Un agenda en ligne est un outil de planification en ligne qui permet de réaliser un projet ou simplement d'assurer le bon déroulement de vos activités. Il vous permet de fixer la date, l'heure et le lieu d'un rendez-vous en quelques clics.
Avec un agenda en ligne, vous pouvez accéder à votre planning depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. Aussi, il vous permet d’avoir une vision globale sur toutes les activités au sein de l'entreprise, il est possible de gérer votre temps avec les tiers entre les rendez-vous, les réunions et les conférences.
L'agenda en ligne est un outil dématérialisé, ce qui signifie que vous pouvez y accéder partout et sur n'importe quel appareil : smartphone, tablette ou ordinateur. Seule une connexion Internet est requise. C'est un véritable atout par rapport à l'agenda manuscrit qui, malgré ses qualités indéniables, prend forcément de la place.
Aussi, grâce à son excellente accessibilité, l’agenda en ligne vous permet de partager votre planning avec vos collaborateurs afin qu'ils puissent avoir une idée des différentes tâches que vous êtes en train de réaliser et les évènements prévus, ce qui vous fait gagner considérablement du temps.
La communication au sein d'une équipe est l'un des grands piliers de la réussite d'une organisation. Ainsi, à l'ère du numérique, l'agenda en ligne est d'une grande importance, car il permet d'avoir une plateforme où tous les plannings d'une équipe, les changements et les suggestions peuvent être faits afin que chacun puisse communiquer et être informé des changements quelle que soit la distance.
Lorsqu'un nouvel événement est ajouté à leur agenda, ils sont automatiquement informés sur leur smartphone ou leur ordinateur. En outre, lorsque vous confiez la gestion du planning à une personne spécifique, les employés et la direction peuvent se concentrer exclusivement sur leurs tâches prioritaires.
Avec les nombreuses charges qui vous sont attribuées, il est évident que vous pouvez facilement oublier des rendez-vous ou un événement prévu depuis des semaines. Alors, pour éviter que cela ne se produise, il suffit d'utiliser un agenda et de programmer des rappels pour vous rappeler des travaux importants, réunions, événements, séminaires, examens...
Grâce à son système de rappel, l'agenda en ligne se charge de vous avertir en temps voulu de vos obligations quotidiennes ou hebdomadaires. De même, cet outil est également conçu pour vous prévenir par e-mail de tout événement qui vous concerne, qu'il s'agisse d'une réunion virtuelle avec vos collègues, d'un rendez-vous important avec un prospect ou d'un salon professionnel. Cela vous évite beaucoup de stress et vous permet de vous concentrer sur les tâches importantes.
La plupart des gens sont confrontés à des problèmes de gestion du temps. La gestion du temps est un art et, en tant que professionnel, vous devez comprendre et apprendre cet art. Vous pouvez utiliser un agenda personnalisable en ligne pour gérer votre temps et planifier votre travail.
Une fois configuré, un agenda en ligne permet de gagner beaucoup de temps. Vous n'avez plus besoin d'envoyer des e-mails ou de passer des appels téléphoniques pour prendre ou confirmer des rendez-vous. De plus, il vous donne une vue d'ensemble de votre emploi du temps.
Ainsi, vous pouvez voir en un coup d'œil vos créneaux libres et vos journées chargées. En outre, vos clients peuvent eux-mêmes choisir l’heure de rendez-vous en consultant votre agenda en ligne, si vous leur en avez donné un accès partiel. Cet accès doit permettre l’affichage uniquement des créneaux disponibles et la possibilité de programmer un rendez-vous.
L'un des plus grands avantages de l'agenda en ligne est qu'il peut être utilisé pour augmenter votre productivité, car qui dit temps gagné, dit productivité optimisée. Ainsi, avec l'agenda en ligne, vous évitez de perdre du temps à gérer les horaires des réunions, des rendez-vous, ce qui vous permet de concentrer vos efforts sur les autres tâches de l'entreprise.
De plus, avec l’agenda partagé en ligne, vous pouvez planifier avec votre équipe le temps alloué aux tâches en fonction de leur priorité afin de travailler sur les projets les plus importants, permettant ainsi de terminer ceux qui sont prioritaires ou qui ont des échéances.
Un autre avantage d’un agenda gratuit en ligne, c’est que vous pouvez facilement supprimer ou modifier des données. Vous pouvez également modifier votre agenda à partir de vos différents appareils pour vous aider à organiser votre emploi du temps quotidien et ainsi éviter les erreurs. Les dates et les heures sont indiquées et lorsque tous les créneaux sont occupés, il n'est plus possible de réserver. De cette manière, de nombreuses erreurs sont évitées, notamment les doublons.
De plus, avec la plupart des agendas en ligne, vous avez la possibilité d'envoyer des rappels par SMS ou par email à vos clients, ce qui réduit considérablement le nombre de rendez-vous manqués.
L’agenda partagé en ligne vous permet d'avoir une vue d'ensemble de tous vos horaires afin de mieux suivre l'évolution de vos différentes activités. Cela peut s'avérer très pratique ; vous pouvez voir en un coup d'œil les jours les plus chargés, ceux qui le sont moins ou encore les plages horaires disponibles pour les rendez-vous.
De même, avec cette vue d'ensemble que vous offre l'agenda en ligne, vous pouvez mieux connaître la disponibilité de votre équipe afin de planifier les différentes tâches de vos collaborateurs pour atteindre les objectifs. De plus, vos collaborateurs peuvent consulter à tout moment les différents plannings et suivre leur l'évolution.
L'agenda en ligne gratuit est un outil très sécurisé, car personne ne peut y avoir accès et consulter vos données sans votre consentement.
Avant de pouvoir accéder à l'agenda, un mot de passe est nécessaire. Ainsi, vous êtes le seul à gérer les droits des personnes qui peuvent consulter ou modifier l'agenda en ligne, en tant qu'administrateur.
C'est également à vous d'ajouter et de supprimer les personnes qui ont accès à l’agenda.
Bitrix24 vous propose un agenda en ligne gratuit dont vous avez besoin pour mieux planifier. Vous pouvez l'utiliser pour organiser des réunions et des événements, inviter les membres de votre équipe ainsi que des utilisateurs externes, programmer des rendez-vous et planifier votre journée.Lorsque vous créez un événement avec plusieurs participants dans l’agenda en ligne de Bitrix24, le système vous montre les créneaux horaires disponibles pour chaque participant, ce qui facilite l'organisation de grandes réunions. Une fois votre événement créé, chaque participant recevra immédiatement une invitation.