Un logiciel de diagramme de flux de travail est un outil qui vous fournit un aperçu graphique du processus d'entreprise. À l'aide de symboles et de formes standardisés, il montre comment les tâches, actions ou ressources individuelles se déroulent entre différentes personnes ou groupes. Il vous permet de facilement visualiser ce qui doit être fait pour qu'une mission soit achevée et il affiche également qui est responsable du travail selon le moment ou l’étape du processus.
Dans cet article, découvrez 10 manières aisées de trouver le bon logiciel de diagramme de flux de travail pour votre entreprise.
1. Comprendre comment faire un workflow
Avant même de commencer à chercher des logiciels, vous devez vous assurer de comprendre qu’est-ce qu’un diagramme de flux de travail et comment créer un diagramme de flux de travail efficace. Ceci va vous permettre de définir les fonctionnalités que vous nécessitez pour pouvoir créer les différents processus de workflow de votre organisation.
Pour vous faciliter la tâche, Bitrix24 inclut des workflows pré-installés. Ces modèles peuvent être utilisés et adaptés à vos besoins et objectifs, ce qui vous fait gagner du temps dans la conception de vos flux de travail. Les versions premiums offrent la possibilité de configurer les flux de travail à l’aide d’un formulaire de demande que vous pouvez envoyer à vos employés.
2. Comparer les fonctionnalités proposées par chaque logiciel
Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités sur lesquelles vous ne pouvez pas faire l’impasse, examinez et comparez les différentes options de logiciel de diagramme des flux de travail en conséquence.
Bitrix24 propose des outils de pointe indispensables pour gérer efficacement vos flux de travail. Vous pouvez les configurer facilement selon les besoins de votre entreprise et sa taille:
- automatisation du workflow et des processus d'entreprise,
- flux de travail du flux d'activité,
- stockage des versions des fichiers utilisés dans les tâches, le flux d'activité ou les calendriers, etc.
- gestion des demandes de congés,
- management des factures.
3. Rechercher un logiciel intuitif et facile à manipuler
Recherchez un logiciel intuitif et facile à prendre en main, même pour les débutants. Le logiciel de diagramme de flux de travail idéal doit être simple à installer et, à l'avenir, à mettre à jour.
Bitrix24 est aisé à déployer, vous n'avez besoin d'aucun pré-requis. L’interface est fonctionnelle, personnalisable et compte un éditeur visuel de processus métier pour assembler facilement des workflows grâce au glisser-déposer.
4. Opter pour un logiciel qui favorise le travail en équipe
Pour trouver le meilleur logiciel de workflow, privilégiez un outil qui favorise le travail en équipe avec une plateforme collaborative unique où le processus de workflow est bien élaboré et les tâches clairement définies pour permettre à chacun de suivre l'avancement du travail et la traçabilité de manière plus précise.
Avec plus de 35 outils pour une gestion optimale des flux de travail, Bitrix24 favorise une meilleure collaboration entre collègues et automatise les échanges.
5. Vérifier les règles d’automatisation
La gestion d'un workflow implique également de gérer certains processus de manière systématique afin de les simplifier et de gagner du temps. Le choix d'un logiciel de diagramme de flux de travail doit donc se porter sur celui qui dispose de règles d'automatisation. De plus, il doit être adaptable aux besoins et objectifs de votre entreprise.
Avec le logiciel de diagramme de flux de travail de Bitrix24, systématiser les actions chronophages n’a jamais été aussi facile. Avec ses règles d'automatisation dans les tâches et dans le CRM intégré, vous pouvez entre autres mécaniser l'édition de documents, la modification du statut des éléments, l'envoi de notifications, d'emails ou de SMS.
6. S’assurer de la compatibilité
Une autre manière de trouver le meilleur logiciel de diagramme de flux de travail est de s’assurer qu’il est compatible et synchronisable avec vos outils et applications existants, afin que vous disposiez de toutes vos données en un seul endroit sécurisé.
Avec Bitrix24 Market, vous pouvez ajouter de nouvelles options et fonctionnalités à votre compte Bitrix24 en installant des applications prêtes à l'emploi tels que des services de newsletter, un chat bots, des systèmes de paiement, etc.
7. Privilégier une option flexible et évolutive
Une autre façon de dénicher un logiciel de gestion de workflow efficace est de rechercher un logiciel flexible, personnalisable et qui saura vous accompagner tout au long de vos différents changements numériques et internes.
Le logiciel de workflow Bitrix24 est un outil agile qui s'adapte à la taille de votre équipe avec la possibilité d'ajouter gratuitement autant de collaborateurs que nécessaire au fur et à mesure que le nombre d'utilisateurs et les objectifs de votre entreprise augmentent. En outre, si nécessaire, la mise à niveau est simple et vous pouvez facilement passer d'un plan gratuit à un plan payant sans risquer de perdre vos différentes données existantes.
8. Opter pour un logiciel avec une app mobile
Assurez-vous que le logiciel de diagramme de flux de travail que vous envisagez dispose d’une application mobile optimisée et sécurisée. Cela va vous permettre d'avoir les informations où que vous soyez, d'effectuer des modifications depuis votre téléphone et de travailler de n'importe où.
Bitrix24 vous propose une application mobile qui facilite votre flux de travail, que vous travailliez au bureau ou à distance. L'application mobile Bitrix24 vous permet d'utiliser la plateforme sur votre tablette et smartphone et est disponible en iOS et Android.
9. Tester les logiciels sélectionnés
Après avoir vérifié en théorie que le logiciel de diagramme de flux de travail que vous avez choisi possède les fonctionnalités que vous souhaitez, il est important que vous le testiez pour voir s'il répondra à vos besoins. Vous pouvez former un petit groupe d'utilisateurs dans chaque service pour essayer l’outil en imitant autant que possible le processus réel.
Pour tester gratuitement les flux de travail et les processus métier de Bitrix24, vous pouvez activer la démo de 15 jours directement dans votre compte Bitrix24. L'essai gratuit inclut un nombre illimité d’utilisateurs par compte.
10. Se réunir avec son équipe pour avoir l’avis de chacun
Enfin, pour trouver le bon logiciel de diagramme workflow, il est nécessaire de recueillir l'avis de tous les membres de l'équipe.
Une fois que vous avez terminé les tests du logiciel présélectionné, vous pouvez prendre une décision éclairée sur la base des commentaires et des suggestions des parties prenantes. Cela garantit que le choix du logiciel correspond au souhait de tout le personnel, car il est inutile d'avoir un logiciel de flux de travail dont les collaborateurs ne se servent pas.
N'hésitez pas à vous inscrire dès maintenant à Bitrix24 pour gérer efficacement vos flux de travail.
