Logiciel de gestion des organismes à but non lucratif

En tant que professionnel à but non lucratif, organiser et mener à bien une campagne requiert beaucoup de réflexion, de temps et d’énergie. Le pilotage d’une ONG se rapproche considérablement de celui d’une entreprise, à la différence que vous vendez des idées et non des produits.

Grâce à Bitrix24, vous pouvez rendre vos efforts encore plus efficaces en interagissant avec vos donateurs et en maintenant un niveau élevé d’efficacité dans vos campagnes notamment. Bitrix24 est un logiciel de gestion des organismes à but non lucratif auquel plus de 9 000 000 de structures font confiance.

*Les informations figurant sur cette page peuvent changer. Pour connaître les prix et les fonctionnalités en application, consultez la page de tarification Bitrix24.

Des calendriers pour planifier et coordonner vos projets

Quiconque a déjà organisé un événement, peu importe l’envergure, connaît assez bien les maux de tête que cela peut causer. De la planification à la mise en œuvre, de nombreuses pièces mobiles doivent harmonieusement fonctionner en même temps pour la réussite des projets de votre ONG. Utiliser Bitrix24, un outil de gestion des organismes à but non lucratif, peut dès lors atténuer une grande partie du stress lié à la planification.

Vous pouvez créer des tâches et les affecter à vos collaborateurs en précisant les délais. Par la suite, l’application vous permet de consulter la charge de travail de vos ressources et de facilement réaffecter le travail entre les équipes, pour une gestion optimale du temps. Que vous organisiez un gala, une vente aux enchères, un tournoi ou toute autre grande activité, Bitrix24 vous assiste à chaque étape.

Des discussions fluides pour une meilleure collaboration

En utilisant Bitrix24, vous permettez aux employés de votre ONG d’échanger de manière fluide. Cette plateforme collaborative met à disposition de vos collaborateurs un système de messagerie instantanée. Ces derniers n’ont donc plus besoin de se rendre dans leurs boîtes mail, déjà encombrées, pour retrouver la trace d’un échange. Le travail en équipe permet d'accroître considérablement la réactivité, mais favorise aussi l’insertion d’une certaine souplesse dans l’organisation lors d’imprévus au sein de vos divers projets.

Grâce aux fonctionnalités comme les visioconférences, chats privés ou de groupe, annonces et flux d’activités, vous pouvez tenir les différents membres informés sur l’état d’avancement d’un projet et ainsi mieux rebondir dessus. Sur Bitrix24, la communication concerne aussi bien les informations que les responsables souhaitent partager (objectifs, directives, planning…) que celles dont les parties prenantes ont besoin pour accomplir effectivement leurs tâches au quotidien.

Une application mobile pour travailler de partout

La gestion des organismes à but non lucratif inclut souvent des projets complexes, avec de nombreux éléments mobiles. Pour cela, vous avez besoin d’une technologie simple, fonctionnelle et facile à maintenir comme l’application Bitrix24 Mobile. Disponible sur le Cloud ou auto-hébergé (accès au code source ouvert), elle vous offre les avantages des fonctionnalités d’entreprise sans que vous ayez à recourir à des installations trop compliquées.

Cette application Cloud requiert uniquement une connexion Internet, favorisant ainsi la rapidité d’exécution des tâches. Chaque membre de votre équipe a la possibilité de travailler dans un environnement dans lequel il se sent à l’aise. Grèves, perturbations dans les transports ou sur les routes, répartition multisites, impératifs personnels, etc. vous pouvez dorénavant gommer les imprévus et empêchements, puisque tout collaborateur peut avancer sur ses projets depuis n’importe quel lieu.

Un CRM pour gérer facilement les donateurs

La particularité des associations réside dans le fait qu’elles ne possèdent pas de clients, mais plusieurs catégories de contacts. Cela inclut notamment les membres, les donateurs, les financeurs, et tous les autres types de partenaires. En matière de gestion des organismes à but non lucratif, chaque catégorie de personne qui apporte son soutien nécessite un travail administratif et un suivi différent. Les données collectées ne sont guère les mêmes, et encore moins le but de la relation.

Bitrix24 vous permet de relier votre site web, vos dons, votre newsletter, vos emails et vos événements à une base commune. C’est une solution CRM qui s’adapte aux besoins de votre association, afin d’augmenter les dons collectés et engager de façon effective vos partenaires. Elle vous évite les tâches administratives en centralisant la collecte des données et en automatisant vos processus.

La création de groupes de travail pour gérer les bénévoles

La gestion des organismes à but non lucratif nécessite souvent d’organiser un événement sportif ou culturel. Dans ces cas, vous devez faire appel à des centaines, voire des milliers de bénévoles, pour vous assister dans les différentes tâches liées à votre projet. Manager cette multitude de volontaires peut s’avérer fastidieux, en plus de vous demander énormément de temps.

Hormis le suivi des donateurs, Bitrix24 vous aide aussi à automatiser l’ensemble des tâches chronophages qu’impliquent la gestion et la coordination des bénévoles sur votre événement. L’option Utilisateurs externes vous permet par exemple d’élaborer des groupes de travail extranet pour manager ces ressources humaines en dehors de vos équipes de travail internes. Vous pouvez ainsi créer et affecter des tâches à chacun, communiquer facilement avec les équipes de bénévoles, et effectuer un suivi efficace de l’avancement du projet.

Le suivi du travail pour gérer les ressources humaines au mieux

En tant qu’outil de gestion des organismes à but non lucratif, Bitrix24 vous permet de créer des postes dans votre organisation et de suivre le travail des employés. C’est aussi un véritable logiciel comptable pour ONG, car il facilite la facturation et la paie. Au lieu d’avoir à déterminer comment calculer les heures de travail de vos collaborateurs, vous pouvez juste vous baser sur les données recueillies automatiquement par l’application.

Cette plateforme enregistre les heures facturables, puisque vous ne pouvez pas vous fier à vous-même ni aux membres de votre équipe pour évaluer le temps consacré à une tâche ou un projet spécifique. Elle offre des fonctionnalités RH intéressantes comme l’annuaire des employés, le calendrier des absences, les demandes de congé ou encore la gestion des connaissances. Le partage de fichiers, le stockage en ligne et la gestion de documents ne sont pas en reste.

Le partage de documents pour rendre le travail plus rapide

Dans le cadre de la gestion de projet, vos équipes vont certainement manipuler des dossiers volumineux. La plupart des évènements nécessitent la collaboration de plusieurs acteurs, certains se trouvant à des milliers de kilomètres. Le Drive de Bitrix24 permet de stocker et de partager des fichiers numériques sur le Cloud en toute sécurité. Ainsi, chaque employé peut accéder à la plateforme collaborative et aux documents déposés depuis n’importe quel ordinateur.

Outre un stockage sécurisé, l’option Partage de documents facilite la gestion, l’organisation et la distribution des contenus. Vos équipes disposent en effet d’outils de recherche et de classement configurables. Dans le module des tâches, un utilisateur peut par exemple joindre des fichiers et les partager avec ses collègues qui font partie de la tâche. Cette transmission peut aussi s’effectuer par message direct, ou via le fil d’actualité pour rapidement faire parvenir des contenus à l’ensemble de l’entreprise ou uniquement à certains collaborateurs.

Des rapports automatiques pour analyser les performances

Si Bitrix24 figure parmi les meilleurs logiciels pour ONG, c’est également pour son système de rapports automatiques. La gestion des organismes à but non lucratif est plus simple lorsque vous pouvez obtenir des reportings financiers sur les ressources utilisées pour accumuler différents types de financement (subventions et dons en nature). L’application vous permet d’extraire les données selon vos besoins et de créer des rapports perspicaces.

Vous pouvez vous servir des modèles de tableaux de bord pré-créés ou les personnaliser à l’image de votre organisation, pour générer vos propres bilans, rapports de revenus, listes de membres, etc. Effectuer un récapitulatif des entrées, sorties et encaissements à venir, constitue une bonne astuce pour obtenir rapidement des informations sur l’état de santé de votre trésorerie. Vous avez la possibilité de prédéfinir les indicateurs clés de performances de votre ONG, et de les visualiser sur un écran d’ordinateur en quelques clics.

La version On-Premise de Bitrix24 à installer sur votre serveur contient de nombreuses options de personnalisation, fonctionnalités supplémentaires et un accès à l'API et au code Open Source. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de Bitrix24, consultez la page Helpdesk.
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