Encadrer la validation et les permissions
Un doublon dans vos contacts ou vos entreprises peut diviser l’historique commercial et perturber une campagne de prospection. Avant d’analyser les résultats ou de relancer un compte, les équipes doivent pouvoir vérifier quelles fiches représentent réellement la même personne ou organisation.
Avec Bitrix24, examinez les doublons CRM signalés, comparez les informations disponibles et fusionnez les enregistrements confirmés. Vous obtenez une fiche de référence plus cohérente, tout en laissant votre équipe appliquer un processus de validation adapté à ses responsabilités.
Du doublon détecté au rapport corrigé
Déclencheur : deux fiches utilisent la même adresse e-mail professionnelle. Action CRM : un responsable compare les données, choisit la fiche principale et fusionne les enregistrements confirmés. Résultat : le client n’est plus compté deux fois dans le portefeuille et l’historique est regroupé pour le suivi et le reporting.
Éviter les doublons avant une campagne
Après une saisie manuelle, un import ou une nouvelle interaction, un même client peut apparaître sur plusieurs fiches. L’activité se retrouve alors répartie et un commercial peut contacter deux fois la même personne.
Contrôlez les doublons avant une campagne, une affectation de compte ou une analyse commerciale afin de travailler sur une base plus fiable.
Comparer les fiches à vérifier
Examinez les contacts et les entreprises potentiellement identiques avant toute fusion. Comparez le nom, l’adresse e-mail, le téléphone et les informations d’entreprise disponibles pour distinguer un véritable doublon d’une entité différente.
- Vérifiez les contacts avant une prospection ciblée.
- Comparez les entreprises avant une analyse par compte.
- Identifiez les données à conserver dans la fiche principale.
Fusionner les enregistrements confirmés
Une fois le doublon confirmé, fusionnez les fiches qui représentent le même contact ou la même entreprise. Cette action regroupe les informations utiles et fournit une référence unique pour les prochaines interactions.
Planifiez cette vérification à un moment pertinent, par exemple avant une campagne ou lors d’un contrôle régulier de la base.
Encadrer la validation et les permissions
Définissez les critères qui justifient une fusion, les cas nécessitant une vérification manuelle et le rôle chargé de valider l’action. Cette règle évite de traiter comme doublons des contacts ou entreprises simplement similaires.
Les permissions peuvent distinguer le signalement et la fusion : les commerciaux remontent les fiches suspectes, tandis qu’un responsable ou un administrateur confirme les changements.
Suivre la qualité de la base CRM
Mesurez le nombre de doublons identifiés et fusionnés sur une période donnée. Comparez ensuite les listes de prospection, les affectations et les rapports avant et après le nettoyage.
Ces indicateurs vous aident à voir si le processus résout seulement les doublons existants ou s’il limite aussi leur réapparition.
Prolonger le contrôle dans le CRM
Le nettoyage doit accompagner la gestion quotidienne des contacts, des entreprises et des activités. Après une fusion, vérifiez les prochaines étapes, les responsables et les communications associées à la fiche conservée.
Cette routine maintient un historique exploitable et soutient le suivi commercial au-delà de la correction ponctuelle.
