Plateforme de travail collaboratif
La collaboration des employés est une pratique courante pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Lorsque les projets d’une entreprise sont interdépendants, le recours à la collaboration devient essentiel pour atteindre les objectifs.
Toutefois, les mêmes obstacles reviennent souvent : trop de réunions, de discussions par e-mail et de tâches à accomplir. La réalisation des projets peine à avancer, les retards sont inévitables et les budgets sont dépassés.
L'heure de la transformation numérique des entreprises est venue. Vos employés doivent désormais être équipés des outils à la hauteur de leur potentiel, sous la forme d'une véritable plateforme de travail collaboratif d'entreprise.
Qu'est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ?
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel dans lequel les ressources et les outils sont centralisés afin de faciliter la communication et l'interaction personnelle pour le travail d’un projet.
Cela signifie donner accès à l'information, mais aussi et surtout, encourager la collaboration dans le suivi des projets directement via la plateforme :
- Mises à jour, suivi et gestion des projets
- Partage de documents (feuilles de calcul, présentations, fichiers textes, etc.)
- Échange d'informations et communication sur les initiatives en cours.
L'objectif d'une plateforme de travail collaboratif est de permettre aux collaborateurs de mieux travailler ensemble en simplifiant leurs tâches de suivi de projet et en travaillant plus efficacement. C’est une solution innovante pour les entreprises à la recherche de productivité, d'économies financières et d'un meilleur bien-être des employés.
Améliorer le flux de travail
Avec une bonne plateforme de travail collaboratif, vous n'aurez plus besoin d'organiser de réunions ou d’appels téléphoniques pour réviser les documents. Ils peuvent être téléchargés sur la plateforme et les propriétaires peuvent être automatiquement informés par e-mail lorsque les documents sont téléchargés.
Les employés peuvent alors annoter le document, apporter les modifications nécessaires et informer tous les membres de l'équipe que le document a été révisé. Il est ainsi beaucoup plus facile de maintenir un flux de travail fluide et organisé sur un projet. Les membres de l'équipe peuvent contribuer rapidement à l’avance du projet en travaillant là où il y a besoin.
Favoriser la communication
La communication liée aux projets de l'entreprise comprend à la fois les informations que les responsables veulent partager (objectifs, directives, calendriers, avancements de projets, etc.) et les données dont le personnel a besoin pour accomplir ses tâches quotidiennes.
La centralisation à l'aide d'une plateforme de travail collaboratif peut fournir aux employés la bonne information au bon moment, grâce à des notifications concernant des projets spécifiques qui ne sont affichés qu'aux bonnes personnes.
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Augmenter la productivité de votre équipe
Une plateforme de gestion de projet collaborative peut vous aider à augmenter l'efficacité de votre équipe projet, car les membres de l’équipe peuvent communiquer directement entre eux grâce à la messagerie instantanée intégrée au système.
Les erreurs sont réduites car les documents sont automatiquement sauvegardés dans le système en ligne, ce qui signifie que le travail n'est pas répété par différents utilisateurs, mais qu'ils peuvent tous travailler sur les dernières versions présentes dans le système.
De plus, les échéances des projets peuvent être suivies plus facilement par toutes les personnes qui travaillent sur ces projets. Des rappels peuvent être mis en place pour s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie et dans les temps.
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Encourager le développement et l'innovation
Si vous êtes une entreprise qui souhaite encourager l'innovation participative, une plateforme collaborative de travail n'est pas seulement un plus, elle est indispensable.
Outre la portée de l'innovation (thèmes sur lesquels les idées sont les bienvenues, méthodes d'analyse et de sélection des idées recueillies, etc.), cela permet aux employés de valoriser les suggestions des autres et de suivre l'évolution des idées en initiatives, jusqu'à ce qu'elles deviennent des projets concrets.
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Améliorer les relations avec les clients
Une plateforme de travail collaboratif peut également vous aider à améliorer vos relations avec vos clients. Par exemple, si vous êtes responsable d’un client mais que le travail est réalisé par une équipe que vous dirigez, vous pourrez facilement vous connecter au logiciel pour voir l’avancement du travail des personnes qui travaillent sur le projet.
Ainsi, vous pouvez vous adapter instantanément aux demandes de contact de votre client. Plus besoin de paniquer pour coordonner votre équipe, ce qui est particulièrement difficile si l'équipe est répartie dans plusieurs bureaux ou pays.
Vous pouvez également voir le calendrier avec les échéances des travaux à venir. Si votre client souhaite une mise à jour des échéances futures, vous serez en mesure de lui donner des indications réalistes sur le moment où le travail pourra être réalisé.
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Comment choisir une plateforme de travail collaboratif ?
Voici 5 étapes à suivre pour bien choisir sa plateforme de travail collaboratif :
- Définir les objectifs à atteindre avec la plateforme
- Déterminer le périmètre d'utilisation de la plateforme dans l'entreprise
- Anticiper la gestion du changement en mettant l'accent sur les avantages pour les utilisateurs et le temps qu'ils gagneront. Cela permet de garantir leur adhésion et leur engagement futur dans le nouveau système
- Identifier les chefs projet qui dirigeront le processus
- S’assurer que l'utilisation de la plateforme correspond à la culture de l'entreprise.
Bitrix24, une plateforme de travail collaboratif gratuite
Bitrix24 est une plateforme de travail collaboratif qui propose plusieurs outils qui aident à travailler plus efficacement en équipe.
Les outils de travail collaboratif proposés par Bitrix24 sont très complets et facilitent le travail interne et la communication de l'équipe et de votre entreprise au quotidien. Bitrix24 vous permet notamment de discuter des idées avec vos collègues, de partager des fichiers, de créer des groupes de travail, de créer et de configurer des tâches d'équipe.
Mais Bitrix24 va encore plus loin car c’est une plateforme de collaboration plus qui inclut un logiciel de gestion d’équipe gratuit avec des outils complets de gestion, de collaboration et de communication. Grâce au flux d'activité, tous les membres de votre équipe peuvent suivre les tâches et travailler efficacement ensemble pour faire avancer les projets.
Utiliser Bitrix24 c’est garantir l’atteinte des objectifs et le bon développement de votre entreprise.
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