin que tout le monde puisse se concentrer sur les sujets énoncés. Aussi, n’oubliez pas de préciser le temps imparti à chacun d’eux.

3. Fournissez des documents pertinents avant le meeting pour gagner du temps

Si vous souhaitez économiser du temps consacré aux explications durant votre meeting en ligne et minimiser la session de questions-réponses, fournissez des documents pertinents avant la rencontre. L’idéal c’est de donner quelques détails dans le corps de votre mail d’invitation et de choisir des fichiers numérisés pour que leur transmission se fasse rapidement.

Mettre en pratique ces conseils de réunions virtuelles efficaces vous permet de suivre l’ordre du jour sans trop d’interruption. Utilisez une solution comme Bitrix24 Drive pour aisément partager des fichiers volumineux avec vos collaborateurs internes, et même avec des partenaires externes à votre organisation.

4. Créer une ambiance favorable pour encourager tout le monde à s’exprimer

Si vous souhaitez que l’atmosphère soit agréable durant votre réunion en ligne, vous devez donner un coup de pouce aux participants. Sachez qu’il est plus aisé pour les gens de partager et d’être productifs lorsqu’ils sont détendus. Cherchez un moyen de briser la glace pour insuffler de l’énergie, dynamiser l’équipe, instaurer un climat de confiance et même aborder le sujet de la rencontre virtuelle en faisant un détour.

Vous pouvez par exemple demander à chaque participant de dire comment s’est passé son week-end, de partager un fait qui l’aurait rendu plus fier la semaine d’avant ou sa chanson préférée.

5. Humaniser votre rencontre virtuelle pour engager tous les participants

Pour organiser des réunions virtuelles efficaces, vous devez savoir comment susciter de l’engagement chez les participants. Prenez en compte leur expérience, leurs besoins et leurs émotions. En matière de meeting en ligne, l'humain mérite d’être au centre des rencontres, pas seulement la technologie.

Au lieu de passer une heure à défiler du contenu, vous pouvez vous contenter de montrer les données utiles, source d’information et d’engagement pour votre groupe. De même, n’envoyez des invitations qu’aux personnes indispensables à l’objectif de rencontre pour ne pas perdre le temps de ceux qui ne sont pas concernés.

N’hésitez pas à sonder vos collaborateurs pour connaître leur avis sur le projet et leurs attentes. C’est une bonne astuce pour trouver des idées d’activités dignes d’intérêt.

6. Établissez des règles de base pour garder le contrôle sur le cours du meeting

Pour atteindre les objectifs de votre rencontre en ligne, il est essentiel de savoir comment diriger efficacement des réunions d’équipe virtuelles. L’animateur doit s’assurer que tout se déroule convenablement et efficacement. Après avoir amorcé les débats, cadrez les échanges, anticipez les conflits et rassurez-vous que les sujets ne dérapent pas.

Vous devez aussi veiller à ce que l’ordre du jour soit suivi et les temps de parole exploités à bon escient. C’est la raison pour laquelle établir des règles de bases est essentiel pour des réunions virtuelles efficaces. Cela va des règles de prise de parole à la gestion de la caméra.

7. Concentrez-vous sur les sujets importants pour ne pas perdre de temps

Lorsque vous parvenez à créer un climat propice à la communication, les échanges peuvent aisément devenir hors sujet et ne pas apporter de plus-value. Pour des réunions virtuelles efficaces, vous devez veiller à ce que les discussions soient source d’informations pour les participants. À la sortie de la rencontre, tout le monde doit éprouver le sentiment d’avoir appris quelque chose de nouveau.

N’imposez pas à vos collaborateurs de rester pendant des minutes à écouter des problèmes mineurs qu’ils peuvent aisément résoudre en consultant votre base de connaissances sur Bitrix24 ou en allant sur Google. Et s’il arrive que l’objectif de la réunion soit atteint avant l’heure fixée, ne remplissez pas le temps restant juste pour le plaisir.

8. Adoptez les bons outils pour encourager la participation de tout le monde

De nombreux outils innovants favorisent la tenue de réunions virtuelles efficaces. Choisissez une solution qui convient aux spécificités de vos meetings en ligne, car les options varient d’une plateforme à une autre.

Vous avez par exemple des fonctionnalités comme la messagerie texte, audio et/ou vidéo, le partage et commentaire des documents en simultané, le vote à distance, le sondage en ligne, le whiteboard virtuel et plus encore.

Pour assurer une communication efficace lors des réunions virtuelles, tournez-vous vers une solution à l’interface attractive et facile à prendre en main comme Bitrix24. Vos collaborateurs peuvent même suivre la réunion depuis leur tablette ou smartphone via l’application mobile Bitrix24.