Choisir un outil de gestion de planning d’équipe gratuit
Consulter vos équipes pour comprendre les besoins
La première chose à savoir lorsque vous recherchez un outil de gestion de planning d’équipe gratuit est que les fonctionnalités que vous nécessitez vont dépendre en fonction des problèmes actuels que rencontre votre entreprise. La première étape consiste donc à identifier les lacunes possibles de la gestion des plannings de vos équipes. Cela peut par exemple être :
- Une charge de travail inégale entre les membres de l'équipe
- Une mauvaise planification des ressources de l’entreprise
- Des réunions trop nombreuses qui font perdre du temps
- Une mauvaise communication ou gestion d’une équipe de travail...
Ainsi, quand vous évaluez un outil de gestion de planning d’équipe gratuit, demandez-vous s’il résout ces problèmes ? Mais ce n’est pas tout, cette liste peut de plus vous servir à répertorier les fonctionnalités que vous souhaitez vraiment. Ce qui nous amène au second point.
Considérer les fonctions du logiciel de planification
Examinez les différentes fonctionnalités et définissez celles que vous considérez comme essentielles, celles que vous aimeriez avoir et celles qui ne vous intéressent pas du tout. Voici une liste des principales solutions qu'un outil de gestion de planning d’équipe gratuit doit proposer :
- Planification des congés, des vacances et des jours de maladie
- Notification des changements d'horaire
- Planification collaborative des horaires
- Options de messagerie pour faciliter les échanges entre les employés
- Pointeuse et registre des employés
- Calendrier et création de rapports
- Portail des employés
Avec plus de 35 outils pour une bonne collaboration d’équipe et une gestion de planning optimale, Bitrix24 est un logiciel de planification polyvalent qui vous offre différentes fonctionnalités avancées à configurer en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez en un lieu unique paramétrer les plannings des employés, créer des plannings spécifiques à un projet, allouer les ressources humaines nécessaires à la réalisation du flux de travail prévu, gérer efficacement les congés et bien plus encore.
Choisir un logiciel flexible et personnalisable
Un autre élément important à connaître avant de choisir un outil de gestion de planning d’équipe gratuit est de s'assurer que le logiciel est suffisamment flexible et personnalisable. Le système idéal doit être capable de s'adapter aux changements internes de votre entreprise. Il doit pouvoir vous accompagner tout au long de votre transformation digitale.
Le logiciel de gestion de planning de Bitrix24 est un outil évolutif qui s'adapte au fur et à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente et que votre entreprise se développe. De plus, Bitrix24 est entièrement personnalisable et peut être customisé en fonction de vos politiques et procédures spécifiques.
Tenir compte de la capacité d'adaptation du logiciel
En plus d’être personnalisable et agile, l’outil de gestion de planning d’équipe gratuit idéal doit pouvoir facilement s’adapter et s’intégrer à votre infrastructure existante. Pour avoir une vision complète des performances de votre entreprise, vous devez avoir une image claire des heures travaillées, des coûts, des bénéfices et de la conformité légale. Le logiciel que vous devez choisir doit donc s'intégrer parfaitement à tous ces éléments et outils de votre entreprise.
Demandez-vous alors si le logiciel se synchronisera rapidement avec votre processus de paie déjà existant ? Pouvez-vous connecter votre système de ressources humaines pour synchroniser les données des employés, telles que les taux de rémunération, les soldes de congés et les demandes de congés ?
Avec Bitrix24 Market, installer des applications prêtes à l'emploi ou des fonctionnalités spécifiques à vos besoins n’a jamais été aussi facile.
Définir l'hébergement de votre logiciel
L'une des choses importantes que vous devez savoir avant de choisir votre logiciel de planification est de savoir si vous souhaitez installer le logiciel sur vos postes informatiques ou si vous recherchez un outil en cloud.
Il existe un certain nombre de raisons d'adopter un logiciel en cloud à savoir le fait qu'il supprime le besoin de serveurs internes, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent, et qu'il assure également une accessibilité à distance. L'accès au cloud vous permet également d'éviter les emails récurrents une fois que vous avez publié le planning.
Le logiciel de gestion de planning Bitrix24 vous offre le libre choix entre le cloud ou l'auto-hébergement (open source) pour pouvoir l'adapter au fonctionnement et aux besoins de votre entreprise. Grâce à son hébergement Cloud, les plannings sont aussi accessibles depuis n'importe quel ordinateur portable de bureau, tablette ou smartphone et favorisent la gestion d’équipe à distance.
Tester l’outil de gestion de planning d’équipe gratuit
Enfin, la meilleure façon de choisir le bon logiciel de gestion d’équipe est encore de le tester pour voir s’il correspond bien à vos besoins et ceux de votre équipe. À ce stade, l’idée est de demander des démos et de tester les outils présélectionnés en imitant autant que possible le processus réel. Autrement dit, toutes les personnes qui vont être impliqués doivent essayer l’outil et vous devez recueillir leur avis et commentaires.
De plus, l'essai doit être suffisamment long afin d’écarter tous doutes et de s’assurer que l’outil peut s’adapter à votre organisation, votre manière de travailler, vos habitudes et vos besoins. Les essais gratuits sont très populaires auprès de nombreux fournisseurs, n’hésitez donc pas à demander un test s’il n’est pas automatiquement inclus, et si jamais ce dernier vous est refusé, c’est plutôt mauvais signe et vous devriez poursuivre vos recherches.
Chez Bitrix24, nous comprenons l’importance de pouvoir tester par soi-même un outil, c’est pourquoi nous proposons une démo et un essai gratuit avec la possibilité d’ajouter un nombre illimité d’utilisateurs. Inscrivez-vous dès maintenant et découvrez à quel point il peut être simple et facile de faire le planning de votre équipe.
