Gestionnaire de projet : 10 questions de début de projet

Avant de démarrer un projet, il est crucial pour un gestionnaire de projet de bien définir tous les aspects essentiels. Cela permet d’anticiper les risques, de clarifier les objectifs et de s’assurer que toutes les parties prenantes sont en phase. Ce processus de questionnement est la clé d'une gestion de projet réussie et d'une exécution sans accroc.

1. Quel est l’objectif final du projet ?

Déterminer l’objectif final d’un projet est l’une des questions les plus essentielles à poser. Beaucoup d’équipes commencent sans savoir clairement ce qui est attendu, ce qui peut entraîner des surcoûts en temps, argent et ressources. Clarifier cet objectif dès le départ est crucial pour éviter de telles erreurs.

L'une des premières questions à poser est : «Quel est l’objectif final du projet ?». Il doit être simple et précis, comme l'augmentation du chiffre d'affaires, l'atteinte de nouveaux marchés, ou l'amélioration de la satisfaction client. Une réponse vague ou imitée, telle que «parce que nos concurrents l’ont fait», doit être évitée, car elle risque de désorienter l'équipe dès le début.

Il est facile de répondre à la question « quel est l’objectif final du projet ? », mais il ne faut pas l’oublier… La gestion du projet sera facilitée si la réponse à cette question est claire et la réalisation des objectifs sera également plus simple.

2. Quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser ce projet ?

Lorsqu'il s'agit de gestion de projet, l’une des questions gestionnaires de projet les plus stratégiques est : «Quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser ce projet ?». Il est parfois plus révélateur de résoudre par l’inverse, en identifiant les effets négatifs ou les opportunités manquées. Cela peut éclairer la véritable importance du projet.

Poser la question : «Quelles seraient les conséquences de ne pas réaliser ce projet ?» fait partie des questions pour le gestionnaire de projet cruciales pour évaluer la priorité d’un projet. Si les conséquences de ne pas le réaliser sont minimes, cela peut indiquer qu’il n’est pas prioritaire, permettant ainsi une meilleure allocation des ressources et du personnel. En revanche, si les conséquences sont significatives, cette question devient un argument fort pour justifier le projet auprès des parties prenantes et de l’ensemble de l’entreprise.

3. Quels seront les KPI (indicateurs clés de performance) du projet ?

Une des questions les plus fondamentales à poser dès le début est : «Quels seront les KPI (indicateurs clés de performance) du projet ?» Le suivi des KPI est essentiel dans la gestion de projet car il permet de mesurer l’efficacité du projet, mais avant de les suivre, il est crucial de bien les définir.

Le choix des bons KPI permet de s'assurer que l'avancement du projet est conforme aux attentes, que les ressources sont utilisées de manière optimale, et que les objectifs sont en bonne voie d’être atteints.

Les KPI peuvent varier en complexité et en pertinence, selon la nature du projet. Certains peuvent être simples à calculer, comme le respect des délais ou le budget consommé, tandis que d'autres, comme la satisfaction des parties prenantes ou le retour sur investissement (ROI), nécessitent une analyse plus approfondie. En répartissant les KPI en différentes catégories (financiers, opérationnels, qualitatifs, etc.), vous pourrez avoir une vue d’ensemble plus claire et détaillée de la performance globale du projet.

Les KPI financiers et économiques

Ces KPI permettent d’analyser les coûts, mais aussi les retours sur investissement. Voici les principaux KPI de cette catégorie :

• Coût réel

• Coûts non prévus

• Coût des retards

• Différence entre le coût prévu et le coût réel

• La variation du chiffre d’affaires

• Le budget moyen par client

Les KPI de temps et de délai

Les KPI de délai permettent de vérifier qu’un projet se déroule dans les temps avec le moins de retards possibles. Les KPI suivants permettent d’analyser les délais d’un projet :

• Taux de retard

• Durée moyenne par tâche

• Comparaison temps prévu/temps passé par tâche

• Écart de délai par rapport au planning

Les KPI d’analyse de qualité ou de conformité

Ces KPI peuvent porter sur plusieurs aspects d’un projet. Par exemple, si ce projet est destiné pour la clientèle alors les KPI seront orientés vers l’analyse de la satisfaction client, mais si le projet est orienté production alors l’analyse se fera plutôt sur le nombre de pièces rebutées. Voici quelques KPI qui peuvent être utilisés :

• Taux de satisfaction client

• Nombre de retours clients

• Nombre de tâches à retravailler

• Nombre de pièces non conformes

• Nombre d’utilisateurs

• Évolution du trafic d’un site Web

Les exemples sont nombreux dans cette catégorie et dépendent directement du type de projet.

Les KPI d’avancement et d’efficacité

Ces KPI permettent de s’assurer que le projet avance comme prévu et que les ressources sont bien exploitées.

• Taux d’avancement (tâches réalisées/tâches prévues)

• Nombre de ressources utilisées/nombre de ressources disponibles

• Temps total passé

Pour faciliter l’avancement des projets, Bitrix24 contient tous les KPI standards de gestion de projet pour facilement suivre l’avancement et la performance des équipes qui travaillent sur le projet. Ce type d’outil peut constituer une aide précieuse pour assurer le bon déroulement d’un projet.

4. Qui sont les principaux acteurs et participants ?

Savoir qui va travailler sur le projet et constituer l’équipe projet est un des défis à relever lorsque l’on est chef de projet. Le choix de l’équipe projet va directement impacter les résultats et l’avancement du projet, il est donc important de bien choisir les personnes.

Il faut à la fois s'assurer que personne ne soit oublié, mais aussi de ne pas inclure plus de personnes que nécessaire, car cela gaspillerait des ressources et pourrait prolonger les réunions, augmentant indirectement le temps nécessaire à la réalisation du projet. N’oubliez pas que certains participants peuvent intervenir que partiellement ou qu’à certaines étapes du projet.

Les acteurs principaux d’un projet sont le plus souvent :

• Des collaborateurs ou des collègues

• Des conseillers ou intervenants externes à l’entreprise

• Ceux qui seront impactés par le projet

• Des sponsors

• Des volontaires

5. Quelles décisions critiques devront être prises au moment du projet ?

Une fois que vous connaissez les objectifs et que vous savez qui fait partie de l’équipe projet, il va être plus facile d’identifier d’éventuelles décisions critiques qui devront être prises pour assurer le bon déroulement du projet. Certaines décisions devront être justifiées au préalable et d’autres peuvent avoir un impact conséquent si elles sont mal préparées.

Pour assurer le bon déroulement d’un projet, il est envisageable qu’un budget important soit à débloquer. Si c’est le cas, pour obtenir le financement il faudra savoir être convaincant, expliquer les raisons de ce besoin et justifier qu’il n’y a pas d’autres alternatives moins coûteuses.

Autre scénario possible, un arrêt de production temporaire est nécessaire pour réaliser un projet interne à l’entreprise, il faudra alors étudier les possibilités de production à l’avance et de s’assurer que cet arrêt ne durera pas plus longtemps que prévu.

6. Quels outils peuvent favoriser la collaboration ?

Plusieurs outils permettent de favoriser la collaboration et d’augmenter la performance de gestion de projet. Beaucoup d’entreprises mettent en place des outils de suivi internes (souvent des fichiers Excel) et prévoient des réunions régulières pour étudier l’avancement du projet. Certains outils déjà réputés comme les diagrammes de Gantt, les rétroplannings ou les tableaux Kanban sont souvent utilisés pour gérer les projets.

Avec l’évolution du digital, de nouvelles solutions sont apparus : les logiciels de gestion de projets qui commencent à être connus de tous sont indispensable pour vous aider à mener à bien vos projets. De plus en plus d’entreprises ont également recours aux plateformes de collaboration pour faciliter les échanges entre les collaborateurs.

Bitrix24 propose justement une combinaison des deux ce qui permet de vraiment faciliter l’avancement des projets en entreprise. En optant pour Bitrix24, vous aurez aussi à disposition des calendriers partagés, un vrai plus pour gérer des projets en équipe.

7. Est-il possible de rationaliser certains processus ?

Une autre question qu’un gestionnaire de projet doit aborder est : Est-il possible de rationaliser certains processus ? Les équipes les plus performantes sont celles qui optimisent constamment leur manière de travailler, en cherchant à rationaliser les processus pour libérer un maximum de temps à consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée. Cette rationalisation permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’améliorer la gestion globale du projet.

Rationaliser les processus ne signifie pas surcharger une partie de l'équipe pour alléger la charge d'autres. Une meilleure approche consiste à automatiser certaines tâches, surtout celles qui sont répétitives et à faible valeur ajoutée. L’automatisation des processus offre un double avantage : elle permet de gagner du temps tout en rendant le travail plus motivant pour l’équipe, qui peut se concentrer sur des tâches plus stimulantes et moins routinières. Cela crée un environnement de travail plus dynamique et contribue à l’amélioration continue du projet.

Identifier les domaines où l'automatisation peut être introduite fait partie des questions stratégiques pour maximiser l'efficience des ressources et réduire les goulots d’étranglement potentiels dans le flux de travail.

8. Un projet similaire a-t-il déjà été réalisé ?

« A-t-on déjà réalisé un projet similaire ? » voilà une question importante. En effet, si la réponse est oui, il y a de grandes chances que le projet précédent contienne des erreurs à ne pas répéter ou au contraire des aspects qu’il faut impérativement reproduire. Cela peut aussi représenter un gain de temps important si une partie du travail a déjà été réalisée.

Si le projet en cours est le premier de ce type, n’hésitez pas à faire des comptes rendus réguliers et de soigneusement enregistrer l’avancement et les données du projet afin de pouvoir faciliter un éventuel projet futur qui se rapprochera de celui-ci. Entre les rapports de travail Bitrix24, les documents partagés de Bitrix24.Drive et les bases de connaissances, vous avez tout à disposition pour travailler efficacement et garder une trace des travaux réalisés.

9. Quels sont les enjeux et échéances du projet ?

Il n’est jamais bon de devoir gérer les urgences, pour les projets, c’est pareil. On a tous déjà entendu la morale de la Fable Le Lièvre et la Tortue de Jean de la Fontaine : « Rien ne sert de courir, il faut partir à point », et bien cela s’applique aussi aux projets. Prévoyez des échéances logiques dès le début et une fois qu’elles sont placées, n’attendez pas la dernière minute pour entamer les travaux nécessaires.

Les diagrammes de Gantt Bitrix24 et les rétroplannings sont d’une efficacité redoutable pour visualiser le respect des échéances et établir le chemin critique d’un projet. Mettez à profit ces outils pour respecter plus efficacement les délais de vos projets.

De plus, vous pouvez aussi répartir les tâches en fonction des enjeux du projet. N’hésitez pas à créer des sous-tâches pour garantir l’avancement au moins partiel des projets, cela permet également de mieux suivre ce qu’il reste à réaliser et d’ajuster si besoin (et si possible) les échéances.

10. Quels sont les facteurs de risque qui menacent le projet ?

Étant donné que toutes les questions listées ci-dessus visent à mieux se préparer pour un projet futur, abordons aussi le sujet des risques qui pourraient menacer le projet. Il existe même une discipline consacrée à la gestion des risques. Bien que ce sujet soit traité en dernier, la gestion des risques doit être intégrée à chaque réunion d'analyse de projet. Cela offre une protection supplémentaire contre les mauvaises surprises. N’oubliez pas non plus de prévoir des délais supplémentaires pour certaines étapes du projet en tenant compte des facteurs de risque.

Utilisez les bons outils pour maximiser vos chances de réussite. Bitrix24 est un puissant logiciel de gestion de projet indispensable pour collaborer avec toute votre équipe, vous sera surement utile. De plus, vous pouvez créer un compte gratuit et inviter un nombre illimité d’utilisateurs !Questions fréquentes

Quelles sont les questions les plus posées lorsque l’on dirige un projet ?

Voici quelques questions qui sont les plus fréquemment posées par les chefs de projet :

• Pourquoi souhaite-t-on réaliser ce projet ?

• Combien de temps disposons-nous pour réaliser ce projet ?

• Quelles sont les ressources humaines et financières disponibles ?

• Quelles sont les décisions clés à prendre ?

• Quels sont les facteurs de risque ?

Quelles questions sont souvent posées pour établir le prévisionnel d’un projet ?

Pour réaliser le prévisionnel d’un projet, on se pose souvent les questions suivantes :

• Quelle est la portée du projet et comment la mesurer ?

• Quel est l’objectif final du projet ?

• Quelles sont les ressources à disposition ?

• Quels facteurs peuvent influencer la performance ?

• Quels sont les risques et les incertitudes à prendre en compte ?