8 conseils brillants pour gérer des projets complexes

Bienvenue dans le monde de la gestion de projets complexes. Peut-être pensiez-vous que ce serait un travail simple, mais désormais, vous vous dîtes que c’est plus compliqué que ce que ça en avait l’air. Vous lisez le dossier avec les éléments du projet à accomplir et vous vous sentez noyé parmi tous les éléments à gérer.

Il est toujours préférable de se préparer bien à l'avance pour ces travaux gigantesques. Mais voici huit conseils brillants qui vous aideront à surmonter vos peurs et espérons-le, à atteindre l’objectif de votre projet complexe.

1. Rassemblez votre équipe et répartissez les tâches

La première étape pour réussir à gérer des projets complexes est de constituer une équipe talentueuse en qui vous pouvez avoir confiance. En tant que gestionnaire, vous devez tenir compte de l'ensemble des compétences nécessaires pour mener à bien votre projet et en tenir compte dans les personnes que vous embauchez. Lorsque vous recrutez, ne vous contentez pas de regarder uniquement les compétences techniques, l'adéquation culturelle est tout aussi importante. Par exemple, si vous travaillez dans le domaine des énergies renouvelables, il est peu probable que vous souhaitiez avoir dans l’équipe un ancien dirigeant du secteur pétrolier.

Définir précisément le rôle de chacun permet de définir les attentes dès le départ et de maintenir la motivation tout au long du projet. En effet, personne ne veut se retrouver dans une situation où on lui dit qu'il dirigera une équipe de vente et où il se retrouve à gérer des tâches de saisie de données RH. En ce qui concerne les responsabilités, il est nécessaire d’être tout aussi clair. Diriger des projets complexes ne peut pas être fait par un seul individu. Même si vous êtes le chef de projet, vous devrez déléguer une partie des responsabilités à votre équipe. Par exemple, si vous n’avez pas le temps de gérer tous les détails d'une campagne sur les réseaux sociaux, laissez votre responsable des médias sociaux gérer les détails techniques et demandez-lui simplement de vous faire un retour sur la stratégie avec quelques chiffres et points clés au fur et à mesure de son évolution.

Assurez-vous que les responsabilités de chacun sont claires dès le premier jour. Il est vital que certaines personnes aient le pouvoir exécutif et que d'autres le respectent.

2. Prenez le temps de définir les objectifs

Il est si facile de se lancer dans un projet sans prendre le temps de vraiment réfléchir à ce que vous faites. Lorsque les délais sont serrés et que vous avez du pain sur la planche, il est tout à fait compréhensible que vous souhaitiez cocher ces cases et vous débarrasser du travail à réaliser. Malheureusement, cela se termine rarement bien. En tant que responsable, vous pouvez rester concentrer et bien préparer l’amont du projet. Votre mission est de faire en sorte que votre équipe ne manque de direction claire et que vos clients ne se retrouvent avec quelque chose qu'ils ne voulaient pas vraiment.

Par conséquent, la première chose à faire est de parler à vos clients en détail de leurs objectifs principaux et secondaires. En identifiant, en définissant et en vous concentrant sur vos objectifs, vous pouvez simplifier la prise de décision dans la gestion de projets complexes. Les tableaux Kanban sont un favori pour de nombreux managers pour garder un œil sur les objectifs principaux. Dans la colonne à l'extrême gauche, vous pouvez garder les objectifs clés visibles et clairs. Cela les met en évidence et vous pouvez voir comment chaque tâche contribue aux objectifs.

Le processus de définition des objectifs peut également aider à motiver les équipes dans la gestion de projet à grande échelle. Si vos employés ont l'impression que leur travail n'a pas de sens dans le contexte plus large du projet, ils peuvent rapidement devenir désabusés. Cependant, lorsque vous pouvez relier les points entre leurs efforts et la situation dans son ensemble, vous montrez à quel point leur contribution est vraiment précieuse.

3. Créez une feuille de route claire pour atteindre les objectifs

Une fois les objectifs définis vous pensez être prêts à partir ? Pas tout à fait : si vous ne divisez pas votre projet en morceaux gérables, vous et votre équipe serez rapidement submergés. D'un point de vue stratégique, nous vous recommandons de rendre vos objectifs SMART (intelligents) :

• Specifc (Spécifiques)
• Measurable (Mesurables)
• Achievable (Réalisables)
• Relevant (Pertinents)
• Time-bound (Limités dans le temps)

Ensuite, vous pouvez lancer un excellent outil de gestion de projet et commencer à créer les tâches individuelles qui se combineront pour créer le projet. En fonction de vos objectifs SMART, utilisez un logiciel qui vous permet d'attribuer une date limite à tout. Cela permet d’ajouter la limite dans le temps et d’inclure des instructions claires ainsi que toutes les ressources nécessaires pour que votre équipe puisse commencer à travailler.

La gestion de projet complexe implique généralement une énorme quantité de tâches, alors lorsque vous planifiez, attribuez certaines dates comme des jalons qui représenteront les phases d’un projet. Des exemples simples de jalons pourraient être les validations budgétaires, les lancements de produits ou les évaluations des clients. Assurez-vous également de prendre le temps de féliciter votre équipe à chaque fois que les jalons principaux sont franchis. Lorsque vous dirigez des projets complexes, il est facile de se perdre dans les moindres détails. Mais nous sommes tous humains, et reconnaître les petites victoires est crucial pour l'engagement de votre équipe.

De plus en plus d'équipes commencent à utiliser la méthodologie scrum pour diviser les grands projets en plusieurs étapes. Les équipes Scrum découpent leurs projets en « sprints » de deux semaines avec un ensemble de tâches connexes que vous pouvez réitérer, sur lesquelles vous pouvez réfléchir et utiliser comme base pour votre prochain sprint.

4. Prévoyez l’imprévu

Même les meilleurs chefs de projet peuvent oublier l'importance de la gestion des risques. Plutôt que d'être considéré comme un processus de planification distinct, vous devriez l’intégrer pleinement à la planification de votre projet.

Il n’y a pas besoin d’être un génie pour comprendre l’importance de planifier l'imprévu lorsqu'il s'agit de gestion de projet complexe. Avec autant d’inconnues, de tâches non testées, d’intervenants qui participent au projet, puis tous les autres risques qui ne vous viendraient jamais à l'esprit, la préparation est essentielle. Bien sûr, vous ne pouvez pas vous préparer à tout. Même la NASA n'a pas réussi à repérer quelques astéroïdes qui ont raté de peu la Terre.

La gestion des risques consiste à considérer les évènements qui pourraient bloquer ou retarder le projet pour réduire la probabilité qu'ils se produisent. Tous les risques ne peuvent pas être évités mais vous pouvez en éviter un certain nombre en élaborant un plan d'urgence. Certains peuvent être évités complètement en modifiant votre approche et d'autres peuvent être accepté car ils ne représentent pas une réelle menace. Si vous avez les moyens et les contacts, vous pouvez transférer les risques à d'autres parties, par exemple en embauchant des avocats pour s’occuper des tâches juridiques.

5. Utiliser une communication claire en tant qu’atout

Lorsque vous travaillez dans la gestion de projets complexes, vous devez savoir simplifier autant que possible. Pour y parvenir, il est recommandé de rédiger une politique de communication afin que toutes vos parties prenantes soient sur la même longueur d'onde. Il peut s’agir de conserver toutes les mises à jour et requêtes liées aux tâches sur les fiches des tâches de votre logiciel de gestion de projet. Évitez aussi la messagerie instantanée pour émettre des instructions car celles-ci seront rapidement perdues et vous devrez sans cesse les renvoyer. De nos jours, il existe de nombreux outils de communication en entreprise et il est désormais simple de réunir son équipe via un appel vidéo pour une réunion.

Un bon chef de projet sait également apprendre de ses erreurs. C’est le cas aussi dans le domaine de la communication. Bien que votre politique de communication doit être respectée, cela ne veut pas dire qu'elle ne peut pas évoluer. Une mise à jour fréquente de vos documents permettra d’éviter de remettre un document obsolète alors qu’une version plus récente se cache dans un e-mail oublié depuis longtemps. Votre charte de communication doit contenir des règles pour éviter que ce type d’incident ne se reproduise.

Concernant le stockage de documents, si vous n'utilisez pas déjà des fichiers collaboratifs, il est temps de vous y mettre et de découvrir leur efficacité. Vous ne voyez peut-être pas les fichiers partagés comme un outil de communication, mais lorsque vous apporterez des modifications suggérées et laisserez des notes sur un document, vous vous demanderez comment vous avez survécu sans ces fonctionnalités. Le principal avantage est que vous n'avez plus à gérer de multiples versions d’un même document. Cela évite bien entendu à vous et à votre équipe, une énorme quantité de stress et de frustration. Bien sûr, les anciennes versions seront quand même disponibles et vous pourrez les à l'aide de la fonction « historique des modifications du fichier ».

Tous ces conseils de communication visent à réduire les problèmes de communication, comme des informations importantes qui passent entre les mailles du filet, des échéances manquées ou des relations entre collègues qui manquent de professionnalisme.

6. Créez un esprit d’équipe sain et dynamique

Arriver à créer l’esprit d'équipe souhaité est compliqué mais en cas de réussite, cela devient un atout majeur face à toutes les situations possibles et surtout lors de gestion de projets complexes. L’objectif est que chaque individu soit ouvert les uns avec les autres et qu'il soit soutenu les uns par les autres. Il existe un certain nombre de façons de parvenir à cet esprit d’équipe.

Tout commence lors du processus d'embauche. Comme évoqué plus tôt, privilégiez les gens partagent la culture de votre entreprise. Pendant l’entretien, gardez un œil sur les comportements égoïstes, agressifs ou de désengagement potentiel qui constitue un premier signe qu’il ne s’agit pas du candidat idéal. Ensuite, faites un effort pour intégrer les nouveaux employés au groupe lors de la phase d'intégration. Idéalement, créez un parcours type que le nouvel employé parcourra pour rencontrer l’ensemble de l’équipe et les différents secteurs de l’entreprise. Cela lui permettra de comprendre l’environnement de travail et de comprendre les connaissances de son équipe.

Si des membres ont des habitudes toxiques dans votre groupe, les membres les plus timides n'auront pas la confiance nécessaire pour proposer de nouvelles idées innovantes, et la collaboration qui est si importante pour la gestion de projets complexes risque de s’arrêter. À l’inverse, une atmosphère amicale au niveau de l'équipe vous permet de tirer le meilleur parti de chacun au niveau individuel. Assurez-vous de maintenir l’éloge de l’équipe, et les critiques constructives pour maintenir une bonne entente et le progrès. Dès que vous remarquez un comportement anormal, intervenez le plus tôt possible pour limiter un quelconque problème.

7. N’ayez pas peur de dire ce que vous pensez

Soyons honnêtes, les clients peuvent être l’élément le plus difficile à gérer dans le cadre d’un projet complexe. Parfois inconscients de ce qu'il faut réellement pour mener à bien le projet (et voulant rester proche de leur budget), ils peuvent réaliser des estimations scandaleuses sur les coûts et les délais, et il n’est pas toujours facile de suggérer autrement.

Toute personne expérimentée dans la conduite de projets complexes vous dira que garder le silence pour éviter les conflits est absolument contre-productif. Au lieu de résoudre les problèmes immédiatement, vous donnez à vos clients un faux sentiment de sécurité et de satisfaction, le problème étant toujours présent, il risque de remonter à la surface à tout moment et de faire dérailler l'ensemble du projet. Les chefs de projet inexpérimentés sont les plus susceptibles de tomber dans ce piège, souvent à cause d’un manque de confiance. Ils n’osent pas dire les choses telles qu'elles sont, ils acceptent la date limite demandée par le client, tout en sachant que cela demandera un effort considérable de la part de votre équipe ou bien même qu’elle ne sera pas réalisable et que le projet sera livré avec du retard.

Nous l'avons souligné dans la section sur la communication, vous devez supprimer le plus d’obstacles possible dans les projets complexes. La peur de contrarier les gens mène parfois à l’effet « boule de neige » et un petit obstacle se transforme alors en gros problème. Alors, gérez la situation à risque le plus tôt possible.

8. Lancez-vous

Une autre difficulté rencontrée au sein des projets complexes est l'indécision. Votre équipe est peut-être coincé à débattre de la meilleure solution, il est probable que chaque option ait ses avantages et ses inconvénients. De toute évidence, il n’est pas possible de prendre une décision à la hâte mais au bout d’un moment, une décision devra être prise, surtout lorsque ce sont toujours les mêmes arguments qui ressortent.

Au fur et à mesure que vous acquerrez de l'expérience dans la gestion de projets complexes, vous commencerez à savoir identifier les blocages éventuels pour vous et votre équipe. Au lieu de laisser le blocage prendre le contrôle du projet, examinez des stratégies pour savoir comment contourner ce projet, avoir des alternatives et vous préparer aux conséquences d’un choix difficile.

Une méthode courante pour réduire l'indécision consiste à fixer des limites de temps strictes pour les réunions. Lorsque les participants sont au courant de cette règle, la pression est plus forte pour prendre une décision et se mettre au travail, il y a ainsi plus de probabilité que l’équipe arrivent à une conclusion commune.

Encouragez le compromis entre les membres de votre équipe. Par exemple, si une décision met beaucoup de pression sur votre équipe de vente, donnez-lui en contre parti certains avantages pour les aider avec les difficultés rencontrées. Cela contribuera à favoriser un environnement sain et équitable au sein de votre équipe.

Conclusion

Vous voilà désormais paré de nos conseils pour vous donner la confiance nécessaire pour prendre en main vos projets difficiles et les entreprendre comme un professionnel. Même si vous avez pour mission de prouver que vous êtes le manager aguerri, vous n'avez pas besoin de faire cavalier seul.

Avoir les bons outils à sa disposition et savoir les utiliser est aussi une arme redoutable lorsqu'il s'agit de projets complexes. Heureusement pour vous, Bitrix24 a été créé avec cet objectif et contient toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sur un seul logiciel. Si vous souhaitez booster l’esprit d’équipe, votre organisation, votre communication, votre planification et bien plus encore, inscrivez-vous à Bitrix24 dès maintenant.