La gestion de projets

La gestion de projets : définition

La gestion de projets désigne les méthodes employées pour planifier, contrôler et mettre en œuvre un projet. C’est le gestionnaire de projet, en collaboration avec les personnels impliqués, qui effectue la planification et en suit le déroulement. La gestion de projets a pour but d'atteindre tous les objectifs du projet, en prenant en compte les principaux paramètres.

Ces paramètres comprennent l’étendue des services ou du projet, le temps à y consacrer et le budget à prévoir.

La plupart des méthodes de gestion de projets ont été formalisées dès le début du XXe siècle. L’un des pionniers en la matière était Henry Gantt, à qui l’on doit les diagrammes de Gantt.

Aujourd'hui, on distingue :

• les méthodes traditionnelles de gestion de projets basées sur la planification des phases,
• la gestion de projet agile, qui comprend des méthodes telles que Scrum,
• et la gestion de projets hybride, qui utilise à la fois des méthodes traditionnelles et agiles.

Quelles sont les étapes ou phases de la gestion de projets ?

Préparation du projet

• Idée de projet
• Objectif du projet
• Description du projet
• Portée du projet (durée, coûts, ressources humaines, contenu)
• Financement du projet
• Contribution à la création de valeur dans l'entreprise

Planification du projet

• Planification des tâches
• Planification des délais et des dates : définition des étapes et des échéances
• Planification des ressources
• Planification budgétaire
• Analyse des risques

Lancement du projet

• Réunion de lancement
• Remise du descriptif du projet au chef de projet et à l'équipe

Mise en œuvre du projet

• Suivi de l'état d'avancement
• Management de l'équipe
• Évaluation des performances
• Contrôle

Achèvement et évaluation du projet

• Rapport final
• Réunion finale
• Évaluation
• Enseignements tirés
• Archivage des projets

Pourquoi se lancer dans la gestion de projets ?

La mise en place d’une gestion de projets professionnelle et cohérente contribue pour beaucoup à l’efficacité de l’entreprise et à sa réussite. Mais il convient d’éviter l’inefficacité qui entache parfois la gestion de projets, dès lors qu’elle fait appel à des procédures administratives lourdes. En particulier, les écrits ne doivent pas être multipliés, les dossiers non plus : il est important d’aller droit au but, pour gagner du temps et être plus efficace. C’est l’un des objectifs de la gestion de projets.

Une gestion de projets pertinente est indispensable pour les entreprises d’aujourd’hui, qui se trouvent confrontées à une pression concurrentielle croissante. De même, les conditions du marché évoluent rapidement et les techniques de gestion de projets doivent demeurer flexibles pour pouvoir s’adapter à ces changements. Une gestion de projets optimisée est donc incontournable pour pouvoir relever les défis actuels.

Il n’est pas rare que les équipes soient amenées à s’interroger sur les taux élevés de projets avortés. Mettre en place une stratégie de gestion de projets permet de prendre en compte les facteurs de réussite et d’échec. Chaque projet doit poursuivre un objectif clair et apporter une contribution à la création de valeur dans l'entreprise. Dans le cadre de la planification des projets, les dates buttoir, les plafonds budgétaires ainsi que toutes les valeurs critiques doivent par ailleurs se trouver définies. Enfin, l’équipe impliquée dans le projet doit disposer des ressources nécessaires, qui lui permettront de déployer son plein potentiel de réussite.

Comment effectuer la coordination d'un projet ?

Les méthodes ou procédures de gestion de projets peuvent être divisées en deux grandes catégories :

1. les approches classiques
2. et les approches agiles.

Ces deux approches sont souvent très différentes. La gestion de projets agile découle ainsi du développement de logiciels dédiés, qui facilitent les tâches du gestionnaire de projet. Elle tend aujourd’hui à se généraliser, en raison des potentialités qu’elle offre.

Les approches classiques reposent sur la définition la plus précise des résultats souhaités et sur une planification préalable la plus concrète possible de toutes les activités appartenant au projet : enchaînement des étapes, chronologie des tâches, échéances, etc.

A l’inverse, l'un des principes de l'agilité est l'approche itérative. On lance à intervalles réguliers un produit intermédiaire, pleinement fonctionnel, mais qu’il est encore possible d’améliorer. En présentant ce produit au client, il est possible d’obtenir un retour d’information et de valider la démarche. Sur la base de ces résultats, le plan initial peut être ajusté, puis le travail peut se poursuivre. Dans l'intervalle, le client et le contractant peuvent revoir leurs objectifs et, si nécessaire, les adapter à l'évolution des conditions et des objectifs. La gestion est dite agile en ce sens qu’elle intègre la notion d’évolution du projet.

Une méthode est-elle meilleure que l’autre ? Pas forcément. Le choix de la méthode dépend toujours fortement des entreprises et des acteurs impliqués, ainsi que des objectifs poursuivis dans le projet.

Les approches dites hybrides combinent quant à elles des méthodes classiques et agiles. En fonction de la phase du projet, l'approche la plus appropriée peut être choisie selon un principe de flexibilité et de modularité.

Comment mener à bien un projet ?

Construire une équipe soudée et cohérente

La gestion de projet gagne toujours à s’appuyer sur une équipe soudée autour du manager. Les membres de l'équipe doivent non seulement avoir des compétences techniques et professionnelles dans leur domaine respectif, mais aussi, dans l'idéal, une bonne connaissance des méthodes de gestion de projet, afin de pouvoir maîtriser des tâches telles que la communication ou le retour d'information sur les résultats du projet. Chaque membre de l'équipe doit avoir un rôle précis, ainsi que des tâches clairement définies en fonction de ses compétences.  

Pour les projets de grande envergure, il peut être utile de diviser les tâches, voire de créer plusieurs projets intermédiaires.

Le choix du gestionnaire de projet est essentiel. Sa tâche principale est le contrôle du projet. C’est à lui en particulier qu’il revient de gérer les conflits de ressources qui peuvent survenir, par exemple si les membres de l’équipes souffrent d’une double charge : leur tâche au sein du projet et les travaux courants, qui viennent s’additionner.

Construire une communication efficace

Le gestionnaire de projet aura également à assurer la communication avec le cercle élargi des participants : initiateurs ou donneurs d’ordre, partenaires externes, consultants, prestataires de services, autorités publiques et comités d’entreprise.

Une communication efficace au sein de l'équipe de projet est l'un des facteurs de succès. Il existe d'innombrables possibilités pour diffuser l'information. C'est particulièrement important dans les projets de grande envergure, afin de garantir que des données importantes ne se perdront pas.

Les principaux canaux de communication sont les réunions d’étape, les conférences audio ou vidéo, les courriels répertoriant les documents liés au projet, ainsi que les calendriers, diagrammes et tableaux numérisés.

Quels sont les objectifs de la gestion de projets ?

Réduire les coûts

Une bonne gestion d’un projet permet de réduire les doublons, les retours en arrière, les pertes d’énergie et de ressources. Le coût total du projet s’en trouve optimisé.

Augmenter les profits

Une gestion de projets optimisée libère des ressources et diminue les temps de traitement des tâches. Il est possible de réaliser plus de projets dans le même temps et donc d’atteindre plus rapidement ses objectifs. En réalisant davantage de projets avec les mêmes ressources, l’entreprise dégage plus de profits.

Assurer la transparence

Une gestion de projet cohérente crée la transparence. Toutes les personnes concernées peuvent à tout moment obtenir rapidement et facilement un aperçu de l'état d'avancement du projet, puisque tout est clairement documenté. Les objectifs du projet sont également enregistrés de manière transparente pour toutes les parties prenantes.

Des responsabilités et un engagement clairs

Les conflits peuvent être réduits grâce à la gestion de projet. Au début du projet, les rôles des membres de l'équipe sont définis et les tâches sont distribuées équitablement. Chacun est responsable d’un segment du travail.

Veiller au respect du planning et des délais

La gestion de projet fournit de nombreux outils pour une meilleure planification ou un meilleur contrôle. C’est ce qui permet d'accroître la ponctualité et le respect des délais. La satisfaction client est au rendez-vous, puisque les engagements sont tenus. L’entreprise peut donc espérer davantage de commandes puisqu’elle améliore son image de marque.

Mettre en œuvre un système d'alerte précoce

De nombreuses méthodes de gestion de projets permettent de reconnaître rapidement les goulets d'étranglement et les risques : analyse de l'environnement du projet, analyse des risques, analyse des tendances par étapes, etc. Grâce à ces outils, les chefs de projet ont toujours en vue les facteurs de risque et peuvent réagir à temps aux problèmes.

Accroître la compétitivité

La gestion stratégique des projets constitue un outil idéal pour optimiser les pratiques, ce qui contribue à une pérennisation de l’activité des entreprises, grâce au développement d’avantages concurrentiels et à l’amélioration des produits, des procédures et des services.

Quelle est l'importance d'un management de projets efficace ?

Comme nous l’avons dit ci-dessus, chaque projet peut être défini par les variables suivantes :

• temps,
• coût
• et portée du projet.

Ces trois pierres angulaires de la gestion de projets utilisent les mêmes ressources. Elles sont par conséquent en concurrence les unes avec les autres. La tâche du chef de projet consiste à trouver un équilibre raisonnable entre ces trois variables.

La qualité d’un projet et de sa mise en œuvre dépendent donc largement des compétences du chef de projet et de sa capacité à utiliser efficacement les ressources dont il dispose. La mise en œuvre d’une gestion de projets optimisée et stratégique peut lui être d’une grande aide. Dans ce contexte, il est intéressant d’avoir recours à des outils éprouvés de gestion de projets.

Quels sont les outils de la gestion de projets ?

Les logiciels de gestion de projets ont fait leur apparition sur le marché et ont en grande partie révolutionné la tâche des équipes et du chef de projet. En particulier dans le domaine de la communication de projet, il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de gestion de projets afin de préparer et de diffuser la multitude d'informations de manière structurée et porteuse de sens. Mais de quel type d’outil avez-vous besoin pour la gestion de vos projets ?

Le terme "logiciel de gestion de projets" désigne toutes les catégories de logiciels utilisés pour aider les gestionnaires et les membres des équipes à planifier, exécuter, comptabiliser et documenter. Certains produits ne couvrent que des domaines partiels de la gestion de projets (par exemple la programmation), tandis que d'autres présentent des solutions complètes.

On trouve ainsi :

• des logiciels de planification (planification du temps et des horaires, y compris des solutions pour la visualisation graphique avec diagrammes de Gantt)
• des logiciels de gestion des ressources (pour planifier et contrôler l'utilisation des ressources dans les projets, par exemple dans le cadre d'un système de planification des ressources de l'entreprise ou ERP)
• des logiciel de gestion de portefeuille de projets (logiciel PPM ayant pour but d'identifier les projets à valeur ajoutée et les projets importants dans l'entreprise)
• des logiciels de contrôle et de comptabilité (pour la budgétisation et la comptabilité des projets)
• des systèmes de gestion des documents
• des logiciels de gestion des tâches/logiciels de collaboration
• des logiciels pour une meilleure communication au sein des équipes de projet
• des logiciels de bureautique standard (traitement de texte, courrier électronique et tableurs)
• des solutions globales de gestion de projet combinant plusieurs sous-catégories mentionnées ci-dessus en un seul produit. 

Bitrix24 propose ainsi une solution globale, rassemblant les principales fonctionnalités nécessaires à la gestion de projets.

Comment faire le plan d'un projet ?

Le logiciel de planification de projets a pour fonction de rassembler en un seul endroit stratégique toutes les informations nécessaires : planning temporel, tableau budgétaire, gestion des ressources matérielles et humaines, analyses et rapports, etc. L’idéal est d’avoir recours à un logiciel comme Bitrix 24 qui peut être accessible aussi bien depuis un PC de bureau que depuis un terminal mobile, pour les collaborateurs qui sont en déplacement. Grâce à Bitrix 24, tout est accessible en quelques clics.

Les utilisateurs ont toujours une vue d'ensemble actualisée et en temps réel de leur projet, les informations relatives au projet étant reliées de manière interactive. Par exemple, si un membre de l'équipe a signalé une tâche qu’il vient d’achever, cette information est automatiquement communiquée à l’ensemble de l’équipe dans le plan de projet. De cette façon, les membres de l'équipe peuvent voir à tout moment l'état d'avancement du projet, ils ne sont pas amenés à prendre des décisions basées sur des informations obsolètes.

Les éléments suivants, entre autres, sont inclus dans un logiciel de planification de projet comme Bitrix24

• Planification des tâches
• Calendrier
• Ressources
• Planification budgétaire
• Planification de la communication

Le logiciel de gestion de projet Bitrix24 aide les équipes à maîtriser efficacement leur travail grâce à :

• une interface utilisateur simple et conviviale
• un logiciel facile à prendre en main et à maîtriser
• des fonctions personnalisables
• une intégration des messageries externes et des réseaux sociaux
• des plannings clairs et évolutifs
• la possibilité de générer des diagrammes de Gantt

et bien d’autres avantages encore.