Logiciels de planification d'événements

La planification d’événements est une tâche particulièrement stressante et complexe, surtout lorsque plusieurs équipes doivent collaborer. Toute négligence, manque de communication ou oubli peut avoir de gros impacts et s’avérer regrettable pour l'organisation.

Pour vous aider, que vous soyez une entreprise qui planifie régulièrement des événements ou que vous organisiez occasionnellement des réunions, opter pour des logiciels de planification d'événements est très bénéfique.

Il s’agit d’un outil qui vous accompagne tout au long du cycle de planification : de la phase de création de l’évènement à sa promotion et enfin les rapports éventuels. Cela permet de mieux orchestrer toutes ces étapes.


Les calendriers de planification d'événements


Un calendrier de planification d’événement fait référence à un outil qui permet d’enregistrer une série chronologique d'actions ou évènements. Ces évènements se déroulent sur une période de temps précis et des préparations peuvent être nécessaires lors des mois et semaines qui précèdent l’évènement.

Un tel outil permet d’assurer que chaque étape est prise en compte et réalisée en amont. Cela aide non seulement à respecter les délais importants et le budget, mais aussi à coordonner facilement plusieurs parties et éviter les oublis.

Le logiciel de planification d'événements Bitrix24 possède des fonctions pour programmer des événements, des calendriers personnels, réserver des lieux et tenir des réunions en ligne. Peu importe votre stratégie, Bitrix24 permettra d’améliorer la communication entre les équipes et fera de vos événements un succès grâce à un meilleure préparation.


* Veuillez noter que les informations figurant sur cette page peuvent changer. Pour consulter les prix et les fonctionnalités en application, veuillez consulter la page de tarification de Bitrix24.

Un CRM associé à un planificateur d’événements

Certains logiciels de planification d'événements associent de multiples outils à un CRM pour coordonner vos différentes activités. Un CRM permet de générer des données, de les analyser pour obtenir des rapports précis sur vos événements en termes d'inscriptions, de clics sur un site Web, d'informations détaillées sur les participants, etc.

Un CRM vous permet de créer des campagnes pour générer des prospects et automatiser les tâches du marketing pour aider votre équipe à classer et à suivre les prospects tout en leur faisant gagner un temps précieux.

Utilisez Bitrix24 pour utiliser au maximum votre de base de données clients et fournisseurs grâce aux fonctionnalités de publicité par e-mail, de gestion de clients, de centre d'appel, de factures et de devis.


La gestion des tâches

Les logiciels de planification d'événements possèdent des fonctions de gestion des tâches avec pour objectif de suivre les missions qui doivent être accomplies afin de planifier correctement la réalisation d’un événement.

Optimisez la gestion des tâches, grâce aux modèles de tâches, l’attribution de tâches aux membres de votre équipe et la planification d'événements. Il est ensuite facile de suivre les activités restantes à effectuer et d’évaluer l’efficacité des responsables.

Avec le logiciel de planification d’événement Bitrix24, vous pouvez créer un nombre illimité de modèles de tâches, de sous-tâches et de tâches récurrentes. Déléguez les tâches et consultez les rapports de tâches. Vous aurez aussi la possibilité et de d’automatiser les flux de travail.


Une application mobile

L'application mobile de gestion d’événements doit être plateforme sécurisée, évolutive et personnalisable. Elle doit permettre aux participants d'avoir une vue d'ensemble des tâches, de leurs échéances et du budget afin de d’atteindre les objectifs plus facilement et de mieux suivre l’évolution des projets.

En suivant vos événements sur l’application mobile, vous pouvez fournir des mises à jour en temps réel peu importe là où vous êtes. Cela permet aux participants d’un événement d'avoir un accès instantané aux dernières informations et ressources disponibles.

L'application mobile Bitrix24 permet d’avoir de l'ordre et de la clarté dans la gestion d’événements. Les fonctionnalités avancées telles que la messagerie instantanée, les vidéoconférences et le CRM mobile de Bitrix24 garantissent le succès de vos événements. En plus, toutes ces fonctionnalités sont disponibles depuis une seule et même plateforme.


Une gestion efficace des données

En utilisant des logiciels de planification d'événements, les données sont mieux collectées, stockées de manière sécurisée, efficace et rentable. Utiliser ces données est ensuite plus facile et plus efficace. Le fait d'avoir une base de données centralisée implique que différents utilisateurs accèdent aux mêmes données à jour ce qui permet aux membres de l'équipe d’accéder en continue aux changements réalisés et enregistrés dans la base de données. Pour un évènement, un changement peut concerner le nombre de participants, le lieu, le programme, etc.

La plateforme collaborative Bitrix24, permet aux équipes de gagner du temps, car chaque membre a accès à une version unique des listes, documents et rapports.


Un marketing événementiel plus ciblé

Le marketing ciblé consiste à diviser le marché en plusieurs segments afin de planifier des stratégies de marketing optimisées pour chaque segment afin d'augmenter leur efficacité. Les logiciels de planification d'événements permettent donc diviser la cible en plusieurs groupes de personnes qui sont plus facile à gérer et avec qui l’interaction sera de meilleure qualité.

Le logiciel de planification d'événements Bitrix24 utilise de nombreux canaux de communication pour communiquer avec les prospects. Cela permet une meilleure automatisation des étapes de marketing par e-mail et permet de promouvoir un événement à vos prospects de manière beaucoup plus efficace.


La réduction des frais

Grâce à un logiciel de planification d'événements, vous pouvez avoir une vue d'ensemble des différentes tâches et du budget consacré à chacune d'entre elles. Vous pouvez ainsi mieux contrôler vos dépenses et respecter votre budget, ce qui vous permet de réduire certains coûts et de faire des économies.

Un logiciel de planification permet d'automatiser certains processus de planification et permet de réduire le temps alloué aux tâches. Cela évite d'embaucher du personnel supplémentaire lorsque cela n’est pas nécessaire.

Avec les fonctionnalités du logiciel de planification d'événements Bitrix24, vous avez accès à la planification d'équipe, au suivi du temps et des dépenses et à un système de facturation pour vous aider à mieux gérer vos activités événementielles. Cela permet à votre équipe d'être efficace et productive.


Bitrix24, un logiciel de planification d’événements

Pour planifier et gérer efficacement vos événements, aidez-vous d'un logiciel de planification efficace doté de fonctionnalités avancées comme Bitrix24.

Bitrix24 est un système gratuit de planification et gestion d’événements qui permet de mieux orchestrer vos activités grâce aux fonctionnalités de gestion de projets. Les agendas partagés permettent de planifier et réserver les lieux d'événements pour des groupes tout entiers.

Vous pouvez également inviter des utilisateurs à utiliser l'extranet pour collaborer plus facilement sur votre projet. Créez des formulaires d'inscription, des campagnes marketing par courriel et SMS et bien plus encore. Bitrix24 est doté d'une messagerie mobile et de chats de groupe qui sont utiles pour communiquer en temps réel au cours de vos événements.


Le manuel de Bitrix24 est disponible ici. Si vous êtes intéressé par l'achat d'éditions auto-hébergées de Bitrix24, qui sont livrées avec API, CMS et code source, qui peuvent être facilement personnalisées et intégrées à d'autres outils, vous pouvez télécharger une version d'essai ici.

Vous pourriez également aimer
Plus de 9 000 000 d'entreprises ont choisi Bitrix24