Comment utiliser la méthode Kanban en gestion de projet

La méthode Kanban, utilisée en gestion de projet, a été développée à l'origine par Taiichi Ohno, un ingénieur de l’entreprise Toyota, dans un souci d’amélioration de l'efficacité de leur processus de fabrication. Le nom Kanban signifie « étiquette » en japonais, et cette méthode utilise des étiquettes et des signaux visuels pour représenter les éléments de travail.

La gestion de projet est un aspect essentiel de l’organisation de toute entreprise. Elle requiert un ensemble de compétences, d'outils et de méthodologies qui permettent de garantir la livraison d’un projet à temps, dans le respect du budget et des normes de qualité attendues.

Kanban est l'une des méthodologies les plus populaires en matière de gestion de projet. Très utilisée dans l'industrie manufacturière, elle a gagné en popularité dans la gestion de projet en raison de sa flexibilité, de sa simplicité et de sa facilité d'utilisation. Dans cet article, nous vous présentons la méthode Kanban, ainsi que les différentes manières dont elle peut être utilisée dans la gestion de projet.

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La méthode Kanban : pour une gestion de projet facilitée

Méthode Kanban : définition

La méthode Kanban est une technique de gestion visuelle qui permet aux équipes de gérer le travail de manière efficace, effective et plus rationnelle. Elle était à l'origine utilisée dans l'industrie manufacturière et les usines comme méthode de gestion de la production. Aujourd'hui, elle est également utilisée comme méthode de gestion de projet et outil de gestion des tâches dans les entreprises en général.

La principale caractéristique de Kanban est que le travail est extrait d'un backlog (liste de tâches informatisée) en fonction de sa priorité et de la capacité de l'équipe. Kanban fournit un moyen de visualiser le travail, de limiter la quantité de tâches en cours et de mesurer le flux de travail. Il met l'accent sur l'amélioration continue en utilisant des boucles de rétroaction afin d’identifier les problèmes, diminuer le gaspillage et optimiser le flux de travail.

La méthode kanban peut notamment être utilisée pour divers processus, tels que la réponse et la gestion des e-mails, l'organisation de listes de tâches ou encore la publication ou la rédaction de rapports.

Les grands principes pour mettre en place la méthode Kanban

Pour mettre en place la méthode Kanban dans le cadre de votre gestion de projet, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : Visualisez le flux de travail

Une étape importante au début du processus dans la méthode Kanban est la visualisation du travail à effectuer sur un tableau. Ainsi, il vous sera possible de réfléchir à ce qui doit être fait et à quels éléments de votre équipe seront impliqués dans les processus. Il est d’ailleurs important que les participants au projet soient impliqués dans le brainstorming afin que l'état des lieux soit clair pour tous.

Il s'agit de créer une représentation visuelle du projet et de la manière dont les éléments de travail circulent dans le système. Pour ce faire, on peut créer un tableau Kanban, un outil visuel qui permet aux membres de l'équipe de voir le statut de chaque élément de travail.

Le tableau Kanban peut être divisé en colonnes qui représentent les différentes étapes du projet. Par exemple, les colonnes peuvent être « À faire », « En cours », « En attente de révision » et « Terminé ». Chaque élément de travail est représenté par une carte ou une note autocollante qui est déplacée sur le tableau à mesure qu'elle progresse dans les étapes.

Étape 2 : Limitez les travaux en cours

La limitation des travaux en cours est un aspect essentiel de la méthode Kanban, puisqu’elle permet de ne pas surcharger de travail votre équipe, de réduire les goulets d'étranglement et d'améliorer les flux et la fluidité. Des limites d'encours peuvent être définies pour chaque colonne du tableau Kanban, ce qui représente le nombre maximal d'éléments de travail pouvant être en cours à un moment donné.

Par exemple, si l'équipe a fixé une limite de cinq unités pour la colonne « En cours », elle ne doit pas commencer à travailler sur plus de cinq éléments à la fois. Si un sixième élément doit être lancé, l'un des éléments existants doit être terminé ou déplacé dans une autre colonne (signe d’évolution de la tâche) avant de lancer le nouvel élément.

Fixer des limites d'encours peut être un défi, car il faut trouver un équilibre entre la capacité de l'équipe et les exigences du projet. C’est pour cela qu’il est important de revoir et d'ajuster régulièrement les limites en fonction de la performance de l'équipe et de l'avancement du projet.

Étape 3 : Gérez les flux

La troisième étape de l'utilisation de la méthode Kanban dans la gestion de projet consiste à gérer le flux. Cela signifie que l'équipe doit se concentrer sur l'amélioration du flux de travail dans le système, en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement, en réduisant les temps d'attente et en optimisant la séquence de travail.

Pour gérer le flux, l'équipe doit comprendre le délai d'exécution et le temps de cycle pour chaque élément de travail. Le délai d'exécution est le temps qu'il faut à une tâche pour passer du début à la fin du processus, tandis que le temps de cycle est le temps qu'il faut pour achever un élément de travail à partir du moment où l'on commence à travailler dessus.

En mesurant le délai d'exécution et le temps de cycle, l'équipe peut identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités du processus. Par exemple, s'il existe un temps de latence trop important entre les colonnes « En cours » et « En attente de révision », l'équipe peut en rechercher la raison et trouver des moyens de réduire ce temps d'attente, par exemple en améliorant la communication ou en clarifiant les exigences.

Étape 4 : Explicitez au maximum les processus

Une partie de la méthodologie Kanban consiste à ne laisser aucune ambiguïté ou incompréhension autour des processus. Cela permet de définir les processus de travail et de communiquer clairement les accords à leur sujet. Que doit-il se passer lorsqu'une tâche est terminée et peut passer à la phase suivante ? Que faire en cas de contretemps ou de retard ?

Il est nécessaire pour l’équipe d’avoir une compréhension claire des règles et des politiques qui régissent le processus, telles que la manière dont les éléments de travail sont hiérarchisés, la manière dont ils sont déplacés dans le système et la manière dont les progrès sont suivis.

Les processus peuvent être documentés et partagés avec l'équipe pour s'assurer que chacun les comprend et les suit. Cela permet de réduire la confusion et les erreurs de communication et de s'assurer que l'équipe travaille pour atteindre les mêmes objectifs.

Étape 5 : Cherchez en permanence l’amélioration

La cinquième et dernière étape de l'utilisation de la méthode Kanban dans la gestion de projet consiste à chercher à s'améliorer en permanence. En d’autres termes, l'équipe doit régulièrement examiner le processus, identifier les problèmes et apporter des améliorations au système.

L'amélioration continue peut être réalisée, par exemple, en utilisant des boucles de rétroaction pour recueillir des données et des commentaires de l'équipe et des parties prenantes. Par exemple, l'équipe peut organiser des points réguliers pour examiner le processus et identifier les domaines à améliorer. Elle peut également utiliser des indicateurs tels que le délai d'exécution, le temps de cycle et le débit pour mesurer ses performances et suivre ses progrès au fil du temps.

Les avantages de l'utilisation de la méthode Kanban en gestion de projet

Le système Kanban présente plusieurs avantages essentiels pour une gestion efficace des projets :

Une meilleure accessibilité

Aujourd'hui, la plupart des outils Kanban sont en ligne, ce qui permet aux parties prenantes de consulter le tableau à tout moment et en tout lieu, par exemple depuis leur domicile. Ainsi, même les employés à l'étranger ou à distance peuvent consulter les tableaux et participer à leur mise à jour.

Visibilité améliorée

Grâce à des repères visuels répartis sur l'ensemble du tableau pour indiquer l'état d'avancement de certaines tâches, toutes les parties prenantes impliquées dans un projet donné ont une meilleure idée de l'état d'avancement du projet et de ce qu'il reste à faire avant son achèvement.

Communication stimulée

Un avantage majeur de la méthode Kanban est qu'elle favorise la compréhension mutuelle au sein de l'équipe de projet. La compréhension de l'état d'avancement des tâches dans les autres processus facilite le partage de l'information. La méthode Kanban donne l'occasion de communiquer afin de prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent, et peut conduire à la réussite globale du projet.

Productivité et efficacité accrue

Grâce au suivi visuel de l'avancement des travaux, au lieu de s'appuyer uniquement sur les mails et informations transmises par les membres de l'équipe qui s'envoient des mises à jour sur l'état d'avancement de leurs projets tous les quelques jours ou semaines, les équipes sont en mesure de travailler ensemble plus rapidement et plus efficacement puisqu'elles savent exactement où elles doivent concentrer leur énergie immédiatement au lieu d'essayer de déterminer ce qui doit être fait en premier parmi de nombreuses choses différentes en même temps.

Application : mise en place de la méthode Kanban en gestion de projet

La méthode Kanban peut être appliquée de différentes manières. En général, l'objectif est toujours le même, à savoir produire et exécuter des tâches le plus efficacement possible. Dans la version non digitalisée, un grand tableau blanc ou un tableau d'affichage est souvent utilisé pour mettre en œuvre la méthode kanban et des aimants, des autocollants ou des post-it de couleur sont utilisés. Cela vous permet d'appliquer facilement des catégories et rend les tâches beaucoup plus faciles à gérer.

Quels outils de gestion de projet prennent en charge la méthode Kanban ?

Aujourd'hui, la plupart des organisations utilisent un tableau Kanban en ligne. Cela signifie que les employés peuvent facilement consulter les données depuis leur ordinateur et apporter leurs propres contributions. Il existe un grand nombre de logiciels et d’applications qui prennent en charge ces méthodes et vous permettent de planifier facilement vous-même l'ensemble du travail et des tâches.

Ces outils vous permettent de travailler en équipe, de créer des tableaux Kanban, de les modifier et de rédiger des rapports de projets. Certains outils se concentrent uniquement sur cette méthode et peuvent être qualifiés de logiciels Kanban ou outil Kanban. D'autres outils prennent en charge tous les aspects de la gestion de projet, tels que le travail de groupe, les diagrammes de Gantt, la gestion de tous les documents et des CRM, mais aussi la téléphonie et les outils de vente.

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