9 stratégies pour gérer efficacement plusieurs projets

Avoir plusieurs projets est essentiel pour assurer la rentabilité d’une entreprise et transformer en permanence ses opérations afin qu’elle puisse survivre et rivaliser avec la concurrence. Néanmoins, les gestionnaires ne savent pas toujours comment gérer plusieurs projets en même temps. Ils se butent généralement aux défis comme la gestion des priorités, la planification optimale des ressources et le respect des deadlines.

Choisir les meilleurs outils de gestion de projet ne suffit pas pour venir à bout de toutes ces difficultés, vous devez aussi adopter les bons réflexes pour rendre ces solutions digitales plus efficaces. Dans cet article, découvrez 9 stratégies essentielles pour gérer efficacement plusieurs projets.

1. Inventorier les projets et les classer en définissant les priorités

Effectuer un inventaire détaillé est la première étape à suivre par toute personne qui se demande comment gérer plusieurs projets de manière efficace. Vous devez faire la liste complète de tous les projets, en précisant leurs caractéristiques particulières. Cela inclut :

• leur nature
• leur raison d'être
• leurs objectifs
• les personnes impliquées
• la composition de l'équipe projet
• les dépendances entre les projets…

La prochaine étape est la gestion des priorités. Elle est essentielle si vous vous demandez comment gérer plusieurs projets simultanément sans gaspiller du temps. Cela vous évite, à vous et à votre équipe de projet, d’épuiser vos capacités mentales en effectuant des allers-retours entre les tâches de projets différents.

Il est par ailleurs essentiel que les projets soient classés par ordre d'importance et d'urgence. Pour prioriser les projets et tâches, vous pouvez les catégoriser selon :

• La criticité : il s’agit par exemple de l’importance du projet par rapport aux objectifs globaux de l’entreprise
• Le retour escompté : un projet nécessaire pour la réalisation de plusieurs autres projets sera plus important que s’il est isolé
• Le risque : il représente la possibilité qu’un projet ait des impacts négatifs sur l’entreprise lorsque mal défini ou calibré. Si sa réalisation implique par exemple beaucoup de temps, d’argent et de ressources humaines, il est plus risqué que s’il ne coûte rien.

2. Planifier avant de commencer, la meilleure astuce pour gérer plusieurs délais

La planification est l’une des meilleures choses à faire lorsque vous ne savez pas comment gérer plusieurs projets simultanément. Elle se fait en tenant compte des échéances, du temps nécessaire à la réalisation de chaque projet et des personnes impliquées.

Pour ce qui est des délais d’exécution, vous devez définir des attentes réalistes pour vous-même et pour l'équipe afin de réussir sur tous les fronts. Selon leur nature et leur importance, les projets auront des échéances, un nombre de tâches et des durées d'exécution différentes.

Une bonne astuce lorsqu’on ignore comment gérer plusieurs projets consiste à utiliser un seul et même planning général qu’on peut scinder en autant de plannings plus détaillés que de projets répertoriés. Puisque les projets vont être gérés par différentes équipes, vous pourrez transmettre ces plannings détaillés aux intéressés tout en gardant une vue d’ensemble sur le plan général.

Prenez par ailleurs le soin de toujours prévoir une marge en termes de temps. Si l'échéance d’un projet est tenue, vous pourrez profiter de ce temps supplémentaire en le dédiant par exemple à un autre projet ayant pris du retard ou pour gérer un imprévu.

3. Adopter les bonnes astuces pour optimiser la gestion du temps

Il est normal de se demander comment gérer plusieurs projets de manière efficace lorsque les différents projets ne sont pas tous aussi intéressants les uns que les autres. Vous pouvez préférer un projet à d’autres parce qu’il est immédiatement relié à l’objectif de l’entreprise, porte sur un sujet passionnant, n’est pas trop complexe, etc.

Une bonne astuce de gestion du temps consiste dès lors à commencer et à finir votre journée avec un projet qui vous tient particulièrement à cœur. Vous pouvez par exemple y dédier environ une heure le matin et le soir. Cela vous motive à réaliser les autres tâches et projets tout au long de la journée en fonction des priorités et degré d'urgence de chacun.

Il est par ailleurs possible de cloisonner les projets et de dédier un laps de temps ou bien des jours spécifiques à leur réalisation. Créez des moments dédiés à chacun des projets dans votre agenda en ligne et choisissez l’organisation la plus efficace selon votre mode de fonctionnement, ainsi que les caractéristiques des tâches et projets à réaliser.

4. Bien gérer les ressources, un must en gestion multi-projets

L’allocation optimale des ressources figure parmi les principales préoccupations de ceux qui ne savent pas comment gérer plusieurs projets. Cela est tout à fait normal, vu que toute entreprise ne dispose que d'une quantité limitée de ressources, qu'elles soient financières, humaines ou matérielles.

Le travail de répartition des ressources entre différents projets est plus simple lorsque vous avez convenablement défini les priorités. En utilisant un bon logiciel de gestion des ressources, vous bénéficierez de divers avantages :

• Les ressources humaines impliquées dans vos nombreux projets ne se retrouvent pas en surcharge de travail puisque vous avez une vue d’ensemble sur les tâches à venir et les créneaux libres
• Le temps nécessaire pour résoudre les tâches individuelles reste raisonnable et la qualité du résultat est satisfaisante parce que vous avez affecté les bonnes tâches aux bonnes personnes
• Les projets prennent moins de temps et coûtent moins cher parce que les calendriers et les budgets sont bien définis…

5. Savoir quand déléguer le travail pour gagner en temps

Vouloir tout contrôler et gérer est une erreur courante de ceux qui ne savent pas comment gérer plusieurs projets. Un bon gestionnaire sait quand il faut prendre les choses en main et quand il doit faire confiance aux membres de son équipe. Ayez confiance à vos collaborateurs, déléguez et répartissez des tâches lorsque vous avez trop à faire.

En déléguant ce qui peut l’être, vous bénéficiez de nombreux avantages utiles à la réussite de vos différents projets. Il s’agit notamment de :

• L’optimisation du temps pour concentrer vos efforts sur les priorités : vous pouvez plus facilement gérer les tâches prioritaires qui nécessitent votre attention et ne peuvent être déléguées
• L’usage du temps pour la planification stratégique : vous pouvez continuer à concevoir de nouveaux projets tandis que les autres sont en cours de réalisation
• La prise de décision plus rapide : vous permettez à vos collaborateurs de prendre des décisions d’ordre secondaire sans vous déranger pour des questions non prioritaires ne nécessitant pas absolument votre approbation.

6. Faire des révisions régulières et aider l’équipe à s’adapter aux changements de priorités

Vous devez vous mettre en tête que la gestion de projet est dynamique, et rester ouvert au changement. Les plans établis lors du lancement des projets sont appelés à changer au fil du temps. Manager différents projets en même temps signifie qu’il existe plusieurs variables inconnues susceptibles de changer complètement votre perspective.

Lorsque vous organisez une bonne réunion de lancement, vous n’avez plus trop d’inquiétudes à propos de comment gérer plusieurs projets jusqu’à échéance. Il est toutefois important d’organiser des sessions de révision régulières pour mettre à jour le plan initial afin de mener à bien tous vos projets.

À chaque changement de priorité, vous devez facilement repérer les tâches à reporter et assurer le suivi des tâches mises en attente. Cela peut être automatisé à travers un calendrier de groupe qui permet à chacun de visualiser les activités en temps réel.

7. Communiquer avec les collaborateurs impliqués sur l’avancement des projets

La communication est essentielle en gestion de projet. Son enjeu est encore plus élevé lorsque vous devez travailler sur différents projets en même temps. Elle concerne toutes les personnes impliquées, y compris :

• votre équipe de projet
• les sous-traitants directement liés au projet
• les prestataires participant aux réunions projet ou travaillant physiquement au sein de l’entreprise.

Afin de garder tout le monde sur la même longueur d’onde, vous pouvez organiser des réunions :

• de travail ou réunions techniques pour approfondir des points précis et techniques
• de chantier pour présenter l’avancement, prendre des décisions
• internes pour suivre l’avancement et permettre à chaque responsable ou intervenant de présenter ses actions et ses difficultés
• Stand-up occasionnels qui permettent de faire un point rapide.

Avec un bon logiciel de collaboration, vous pouvez réduire la fréquence des réunions afin de gagner en temps. Cette solution vous permet de partager une source unique de référence avec votre équipe, offrant les outils nécessaires pour suivre les activités de tous les collaborateurs.

8. Suivre et enregistrer les processus pour concevoir des modèles réutilisables

En matière de gestion multi projet, tous les moyens sont bons pour gagner en temps. La création de modèles et la simplification du processus de planification de projet figure dès lors parmi les stratégies essentielles pour ceux qui se demandent comment gérer plusieurs projets. Cela vous évite de devoir recréer vos processus de A à Z à chaque début de projet.

Une fois vos processus transformés en modèles, vous pouvez les réutiliser à l’infini. En tant que document évolutif, ils doivent être mis à jour au fil du temps. Incorporez-y les nouvelles tâches et étapes ajoutées aux processus existants ou en cours d’élaboration. L’idée est de créer un processus aussi efficace et efficient que possible.

Choisissez un logiciel avec modèle de plan de projet qui vous propose des modèles préconstruits et diverses options de personnalisation. Ces plans préconstruits vous donnent la possibilité de facilement réutiliser la structure et le contenu de projets existants pour accélérer la création de nouveaux projets et normaliser les processus du cycle de vie.

9. Utiliser le logiciel de gestion multi-projets, la solution pour ceux qui se demandent comment gérer plusieurs projets

Lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs projets en même temps, de nombreuses tâches chevauchent les frontières des départements et des localités. Il peut dès lors être difficile pour chaque membre, et même pour le chef de projet, de savoir comment évolue la situation en temps réel.

Pour ceux qui se demandent comment gérer plusieurs projets, la visibilité constitue un allié de choix. Le secret est de planifier et de gérer tous vos projets au même endroit, en utilisant un logiciel de projet et de tâches aux nombreuses fonctionnalités. Cela vous évite de devoir passer d'un logiciel à l'autre selon le projet, limitant ainsi les risques d'erreurs.

Optez pour un outil de gestion multi-projets conçu pour accueillir autant de projets que possible. Pour que toutes les personnes impliquées dans le processus puissent facilement l’utiliser, assurez-vous que ses fonctionnalités soient simples et intuitives. Les meilleures solutions technologiques vous permettent de :

• Définir des tâches à la fois pour des individus et des groupes, et gérer les délais
• Visualiser tous les projets sous la forme de diagramme de Gantt, de tableau Kanban, de calendrier…
• Discuter en ligne des questions liées aux projets
• Suivre l'évolution des projets en temps réel
• Organiser et stocker tous les fichiers des différents projets au même endroit
• Optimiser la gestion des ressources des projets et plus encore.