8 tactiques pour gérer le temps de travail en ligne

1. Élaborer des rétroplannings

La méthode rétroplanning consiste à gérer un planning de travail en notant toutes les deadlines d’une mission ou d’un projet. Elle vous permet de planifier à court, moyen et long terme vos échéances et de vous organiser en conséquence pour mieux gérer le temps de travail.

Le planificateur de tâches Bitrix24 aide notamment à rester organisé et à donner la priorité aux tâches importantes car ce planificateur de tâches peut être configuré et utilisé comme vous le souhaitez. Cette vue d’ensemble vous permet immédiatement d’identifier les travaux qui requièrent une attention particulière.

2. Prévoir des marges pour les imprévus

Imaginez que vous devez rendre un rapport pour mercredi et qu’il faut une journée entière pour le rédiger. La meilleure solution c’est de le mettre à lundi afin de bénéficier d’un jour de marge en cas d’imprévu. Dorénavant, vous allez gagner un temps considérable grâce à cette tactique, car vous saurez exactement ce qui doit être fait et quand.

Prenez aussi l’habitude de fixer vos propres deadlines, même lorsque vous n’en avez pas. L’application mobile Bitrix24 propose un agenda à cette fin. Cela vous empêche d’accumuler des dossiers pour finalement les traiter dans l’urgence et sous pression.

Le fait d’indiquer spécifiquement un impératif de temps constitue une source de motivation et évite de repousser les tâches que vous pouvez boucler dès maintenant.

3. Identifier efficacement les pertes de temps

Une autre astuce pour bien gérer le temps de travail en ligne consiste à identifier les divers éléments parasites de votre temps, comme :

• L’apparition d’un pop-up qui vous avertit de l’arrivée d’un message
• Un téléphone sur le bureau qui s’allume sans cesse
• Des collègues qui effectuent des aller et retour dans votre espace de travail pour vous consulter, etc.

Dans ces cas de figure, réaliser une tâche de manière continue devient carrément impossible. En effet, travailler sereinement avec des interruptions toutes les 5 minutes s’avère compliqué et occasionne une véritable perte d’énergie, le cerveau nécessite du temps pour se concentrer.

4. Fixer des limites pour optimiser la concentration

Autant que votre poste le permet, vous devez essayer de vous couper des mails, ranger le téléphone et oser dire à vos collaborateurs que vous reviendrez vers eux dès que vous êtes libre. Lorsque vous travaillez en ligne depuis la maison, c’est envers les enfants, proches et animaux que vous devez adopter cette attitude.

Pour réduire au maximum les distractions, Bitrix24 regroupe tous les outils de travail de votre entreprise en un seul endroit. Bitrix24.Market offre aussi des applications très utiles au responsable qui se demande comment gérer son équipe de travail.

Par ailleurs, sur la plateforme collaborative, vous pouvez paramétrer trois types de programmes pour un employé donné : flexible, fixe ou quart de travail. Cette dernière option signale par exemple en rouge s’il n’a pas travaillé et en jaune lorsqu’il travaille en dehors de ses horaires.

5. Apprendre à déléguer

Confier une mission à un ou une collègue afin de se laisser du temps pour autre chose n’est pas toujours une partie de plaisir, et pourtant vous devez y penser. Puisque vous ne pouvez pas tout contrôler, accordez votre confiance à vos collaborateurs. Le fait de partager les tâches et déléguer va vous permettre de gérer le temps de travail et gagner en productivité.

Sachez que la délégation est l’une des réponses généralement données aux responsables d’équipes qui veulent savoir comment gérer un groupe de travail. À cet effet, le logiciel de gestion de projets Bitrix24 vous permet de créer des tâches et sous-tâches, les attribuer, fixer des deadlines et manager leur avancement.

En suivant cette tactique, vos collègues sont flattés de la confiance que vous mettez en eux, la cohésion de votre groupe est plus renforcée et vous avez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes.

6. Fixer des objectifs de travail

Savoir où vous allez est primordial pour gérer le temps de travail. Les objectifs vous aident à maintenir le cap fixé s’ils sont suffisamment SMART, autrement dit : Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis. Lorsque vous effectuez ce travail préliminaire de manière hebdomadaire, mensuelle ou même quotidienne, le suivi constitue la prochaine étape.

Au cas où vous vous demandez comment gérer un groupe de travail ou gérer un planning de travail, sachez que les plateformes collaboratives offrent de nombreux outils. Bitrix24 propose par exemple un tableau de bord en temps réel pour vous informer des résultats obtenus en comparaison des objectifs fixés.

7. Prévoir du temps libre

Lorsque vous travaillez en ligne, vous devez impérativement continuer à prendre des pauses, comme vous le feriez normalement entre deux réunions. La technique Pomodoro suggère par exemple de rester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes et de vous reposer sur une courte durée avant d’entamer une nouvelle session de 25 minutes.

Cette tactique n’est bien sûr utile que si elle convient à votre rythme d’efficacité. Sur Bitrix24, il vous suffit de cliquer sur le bouton Pause pour signaler un break durant votre journée. Vous pouvez alors effectuer une promenade ou discuter avec votre famille et vos animaux domestiques si vous faites du télétravail.

8. Trouver un rythme d’efficacité

Chaque travailleur possède son cycle d’efficacité. Alors que vous êtes plus productif en matinée, la fin de journée ou le soir conviennent mieux à d’autres. Vous devez donc rester à l’écoute de votre rythme pour pouvoir l’exploiter et bien réaliser vos tâches en ligne.

Connaître à quel moment de la journée votre taux de concentration atteint son maximum vous permet de gérer un planning de travail avec ruse. Sur Bitrix24, l’outil de gestion de temps de travail transforme cette routine en un véritable jeu d’enfant.

Tout collaborateur peut commencer et terminer sa journée, planifier ses horaires et ajouter un résumé des tâches réalisées chaque jour. C’est l’une des tactiques idéales pour analyser vos performances, prioriser vos actions et mieux gérer le temps de travail.