Rattacher la série au dossier client
Quand un client revient chaque semaine ou chaque mois, la réservation ne devrait pas recommencer depuis zéro. Un logiciel de rendez-vous récurrents permet de définir une série, de vérifier les disponibilités du personnel et des ressources, puis de conserver les prochains créneaux dans un même processus.
Le parcours peut commencer par un widget ou une vue des disponibilités. La réservation est ensuite associée à une fiche CRM, confirmée auprès du client, suivie par des rappels et mise à jour après chaque prestation. Bitrix24 aide ainsi les petites équipes à maintenir le contexte de la relation entre deux rendez-vous.
Envoyer une confirmation claire
Après la réservation, la confirmation rappelle au client le créneau et les informations pratiques. Pour une série, elle permet aussi de vérifier que les rendez-vous prévus correspondent aux disponibilités du personnel et des ressources.
Cette étape offre un contrôle simple avant le début de la prestation.
Créer une série selon le rythme du client
Définissez la fréquence et la période des rendez-vous pour les clients qui reviennent chaque semaine, chaque mois ou selon un autre rythme. Cette organisation convient aux consultations, cours, séances et prestations planifiées à l’avance.
Le client et l’équipe disposent ainsi d’une vue claire des prochains créneaux, sans ressaisir les mêmes informations à chaque réservation.
Vérifier les créneaux, le personnel et les ressources
Le parcours peut commencer par un widget ou un calendrier affichant les créneaux disponibles. Avant la confirmation, l’équipe vérifie que le collaborateur concerné et les ressources nécessaires, comme une salle ou un équipement, sont disponibles.
- Choisir un créneau ouvert.
- Associer le rendez-vous au bon collaborateur.
- Réserver les ressources utiles à la prestation.
Rattacher la série au dossier client
Une fois le créneau choisi, les informations de la réservation peuvent être rattachées à une fiche CRM. L’équipe retrouve le client, l’historique des rendez-vous et le contexte de la série au même endroit.
Chaque nouvelle visite s’inscrit ainsi dans une relation suivie plutôt que dans une demande isolée.
Rappeler les prochains rendez-vous
Les rappels automatisés indiquent au client la date de sa prochaine séance et donnent à l’équipe un repère avant chaque étape de la série. Ils sont particulièrement utiles lorsque plusieurs rendez-vous sont répartis sur plusieurs semaines.
Le moment du rappel peut suivre le processus défini par l’équipe de réservation.
Préparer le rendez-vous suivant
Après chaque prestation, l’équipe peut mettre à jour la fiche CRM et préparer l’action suivante : confirmer le prochain rendez-vous, ajouter une note utile ou reprendre contact avec le client.
Le suivi reste ainsi rattaché à la série et aide les petites équipes à maintenir une relation régulière entre deux visites.
