Outil de suivi de projet efficace

La répartition du travail et des responsabilités constitue l’une des phases essentielles de la gestion de projets. Ainsi, un bon outil de suivi de projet vous permet de confier, en quelques clics, une ou plusieurs missions à chaque membre de votre équipe, pour éviter les périodes d’inactivité. Avec Bitrix24, vous pouvez créer et déléguer des tâches ou sous-tâches de manière illimitée, sans avoir à reproduire les plus récurrentes.

Par ailleurs, le workflow est présenté de sorte que vous connaissiez toujours les collaborateurs disponibles et ceux en surcharge de travail. Cet outil suivi de projet offre aussi une option filtrage pour visualiser rapidement les actions prioritaires à mener, selon les niveaux d’importance.

Une fois que vous avez distribué les tâches et délégué des responsables d’équipes, vous devez définir les dates de début et de fin. Les outils de suivi et évaluation des projets les plus sophistiqués vous donnent une vision encore plus claire de la répartition de la charge de travail et du plan. Ainsi, vous pouvez vous assurer que toutes les missions soient terminées dans les délais.

L’option de planification constitue l’essence même de votre outil de gestion de projet. C’est pourquoi Bitrix24 dispose d’un calendrier d’équipe partagé et d’un système d’envoi de notifications automatiques à l’approche d’une échéance. Cela vous permet d’anticiper les retards et au besoin, de réorganiser vos ressources en fonction des urgences.

La communication rapide et efficace représente une autre clé de succès en management de projet. La preuve, les meilleurs outils de suivi et évaluation des projets en tiennent toujours compte. Ces derniers fonctionnent comme des plateformes centrales pour les données de base et informations détaillées. Bitrix24 vous permet d’informer vos partenaires internes et externes, comme les clients, sur la progression du travail sans devoir planifier de réunions.

Vous pouvez connecter un nombre illimité d’utilisateurs, et ce, même à travers la version gratuite. Bitrix24 inclut des outils spécifiques de type messagerie instantanée, chat de groupe, vidéoconférence, commentaires, mentions et tags. Ils s’avèrent très utiles pour débloquer des situations complexes en temps réel, gérer les urgences ou échanger de manière spontanée sur un sujet.

Les fonctionnalités de management de temps disponibles sur votre outil de suivi de projet vous aident à distinguer les tâches qui ont pris le plus de temps. Cela vous permet dès lors de mieux estimer les coûts et les durées à l’avenir. Les meilleurs logiciels vous autorisent par ailleurs à définir des tarifs horaires différents et d’ajouter automatiquement les heures facturables.

Sur Bitrix24, le pointage s’effectue de manière automatique et vous bénéficiez de rapports de temps, réglages de jours de travail, listes de tâches quotidiennes, sans oublier le calendrier partagé. Ce logiciel représente un véritable support d’aide à la prise de décision. Vous pouvez par exemple demander à un collaborateur qui a rapidement terminé son travail d’assister un autre qui semble saturé.

À l’ère de la mobilité et de la dématérialisation, la version sur tablette et smartphone d’un outil de suivi de projet s’avère très utile pour maintenir une collaboration efficace. Elle est surtout essentielle pour les projets qui demandent des interventions sur le terrain ou la surveillance en chantier, mais aussi pour les collaborateurs qui se déplacent constamment.

Avec l’application Bitrix24 Mobile, vos équipes en déplacement restent connectées pour rendre compte de leurs progressions en temps réel. L’interface fluide et ludique permet en outre d’analyser des informations pour un pilotage optimal, et ce peu importe votre secteur d’activité.

Les entreprises récoltent beaucoup de données d’un panel varié de partenaires, à la fois internes et externes. Dans la majorité des cas, l’échange de fichiers a lieu par mail ou via une solution de transfert gratuite, souvent peu fiable et avec un espace de stockage limité.

Heureusement, la version en SaaS de Bitrix24, accessible en 30 secondes, inclut la gestion de documents avec mots de passe et traçabilité. Vous obtenez 5 Go de stockage en ligne gratuit. À cela s’ajoutent la synchronisation de fichiers sur web, PC, iOS et Android, la consultation en mode multi-utilisateur, l’édition hors ligne et l’historique des versions.

L’élaboration des rapports de suivi ne constitue pas la partie la plus amusante du travail d’un chef de projet. Mais c’est inévitable et cela peut vous grignoter un temps précieux. La moindre des choses c’est que votre outil de suivi de projet simplifie cette tâche, d’autant plus qu’il dispose déjà de toutes les données nécessaires.

Si vous souhaitez par exemple présenter un rapport sur les résultats d’une action commerciale lors d’une réunion, vous devez juste extraire les informations depuis le CRM intégré. Cela dit, l’outil de gestion de relation client Bitrix24 vous permet de regrouper de précieuses données sur la gestion de prospects, les devis, factures et emails marketing.

Sur votre outil gestion de projet, vous pouvez consulter l’état d’avancement à travers le diagramme de Gantt. Il répertorie les tâches à effectuer sur la colonne de gauche avec une période d’exécution définie, et matérialise chaque action par une barre horizontale. Résultat, vous percevez la date de début et de fin du projet, la durée de chaque tâche et les intervalles de chevauchement. Bitrix24 propose également l’affichage en mode Kanban.

En définitive, le tableau de bord intégré à Bitrix24 en fait un outil de suivi de projet proactif et méthodologique, pour contrôler de près l’évolution du travail. En un coup d’œil, vous visualisez toutes les données clés, objectifs, contraintes et ressources, afin d’anticiper les problèmes éventuels.