Outil de planning collaboratif

Un outil de planning collaboratif est un outil de gestion sur une plateforme unique dans laquelle vous pouvez mieux coordonner vos projets du début à la fin, mieux gérer les tâches administratives de votre équipe et faciliter la communication entre chaque membre afin qu'ils soient plus efficaces et productifs.

Grâce à des fonctionnalités telles que le partage de calendriers personnels, de calendriers de groupes de projets avec d'autres collègues et l'option de rappels de calendrier, vous ne manquerez jamais un rendez-vous important ou les échéances des différentes tâches.


Planifier les projets de A à Z


Un outil de planning de projet vous permet d’orchestrer vos différents projets avec vos équipes, et ce, de la phase de planification à la phase d'évaluation finale. Il permet de définir, en un lieu unique, les différentes tâches à réaliser, d’estimer la durée, d’identifier la séquence des étapes et de clarifier également le rôle de chacun dans la répartition des tâches et du travail attendu.

Concrètement, l'outil de planning collaboratif vous permet d'optimiser les ressources de l'entreprise par rapport aux objectifs souhaités.

Autrement dit, il vous offre une vision claire des différentes actions à mener, vous permettant de mieux suivre l'évolution des activités, d’éviter le gaspillage des ressources (humaines, matérielles, financières). Cela permet également de limiter les retards dans la livraison des projets tout en augmentant la productivité.


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Administrer correctement les tâches

Une fois la planification du projet effectuée, il est essentiel de répartir correctement les tâches afin de bien suivre leur évolution et de faciliter l'estimation des coûts et de la durée de travail. Cela permet d’atteindre les objectifs plus facilement. Un outil de planning collaboratif doit vous permettre de répartir correctement les tâches, de savoir quelle équipe est en charge de chaque projet, la durée et les coûts alloués à chacun d'entre eux.

Le planning donne une visibilité sur ce que les équipes doivent faire, dans quel ordre. De cette façon, vous savez où vous en êtes et ce qu’il vous reste à faire. Grâce aux outils de planification, vous pouvez favoriser le travail d'équipe et vous êtes en mesure de communiquer sur l'avancement des travaux à la direction, aux partenaires et aux clients.

Cela permet non seulement de renforcer la collaboration et la cohésion entre vos équipes mais également d'encourager chaque membre de l'équipe à faire sa part du travail de manière efficace.


Planifier les interventions plus aisément

L'un des avantages les plus importants d’un outil de gestion de projet, c’est son planning qui permet d’administrer facilement les interventions des différentes phases d’un projet. Cet outil dispose de fonctionnalités telles que les calendriers partagés et les rappels automatiques qui permettent à votre équipe d'être plus productive et efficace.

Les calendriers vous permettent d’optimiser vos horaires ainsi que ceux de votre équipe, de mieux planifier le déroulement des activités, d'équilibrer la charge entre les membres de votre équipe et de suivre les progrès réalisés au fur et à mesure.


Calendrier avec rappels intégrés pour les rendez-vous

En tant que manager, il est clair que vous serez amené à piloter plusieurs groupes de personnes et à avoir plusieurs réunions auxquelles vous devrez participer que ce soit avec le personnel, les actionnaires ou les clients afin de discuter des actions à mener pour le bon déroulement des activités de l'entreprise.

L'outil de planification d'équipe vous permet de planifier à l'avance ces différentes réunions et rendez-vous ainsi que les dates d'échéance des tâches à réaliser en vue de faciliter l'atteinte des objectifs.

Avec les rappels automatiques dont dispose cet outil, vous serez toujours présent et à l'heure à vos différents rendez-vous et réunions et vous pourrez ainsi gagner la confiance des clients, des collaborateurs plus facilement.


Orchestrer la gestion du personnel efficacement

L'outil de planification collaboratif facilite également la gestion administrative de votre équipe car vous pouvez organiser sur une plateforme unique les congés, les absences et répartir les charges de travail en fonction de la disponibilité et des compétences de chaque employé.

De plus, cet outil vous donne une idée des compétences de chaque employé ce qui vous permet d’attribuer les tâches en conséquence. Vous pouvez dès lors éviter d'être confronté à un éventuel burn-out où l'employé est victime d'un surmenage professionnel à cause du trop grand nombre de tâches qui lui seraient confiées ou qui dépasseraient ses compétences. Ou de bore-out (caractérisé par un ennui profond) lorsque le salarié est peut-être trop qualifié pour les tâches qui lui sont confiées.


Visualiser facilement les missions et ressources affectées

L'outil de planning collaboratif apporte une vue d'ensemble sur les tâches à effectuer, les échéances de chaque projet, l'équipe en charge de chaque tâche ainsi que les ressources financières allouées.

Connaître et analyser régulièrement ces éléments clés vous permet de réaliser un suivi efficace du déroulement du projet, mais aussi de l'allocation des différentes ressources afin d'éviter les pertes et de savoir si les objectifs sont atteints ou non.

Cela vous permet également de mieux situer votre charge de travail et de détecter rapidement un éventuel problème en cas de difficulté et de pouvoir agir vite.


Améliorer la communication interne

Un outil de planning collaboratif favorise la collaboration et la communication interne en offrant une interface unique où toutes les tâches, suggestions ou remarques peuvent être suivies. Un tel outil permet aussi de répondre aux réalités des processus et des flux de travail des entreprises. Il s'agit sans aucun doute d'un excellent outil de communication et de partage des données pour tous les membres de l'entreprise.

Il permet aux employés de se sentir impliqués, valorisés et motivés, de mieux comprendre les objectifs de l'entreprise et la manière dont leur travail peut s'intégrer dans les objectifs de l'entreprise.

Les employés peuvent également suivre l'avancement des tâches. Cette autonomie et vision globale leur permet d’être proactifs et de suggérer de nouvelles initiatives, ce qui a un effet considérable sur la productivité et la réalisation des objectifs de l'entreprise.


Bitrix24, un outil de planning collaboratif gratuit

Si vous recherchez un outil pour mieux coordonner les tâches de vos employés, organiser et modifier les horaires et planifier des projets, Bitrix24 est votre allié.

Il vous offre une solution entièrement gratuite et efficace pour faciliter le partage des calendriers personnels et des calendriers de groupes de projets avec d'autres collègues.

Avec l'option de rappel de calendrier, vous ne risquez plus de manquer un rendez-vous important car vous recevez automatiquement des notifications pour vos différentes réunions de la journée. Aussi, la disponibilité des calendriers sur les appareils mobiles aide vos collègues qui sont constamment en déplacement et qui ont donc besoin de gérer leurs rendez-vous sur leur iPad, iPhone ou Android.

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