Un modèle de plan de projet est un document créé selon un format standard qui contient généralement la liste des éléments essentiels au déroulement d’un projet, tels que les participants, les objectifs, les délais, les coûts estimés et les méthodes de communication. Le chef de projet remplit ensuite les informations complémentaires en fonction de la mission.
Ces modèles préconstruits permettent de facilement réutiliser la structure et le contenu de projets existants afin d'accélérer la création de nouveaux projets et de normaliser les processus du cycle de vie. Il s’agit notamment des pages de projet, des champs de suivi personnalisés et des définitions de flux de travail.
Vous pouvez soit développer votre propre modèle de plan de projet, soit utiliser un modèle préétabli.
Modèle axé sur les tâches : Ce modèle crée une ligne directrice pour la réalisation de petits objectifs. Il est idéal pour les projets courts qui ne comportent que quelques tâches.
Modèle axé sur le calendrier : Il divise un projet en phases, ce qui permet de se concentrer plus facilement sur les étapes. La longueur des phases varie en fonction de la taille du projet et du nombre de phases.
Modèle axé sur l'échéancier : Ce modèle élabore des dates d'achèvement raisonnables pour des activités de haut niveau au lieu de gérer des tâches individuelles. Il est utile pour les grands projets qui comportent de nombreuses étapes.
Modèle axé sur le diagramme de Gantt : Il permet de visualiser les tâches et les activités d'un projet sous la forme d'un diagramme à barres qui illustre leur état d'avancement. Un diagramme de Gantt peut montrer la progression en fonction du temps ou en fonction d’un membre de l'équipe, ce qui est utile pour tous types de projets.
Chaque organisation a certains processus opérationnels qu'elle doit suivre. Ceux-ci peuvent concerner l'ensemble de l'entreprise, comme l'établissement de bons de commande et la soumission de factures, ou être spécifiques aux flux de travail de certaines équipes, comme les opérations de marketing.
Utiliser un modèle de plan de projet professionnel vous aidera à maintenir une certaine cohérence, à vous assurer que toutes les informations importantes sont saisies et que vous n’avez pas besoin de courir après quelqu'un pour des détails manquants, tout en donnant aux membres de l'équipe une visibilité sur le déroulement des opérations.
Faire une action une seule fois pour en profiter à maintes reprises, c'est ce qu’on appelle le retour sur investissement et l'optimisation du temps.
Grâce à un modèle de plan d’action d’un projet préétabli, la mise en place initiale est accélérée, et ce, sans sacrifier la qualité et sans avoir à revérifier que vous avez couvert toutes les bases.
Pour ce faire, rendez vos modèles de projet aussi détaillés que vous le souhaitez : soyez plus précis en ajoutant des tâches, en assignant ces tâches à des rôles spécifiques, en fixant des délais et des dates d'échéance, et en créant des dépendances car toutes ses informations seront réutilisées par la suite.
Ainsi, le recours à un modèle de plan de projet vous permettra non seulement de réduire les coûts, mais aussi de gagner du temps.
La mauvaise affectation des ressources, et une mauvaise gestion lors du processus de répartition des meilleures ressources disponibles pour le projet, est considérée comme la deuxième cause la plus fréquente d'échec des projets.
Utiliser un modèle de planning du projet vous donne une vision d’ensemble plus claire. Il est dès lors plus facile d'avoir un processus cohérent pour délimiter les projets dans toute l'organisation et de s'assurer que les bonnes ressources sont identifiées et allouées avant le lancement.
La communication peut sembler élémentaire, mais c'est peut-être l'élément le plus important de l'évaluation d'un projet qui échappe à beaucoup. Un modèle de projet permet de décrire l'ensemble du plan d'action dans un document standard.
Plus spécifiquement, un modèle de plan de communication du projet permet aux dirigeants de prendre en compte toutes les exigences de communication et de planifier une stratégie globale qui encourage la collaboration à tous les niveaux de l'équipe.
En outre, la direction et les membres de l'équipe peuvent déterminer rapidement si le projet progresse comme prévu. Cela permet également de fournir un retour d'information en temps utile pour guider le projet dans la bonne direction, et de mettre à jour les étapes et les échéances afin de refléter un état d'avancement plus réaliste.
Les gestionnaires savent que tous les projets comportent des risques. Il peut s’agir de retards, de conflits de calendrier, d’urgences, d’événements non prévus… Ils reconnaissent également qu'il faut les identifier et les gérer pour minimiser leur impact négatif.
Un modèle de plan de projet peut dès lors aider les gestionnaires à identifier immédiatement un problème, à évaluer le niveau de risque identifié et à le confier à une autre personne qui peut s’en charger.
Lorsque vous êtes pleinement engagé dans un projet et que vous perdez de vue la dimension globale, oublier quelque chose d'important peut vite arriver. Il peut s'agir d'une tâche que vous avez oublié de définir ou d'une tâche que vous n'avez pas pensé à faire approuver au bon moment.
Ce genre de situations et d'erreurs peut toujours entraîner des retards dans la livraison du projet, car vous devez revenir en arrière pour rattraper le retard.
Avec les modèles de projet, tout est défini dès le départ, de sorte que vous n’avez pas à craindre d'oublier un élément en pilotant le projet.
Bitrix24 est une solution de gestion de projet qui est fournie avec des modèles de plan de projet. Elle prend en compte tous les modèles de projet populaires tels que :
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