10 questions auxquelles un gestionnaire de projet doit répondre avant le début d’un projet

Si vous gérez des projets, vous savez qu’il y a des préparatifs à réaliser avant même que le projet ait commencé. Voici 10 questions auxquelles les chefs de projets doivent répondre avant de démarrer un projet. Avec les réponses à ces questions, le taux de réussite du projet sera augmenté et sa gestion sera facilitée.

1. Quel est l’objectif final du projet ?

Déterminer l’objectif final d’un projet semble indispensable avant de commencer, mais vous seriez surpris par le nombre d’équipes qui démarrent des projets sans même savoir ce qui est attendu. Ne pas répondre à cette question peut désorienter les équipes qui travaillent sur un projet et cela peut constituer d’importants surcoûts (en temps, en argent et autres ressources du projet).

Connaître l’objectif final du projet est donc la première chose à établir par le chef de projet afin de démarrer correctement. La réponse à cette question doit être simple : augmentation du chiffre d’affaires, atteindre de nouveaux marchés, obtenir plus de followers sur les réseaux, réduire certains frais, améliorer la satisfaction client sont des bons exemples d’objectif final d’un projet. La réponse ne doit en aucun cas être « parce que nos concurrents l’ont fait ».

Il est facile de répondre à la question « quel est l’objectif final du projet ? » mais il ne faut pas l’oublier… La gestion du projet sera facilitée si la réponse à cette question est claire et la réalisation des objectifs sera également plus simple.

2. Quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser ce projet ?

Lorsque l’on gère un projet, on peut obtenir des informations précieuses lorsque l’on résout par l’inverse. Pour justifier l’existence d’un projet, vous pouvez bien sûr lister les bienfaits de ce projet mais vous pouvez aussi lister les conséquences si vous ne réalisez pas le projet.

Répondre à la question « quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser le projet ? » permet de voir si ce projet est réellement utile ou non. Si c’est le cas, cela permet de justifier le projet auprès de l’équipe et de l’entreprise toute entière. En revanche, si vous détectez qu’il y a peu de conséquences à ne pas réaliser un projet, il se peut que ce projet ne soit pas prioritaire. Vous pourriez alors peut être mieux répartir les ressources et la main d’œuvre mises à disposition pour ce projet.

3. Quels seront les KPI (indicateurs clés de performance) du projet ?

Vous avez surement déjà entendu dire que le suivi des KPI (ICP en français) est primordial dans le domaine de la gestion de projet, et bien c’est vrai ! Cependant, avant de pouvoir suivre l’efficacité du projet il faut avant tout déterminer les KPI à utiliser. Le choix des bons KPI va vous aider à mesurer l’efficacité du projet, à déterminer si l’avancement se déroule comme souhaité et si les ressources sont utilisées de manière optimale. Les KPI peuvent être plus ou moins simple à calculer et à analyser. Les KPI peuvent être répartis en plusieurs catégories.

Les KPI financiers et économiques

Ces KPI permettent d’analyser les coûts mais aussi les retours sur investissement. Voici les principaux KPI de cette catégorie :

• Coût réel
• Coût non prévus
• Coût des retards
• Différence entre coût prévu et le coût réel
• La variation du chiffre d’affaires
• Le budget moyen par client

Les KPI de temps et de délai

Les KPI de délai permettent de vérifier qu’un projet se déroule dans les temps avec le moins de retards possibles. Les KPI suivants permettent d’analyser les délais d’un projet :

• Taux de retard
• Durée moyenne par tâche
• Comparaison temps prévu/temps passé par tâche
• Écart de délai par rapport au planning

Les KPI d’analyse de qualité ou de conformité

Ces KPI peuvent porter sur plusieurs aspects d’un projet. Par exemple, si ce projet est destiné pour la clientèle alors les KPI seront orientés vers l’analyse de la satisfaction client mais si le projet est orienté production alors l’analyse se fera plutôt sur le nombre de pièces rebutées. Voici quelques KPI qui peuvent être utilisés :

• Taux de satisfaction client
• Nombre de retours clients
• Nombre de tâches à retravailler
• Nombre de pièces non conformes
• Nombre d’utilisateurs
• Évolution du trafic d’un site Web

Les exemples sont nombreux dans cette catégorie et dépendent directement du type de projet.

Les KPI d’avancement et d’efficacité

Ces KPI permettent de s’assurer que le projet avance comme prévu et que les ressources sont bien exploitées.

• Taux d’avancement (tâches réalisées/tâches prévues)
• Nombre de ressources utilisées/nombre de ressources disponibles
• Temps total passé

Pour faciliter l’avancement des projets, Bitrix24 contient tous les KPI standards de gestion de projet pour facilement suivre l’avancement et la performance des équipes qui travaillent sur le projet. Ce type d’outil peut constituer une aide précieuse pour assurer le bon déroulement d’un projet.

4. Qui sont les principaux acteurs et participants ?

Savoir qui va travailler sur le projet et constituer l’équipe projet est un des défis à relever lorsque l’on est chef de projet. Le choix de l’équipe projet va directement impacter les résultats et l’avancement du projet, il est donc important de bien choisir les personnes. Il faut à la fois n’oublier personne mais ne pas non plus intégrer plus de personne qu’il n’est utile car cela constituerait un gaspillage de ressources et cela peut aussi faire rapidement augmenter la durée des réunions et indirectement le temps nécessaire à la réalisation du projet. N’oubliez pas que certains participants peuvent intervenir que partiellement ou qu’à certaines étapes du projet.

Les acteurs principaux d’un projet sont le plus souvent :

• Des collaborateurs ou des collègues
• Des conseillers ou intervenants externes à l’entreprise
• Ceux qui seront impactés par le projet
• Des sponsors
• Des volontaires

5. Quelles décisions critiques devront être prises au moment du projet ?

Une fois que vous connaissez les objectifs et que vous savez qui fait partie de l’équipe projet, il va être plus facile d’identifier d’éventuelles décisions critiques qui devront être prises pour assurer le bon déroulement du projet. Certaines décisions devront être justifiées au préalable et d’autres peuvent avoir un impact conséquent si elles sont mal préparées.

Pour assurer le bon déroulement d’un projet, il est envisageable qu’un budget important soit à débloquer. Si c’est le cas, pour obtenir le financement il faudra savoir être convaincant, expliquer les raisons de ce besoin et justifier qu’il n’y a pas d’autres alternatives moins coûteuses. Autre scénario possible, un arrêt de production temporaire est nécessaire pour réaliser un projet interne à l’entreprise, il faudra alors étudier les possibilités de production à l’avance et de s’assurer que cet arrêt ne durera pas plus longtemps que prévu.

Déterminer les décisions critiques du projet est directement lié aux enjeux et si certaines de ces décisions ne sont pas étudiées à l’avance, cela pourra engendrer un éventuel blocage au cours de certaines étapes, ce qui n’est pas souhaitable.

6. Quels outils peuvent favoriser la collaboration ?

Plusieurs outils permettent de favoriser la collaboration et d’augmenter la performance de gestion de projet. Beaucoup d’entreprises mettent en place des outils de suivi internes (souvent des fichiers Excel) et prévoient des réunions régulières pour étudier l’avancement du projet. Certains outils déjà réputés comme les diagrammes de Gantt, les rétroplannings ou les tableaux Kanban sont souvent utilisés pour gérer les projets.

Avec l’évolution du digital, de nouvelles solutions sont apparus : les logiciels de gestion de projets qui commencent à être connus de tous sont indispensable pour vous aider à mener à bien vos projets. De plus en plus d’entreprises ont également recours aux plateformes de collaboration pour faciliter les échanges entre les collaborateurs. Bitrix24 propose justement une combinaison des deux ce qui permet de vraiment faciliter l’avancement des projets en entreprise. En optant pour Bitrix24, vous aurez aussi à disposition des calendriers partagés, un vrai plus pour gérer des projets en équipe.

7. Est-il possible de rationaliser certains processus ?

Il semblerait que les équipes les plus efficaces sont celles ont toujours une charge de travail optimale. Pour cela, elles cherchent toujours à améliorer leur manière de travailler et les processus utilisés afin de libérer le plus de temps possible pour le consacrer au projet. « Comment rationaliser les processus ? » devient alors une question d’importance capitale pour pouvoir gérer au mieux les projets.

Rationaliser les processus, ne veut pas dire surcharger une partie des effectifs pour libérer du temps à d’autres personnes. Il vaut mieux avoir recours à l’automatisation des tâches lorsque c’est possible. Ainsi, toutes les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée seront réalisées de manière automatisée par le système informatique. Cela représente non seulement un gain de temps mais cela peut aussi représenter une source de motivation supplémentaire puisque les tâches restantes sont plus intéressantes et moins répétitives.

8. Un projet similaire a-t-il déjà été réalisé ?

« A-t-on déjà réalisé un projet similaire ? » voilà une question importante. En effet, si la réponse est oui, il y a de grandes chances que le projet précédent contienne des erreurs à ne pas répéter ou au contraire des aspects qu’il faut impérativement reproduire. Cela peut aussi représenter un gain de temps important si une partie du travail a déjà été réalisée.

Si le projet en cours est le premier de ce type, n’hésitez pas à faire des comptes rendus réguliers et de soigneusement enregistrer l’avancement et les données du projet afin de pouvoir faciliter un éventuel projet futur qui se rapprochera de celui-ci. Entre les rapports de travail Bitrix24, les documents partagés de Bitrix24.Drive et les bases de connaissances, vous avez tout à disposition pour travailler efficacement et garder une trace des travaux réalisés.

9. Quels sont les enjeux et échéances du projet ?

Il n’est jamais bon de devoir gérer les urgences, pour les projets, c’est pareil. On a tous déjà entendu la morale de la Fable Le lièvre et la tortue de Jean de la Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point », et bien cela s’applique aussi aux projets. Prévoyez des échéances logiques dès le début et une fois qu’elles sont placées, n’attendez pas la dernière minute pour entamer les travaux nécessaires.

Les diagrammes de Gantt Bitrix24 et les rétroplannings sont d’une efficacité redoutable pour visualiser le respect des échéances et établir le chemin critique d’un projet. Mettez à profit ces outils pour respecter plus efficacement les délais de vos projets. De plus, vous pouvez aussi répartir les tâches en fonction des enjeux du projet. N’hésitez pas à créer des sous-tâches pour garantir l’avancement au moins partiel des projets, cela permet également de mieux suivre ce qu’il reste à réaliser et d’ajuster si besoin (et si possible) les échéances.

10. Quels sont les facteurs de risque qui menacent le projet ?

Étant donné que toutes les questions listées ci-dessus sont destinées à mieux se préparer pour un projet futur, il est désormais venu le moment de lister tous les risques qui mettent en péril le projet. Il existe même une discipline entière dédiée à la gestion des risques. Bien que cette question ait été gardée pour la fin, la gestion des risques doit être intégrée à chaque réunion d’analyse projet. Cela représente une sécurité supplémentaire contre les mauvaises surprises. N’oubliez pas aussi en intégrant les facteurs de risques de laisser des délais supplémentaires à certaines étapes du projet sur le planning.

Vous avez désormais les 10 questions à poser avant de démarrer un projet, il ne vous reste plus qu’à trouver les réponses et vous serez sur la bonne voie pour réussir vos projets. N’oubliez pas d’utiliser les bons outils pour mettre toutes les chances de votre côté. Bitrix24 est un puissant logiciel de gestion de projet et vous permet de collaborer avec toute votre équipe, il vous sera surement utile. De plus, vous pouvez créer un compte gratuit et inviter un nombre illimité d’utilisateurs !