Comment rédiger une note de service pour vos réunions ?

Une note de service est un véritable support de communication interne qui permet à chaque lecteur de retrouver rapidement les informations essentielles d'une réunion.

La note de service reprend en effet les grandes lignes et les décisions prises au cours de la réunion, tout en les réorganisant au besoin. C’est un document fidèle et objectif, dans lequel le rédacteur n’ajoute et n’omet rien, il est essentiel dans la gestion d'un projet.

1. Utiliser une rédaction simple pour favoriser la compréhension

La première chose à garder à l’esprit lors de la rédaction d’une note de service réunion c’est que ce compte rendu constitue une trace réutilisable de ce qui a été dit durant l’assemblée. Vous allez donc certainement télécharger la note dans la base d’informations si vous utilisez un outil de travail en équipe comme Bitrix24, afin que les autres collaborateurs puissent le consulter.

En outre, pensez à ajouter un sommaire ou une table des matières pour que le lecteur puisse rapidement accéder au point de l’ordre du jour qui l’intéresse, et évitez les abréviations. Restez concis et factuel, votre travail ne consiste pas à rédiger une dissertation, mais simplement à rappeler les faits.

2. Fixer une limite de rédaction à ne pas dépasser

Une réunion peut parfois s’avérer longue et fastidieuse. La production d'une note de service pour une réunion peut sembler embarrassante, car de nombreuses personnes n'aiment pas écrire, surtout après une rencontre riche en discussions.

C’est aussi une bonne tactique pour aller à l’essentiel, cadrer votre travail et ne pas passer des heures sur votre ordinateur. Certes, ce n’est pas qu’un simple support, mais sachez que les responsables vont davantage vous juger sur l’accomplissement des objectifs fixés, ainsi que votre capacité à coordonner les actions et manager les équipes.

3. Adopter une méthodologie par étapes pour un rendu fluide

Pour obtenir un plan bien structuré et des arguments bien organisés, vous pouvez suivre quelques étapes. Commencez par les données importantes comme la date, le lieu, les participants et leur rôle dans le projet, avant de reprendre l’ordre du jour sous forme de titres. Ce dernier point occupe une place de choix lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion de travail efficace.

Par la suite, vous pouvez préciser le contexte et la problématique soulevée en utilisant des listes à puces, avant de présenter les passages de discussions qui ont eu lieu entre les participants. Cela donne corps à votre texte, pensez aussi à citer les personnes à l’origine de ces échanges. En guise de conclusion pour chaque point de l’ordre du jour, vous devez rappeler les solutions et actions validées.

4. Se lancer dans la rédaction avec les idées fraîches

Une autre tactique efficace pour réaliser la note de service réunion c’est de battre le fer tant qu’il est chaud. Autrement dit, vous devez passer à l’action dès que possible, lorsque vos idées sont encore fraîches et bien structurées. Ceux qui commencent à écrire plusieurs heures après le meeting, ou le lendemain, courent le risque d’omettre des aspects essentiels abordés pendant la rencontre de travail.

Inclure directement la rédaction du rapport à la suite du meeting dans votre agenda en ligne sur Bitrix24 constitue de ce fait une bonne astuce. Vous devez essayer de vous remémorer le déroulement du meeting, notamment les faits marquants et les points clés évoqués. Cela vous donne une base d’éléments solide, pour commencer à rédiger votre compte rendu de réunion dans les meilleures conditions.

5. Rester neutre pour élaborer un compte rendu fiable

Une note de service réunion parfaite présente des informations factuelles. Vous ne devez pas prendre position, mais adopter un ton neutre, objectif et impartial. Pour cela, vous pouvez utiliser des tournures impersonnelles, pas de « Je » ni « Nous » , et éviter les adverbes ou adjectifs appréciatifs.

Veillez également à ne pas exclure des idées simplement parce que vous n’y adhérez pas. Par contre, vous pouvez supprimer les répétitions et les propos extérieurs au débat, cela s’effectue normalement pendant la prise de notes.

6. Choisir le bon plan de compte rendu de réunion

La note de service réunion doit respecter une certaine structure afin de faciliter la lecture. Son corps se divise en trois parties distinctes : l’introduction, le développement qui comporte plusieurs paragraphes et la conclusion. Vous pouvez adopter un plan thématique, en présentant vos thèmes par ordre d’importance (croissante ou décroissante), c’est la tactique la plus simple et la plus courante.

Et si la discussion porte sur un seul sujet tout au long de la rencontre, le plan analytique constitue la meilleure option. N’hésitez pas à utiliser un exemple de note de service réunion pour vous faciliter la tâche.

7. Effectuer une bonne collecte de données durant le meeting

L’élaboration d’une note de service réunion parfaite passe nécessairement par une collecte d’informations fiable. Vous pouvez réserver une page par point inscrit à l’ordre du jour, en écrivant tous les sujets soulevés, questions et remarques pertinentes. La meilleure tactique consiste à utiliser un logiciel de prise de notes pour travailler rapidement sur votre ordinateur.

Vous devez aussi préparer votre trame à l’avance, de façon à simplement remplir le template de compte rendu et gagner un temps précieux. Les plus perfectionnistes peuvent opter pour un enregistrement vocal de la réunion sur téléphone ou dictaphone, afin de ne rien manquer.

8. Relire sa note de service de réunion pour ajuster certains détails

Maintenant que votre compte rendu semble terminé, vous ne devez pas négliger la phase de relecture. C’est une étape essentielle pour ne rien oublier et vous assurer de la cohérence de votre contenu. N’hésitez pas à confier la révision de votre document à un ou plusieurs participants, puisque votre but est de fournir des informations compréhensibles par tous.

À ce propos, la plateforme de collaboration Bitrix24 vous permet d’échanger directement avec vos collègues, vous pouvez donc leur envoyer le contenu par message privé. Cela vous donne plus d’assurance lors de la mise en ligne de votre note de service réunion, et évite toute erreur ou omission.

Optimisez vos réunions et facilitez le suivi des actions avec Bitrix24, votre solution tout-en-un pour une gestion efficace des tâches et des notes de réunion.

Exemple et modèle de notes de services de réunion

Les notes de réunion sont un outil essentiel pour documenter les discussions, décisions, et actions à entreprendre après une réunion. Voici un exemple concret suivi d'un modèle adaptable pour vos propres réunions.

Titre de la Réunion : Réunion de planification stratégique

Date : 30 août 2024

Heure : 10h00 - 11h30

Lieu : Salle de conférence A

Participants :

• Jean Dupont (Directeur général)

• Marie Leblanc (Responsable marketing)

• Pierre Martin (Chef de projet)

• Sophie Durand (Responsable des ressources humaines)

Objectif de la Réunion : Définir les priorités stratégiques pour le prochain trimestre.

Ordre du Jour :

1. Introduction et récapitulatif du trimestre précédent (Jean Dupont)
2. Analyse des performances du marché (Marie Leblanc)
3. Identification des objectifs clés (Tous)
4. Plan d'action pour le prochain trimestre (Pierre Martin)
5. Questions et réponses (Tous)

Résumé des Discussions :

Jean Dupont a présenté un récapitulatif des principaux objectifs atteints au cours du dernier trimestre. Les ventes ont augmenté de 15 %, mais des défis persistent en termes de fidélisation des clients.

Marie Leblanc a présenté une analyse détaillée des tendances actuelles du marché. Le secteur connaît une croissance globale de 10 %, mais la concurrence devient de plus en plus féroce, nécessitant des ajustements stratégiques.

L’équipe a identifié trois objectifs principaux :

• Augmenter la part de marché de 5 % d’ici la fin du prochain trimestre.

• Améliorer la satisfaction client à travers des initiatives de service après-vente.

Plan d'action pour le prochain trimestre :

• Phase 1 : Recherche et développement des nouveaux produits (Septembre).

• Phase 2 : Campagne marketing ciblée (Octobre).

• Phase 3 : Suivi et ajustements basés sur les retours clients (Novembre).

Questions et réponses :

Les participants ont discuté des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs, notamment l'embauche de personnel supplémentaire dans l'équipe de développement.

Décisions prises :

Valider le plan d’action proposé par Pierre Martin.

Organiser une réunion de suivi dans deux semaines pour évaluer l’avancement de la phase 1.

Prochaines Étapes :

Pierre Martin commencera la phase 1 dès la semaine prochaine.

Marie Leblanc préparera une campagne marketing détaillée pour présentation lors de la prochaine réunion.

Date de la prochaine réunion : 13 septembre 2024, 10h00.