Plateforme de gestion de documents

Peu importe la taille de votre structure, vous savez déjà que disposer d’une solution digitale pour ranger toute la paperasse générée par votre activité n’est pas négociable. Avec Bitrix24, plateforme de gestion de documents, vous pouvez organiser, sécuriser, numériser, partager et effectuer diverses actions sur vos fichiers d’entreprise.

Le logiciel de gestion de documents Bitrix24 vous permet de stocker vos fichiers en un seul endroit pour une utilisation future. Cette centralisation garantit que vos collaborateurs puissent accéder immédiatement aux informations pertinentes en cas de besoin.

La bibliothèque de documents Bitrix24.Drive constitue le référentiel de tout type de fichiers relatifs à votre activité, depuis les factures aux contrats en passant par les rapports. C’est un espace unique en ligne où chaque collaborateur autorisé peut lire, créer, modifier, stocker et partager des documents. Ainsi, plus besoin d’allouer un espace de stockage à la paperasse dans vos locaux.

Ce DMS (système de gestion de documents) adopté par plus de 9 000 000 d’organisations à travers le monde se démarque par ses nombreuses fonctionnalités gratuites. Accessible pour un nombre illimité d’utilisateurs, il gère de grandes quantités de fichiers, permettant ainsi à vos collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.

Sur Bitrix24, vous pouvez choisir une gestion de documents sur serveur si votre organisation gère une grande quantité d’informations. Cette solution vous permet de transférer des gigaoctets de données en quelques secondes et est idéale pour les entreprises qui ont un bon niveau d’expertise en informatique.

Les structures avec un grand nombre d’utilisateurs à gérer et qui recherchent une solution simple peuvent porter leur choix sur la version sur Cloud. Accessible depuis n’importe où, c’est le type de logiciel de gestion de documents idéal pour connecter vos collaborateurs qui travaillent hors site ou à domicile.

*Les informations figurant sur cette page peuvent changer. Pour connaître les prix et les fonctionnalités en application, consultez la page de tarification Bitrix24.

Contrôle d’accès pour assurer la sécurité des fichiers

Stocker tous vos fichiers professionnels en ligne est très avantageux, mais vous ne souhaitez pas que ces données tombent entre de mauvaises mains. Sur le plan interne également, certains employés n’ont pas le droit d’accéder à des dossiers qui ne devraient être consultés que par quelques collaborateurs privilégiés, comme les membres du conseil d’administration ou les gestionnaires.

Sur Bitrix24, vous pouvez rester à l’abri d’accès non autorisés en implémentant des niveaux d’autorisations. Le logiciel fournit des droits d’accès généraux, mais aussi des droits d’accès privilégiés pour restreindre l’affichage et la modification de certains fichiers.

Application pour accéder à la plateforme de gestion de documents sur mobile

Selon les exigences de votre activité, l’accès mobile est une autre fonctionnalité très intéressante sur un DMS (système de gestion de documents). Certes, de nombreuses personnes préfèrent gérer la majeure partie de leurs fichiers sur un ordinateur de bureau, mais l’application Bitrix24 Mobile peut être idéale pour des tâches rapides comme une modification de facture ou des approbations de contrat.

Cette solution digitale rend le partage d’information encore plus rapide, notamment si vos commerciaux sur le terrain et vos équipes marketing au siège doivent travailler sur les mêmes documents.

Indexation et classement favorisant l’organisation des fichiers

Pour que vos collaborateurs puissent facilement se retrouver dans la bibliothèque de documents, ils doivent avoir des repères. La fonctionnalité liée à l’indexation de document est un processus qui associe ou marque les fichiers avec différents termes de « recherche ».

Grâce à l’indexation et au classement réalisé par Bitrix24, vos équipes restent organisées et productives. Celle-ci peut s’effectuer par défaut en considérant la date, le format, le type de fichier, ou tout autre identifiant décrivant le document. La catégorisation peut aussi s’effectuer de manière plus personnalisée à travers des mots-clés.

Recherche avancée de documents

Sur une plateforme de gestion de documents, les entreprises doivent jongler avec une multitude de fichiers importants à tout moment. Afin que vous puissiez gagner en temps dans le travail et la prise de décision, Bitrix24 vous permet de trouver ce que vous cherchez (en un laps de temps) à travers ses fonctions de tri sophistiquées.

Ses options de recherches avancées, sûres et puissantes ont la possibilité d’utiliser des métadonnées pertinentes, comme le numéro de facture, le nom du client sur CRM, la date, etc., pour vous indiquer facilement le document que vous recherchez.

Historique de modifications pour conserver plusieurs versions

Sur Bitrix24, plateforme de gestion de documents gratuite, vous pouvez consulter les versions de votre document sans avoir à conserver de multiples copies. L’historique des versions vous donne accès à toutes les modifications réalisées et alerte les collaborateurs autorisés dès qu’il y a une version plus récente.

Ces derniers peuvent voir le changement, ainsi que l’auteur et la date. Dans le cadre du travail collaboratif, l’historique détaillé des modifications est crucial pour maintenir le contrôle des ajustements et s’assurer que les membres d’une équipe travaillent uniquement sur la version la plus à jour d’un fichier.

Partage de document pour favoriser le travail en équipe

En plus d’augmenter la visibilité et d’améliorer l’accessibilité, Bitrix24 offre des options dédiées au partage de document. Celles-ci s’avèrent très utiles en matière de travail collaboratif, que ce soit en interne au sein de votre entreprise ou en externe avec les parties prenantes.

La co-création permet par exemple à vos employés de réaliser des ajustements sur le même fichier en même temps, sans déranger le travail des autres. Puisque la plateforme de gestion de documents enregistre simultanément toutes les modifications apportées par chaque utilisateur, elle contribue à gagner un temps précieux. Cette fonctionnalité rend le travail fluide et pratique.

Tableau de bord personnel pour une utilisation simple et rapide

Le logiciel de gestion de documents Bitrix24 se distingue aussi par son interface facile à parcourir, avec de beaux visuels. Tous vos collaborateurs ne sont pas enclins à la technologie, donc, plus votre DMS est simple à manipuler, mieux c’est.

Pour une meilleure expérience utilisateur, le tableau de bord principal inclut également une boîte de réception du flux de travail et des documents, ainsi qu’un espace dédié aux alertes et notifications. L’application offre aussi des options de suivis, communication et chats pour faciliter le partage des documents, un calendrier intégré, des tableaux de bord, des rapports automatiques et plus encore.

La version On-Premise de Bitrix24 à installer sur votre serveur contient de nombreuses options de personnalisation, fonctionnalités supplémentaires et un accès à l'API et au code Open Source. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de Bitrix24, consultez la page Bitrix24Help.
Plus de 10 000 000 d'entreprises ont choisi Bitrix24