Application de gestion d’équipe

Ce n’est plus un secret : il faut une bonne communication pour gérer efficacement une équipe. Grâce à une application de gestion d’équipe performante, vous pouvez optimiser la communication au sein de votre entreprise.

Les outils intégrés vous aident à faire avancer votre équipe ensemble, dans une même direction. Suivez les actualités de l’entreprise. Organisez des vidéoconférences (le nombre de participants maximum peut varier selon les applications). Envoyez et recevez des mails. Communiquez avec vos collègues par messageries instantanées ou par messages vocaux.

À l’aide d’une application de gestion d’équipe mobile, ne laissez plus la distance physique vous empêcher de conclure vos affaires. Restez en contact avec vos collègues et clients où que vous soyez.

Les applications de gestion d’équipe disposent généralement d’un espace dédié à la création de modèles de tâches. Avec ces derniers, vous pouvez facilement décrire et vérifier les noms des tâches, les personnes responsables ainsi que les délais de leur réalisation.

Il vous est également possible de classer les tâches par catégorie, ce qui facilite grandement leur suivi. Dans la plupart des cas, les tâches prioritaires s’affichent en haut de la page. Vous pouvez aussi activer des notifications pour vous mettre au courant des tâches qui doivent être réalisées.

Il existe également des applications qui vous permettent d’alerter les personnes responsables en cas d’oubli de réalisation d’une tâche donnée. Depuis l’espace de création de modèles de tâches, vous pouvez changer le responsable et/ou la date limite si cela vous semble nécessaire.

Quel que soit votre activité, il est important d’utiliser un outil pour planifier vos projets. Pour ce faire, servez-vous d’une application qui peut vous permettre de créer un diagramme de Gantt. Ce dernier vous aide non seulement à définir les dates limites des tâches, mais également de suivre l’évolution de votre projet.

En effet, grâce à la représentation graphique de l’avancement du projet, il est plus facile de prendre une décision. Par exemple, vous pouvez vérifier à tout moment si la date de réalisation d’une tâche correspond bien à celle qui était prévue. Par ailleurs, cela peut vous aider à vérifier la performance de l’équipe responsable d’une tâche.

Un calendrier peut aussi vous aider à vérifier la disponibilité de vos collègues, les salles de réunion libres, etc. Il vous est possible de partager les calendriers uniquement à un groupe de personnes ou bien à tous les membres de l’équipe. Vous pouvez aussi dresser votre calendrier personnel. Chaque utilisateur est évidemment libre de sélectionner le calendrier qui s’adapte à son système d’exploitation.

L’automatisation des tâches récurrentes est indispensable aux entreprises qui souhaitent rester compétitives. En effet, cette option leur permet de se concentrer davantage sur leur activité principale.

En outre, l’automatisation des tâches chronophages est un atout non négligeable pour gagner du temps dans le processus de production. L’idée est en effet de travailler moins tout en restant efficace. Cela inclut également une diminution du coût de production, car vous n’êtes plus obligé d’engager des salariés pour les tâches redondantes.

Cependant, l’application de gestion d’équipe de votre choix doit être intuitive et facile à manipuler. Entre autres, l’interface doit être bien visible avec des paramètres faciles à lire pour que vous puissiez activer et configurer l’option d’automatisation à votre guise.

Il est important de mesurer la performance de chaque membre de votre équipe pour faire évoluer votre activité. Une application de gestion d’équipe sportive ou commerciale vous aide à connaître la performance réelle de chaque salarié. Elle vous fournit des chiffres exacts pour faciliter votre prise de décision.

Les rapports livrés par les employés via l’application vous aident également à faciliter la gestion d’équipe de développement d’outils. Vous pouvez configurer la date de remise des rapports par jour, par semaine, ou par mois selon vos préférences. Pour ce qui est de la taille des fichiers que vous pouvez télécharger, elle dépend de l’application de votre choix.

Ce dernier paragraphe vous explique comment choisir une application de gestion d’équipe. Quels critères prendre en compte ? Un outil de gestion de planning d’équipe gratuit est-il fiable ?

Tout d’abord, définissez votre objectif. En effet, les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent de votre type d’activité. Vérifiez si le nombre d’utilisateurs qui peuvent se servir de l’application simultanément vous convient. La taille des données que vous pouvez stocker diffère également d’une application à l’autre.

N’oubliez pas de vérifier si la solution peut garantir la sécurité de vos données. En général, vous avez le choix entre un auto-hébergement et un hébergement dans un serveur externe. Une connexion qui bénéficie d’un cryptage SSL offre une protection efficace de vos données.

Il convient également de privilégier les solutions qui ont fait leurs preuves. Il est donc conseillé d’opter pour une application qui a déjà été utilisée par des milliers d’entreprises.

En ce qui concerne les options gratuites, les fonctionnalités auxquelles vous pouvez accéder sont généralement limitées. Par exemple, il est possible que le nombre de clients que vous pouvez contacter soit limité. Il en est de même pour le nombre de tâches que vous pouvez réaliser. Il est aussi possible que la version gratuite ne vous permette pas d’automatiser vos tâches ou de partager des fichiers.

Néanmoins, il existe une application de gestion d’équipe gratuite et fiable comme Bitrix24 qui vous permet d’accéder à de multiples fonctionnalités intéressantes.