Checklist de gestion de projet pour les chefs de projet marketing

Réussir la gestion de projet en tant que chef de projet marketing n’est pas une mince affaire. Vous devez être en mesure de respecter les délais et le budget alloué, garder vos collaborateurs motivés durant tout le projet et faire preuve de rapidité tout en réalisant un travail d’excellente qualité.

Avec une plateforme collaborative comme Bitrix24, vous pouvez mettre en place une checklist de gestion de projet impeccable afin d’atteindre tous les objectifs fixés dans le temps imparti. De la charte de projet à la stratégie de gestion des risques, voici 9 étapes simples à suivre.

1. Élaborer une charte de projet pour présenter les attentes aux collaborateurs

La charte de projet est un document qui confirme de manière formelle l’existence du projet. Cette note de cadrage doit être préparée et approuvée avant même que le chef de projet marketing ne s’engage ou n’implique quelqu’un d’autre sur les activités du projet. Raison pour laquelle elle figure en tête de liste de la checklist de gestion de projet.

Grâce à la charte du projet, les différentes parties prenantes peuvent comprendre la raison d’être du projet et son périmètre, les résultats attendus, ainsi que les rôles et responsabilités de chaque collaborateur impliqué.

2. Identifier et planifier les ressources disponibles pour une affectation optimale

La planification des ressources est un élément essentiel de la gestion de projet agile, car bien réalisée, elle favorise la souplesse tout au long de la réalisation des tâches. Ce point de la checklist de gestion de projet garantit l’accès aux ressources nécessaires à tout moment, depuis le personnel aux matériaux en passant par les technologies.

Une gestion optimale des ressources permet au service marketing d’éviter les goulots d’étranglement, d’affecter la charge de travail de manière raisonnable et ainsi atteindre ses objectifs avec le moins d’effort possible.

3. Établir un énoncé de portée pour délimiter le travail nécessaire à la réussite du projet

L’énoncé de portée permet de s’assurer que le travail soit effectué pour obtenir un résultat conforme aux fonctions et caractéristiques requises. Grâce à ce document, les parties prenantes ont une compréhension commune de ce qui doit intervenir dans le projet et des facteurs qui en définissent la réussite.

Autrement dit, tout ce qui n’entre pas dans le cadre des fonctionnalités et des spécifications requises et consignées dans l’énoncé de portée est considéré comme Hors champs.

4. Mettre en place un plan de communication pour assurer la transmission de l’information

La communication est un autre point essentiel de la gestion de projet agile, car elle favorise un management optimal des équipes et un dialogue fluide avec les parties prenantes externes. Vous devez vous assurer que les informations soient données à temps et bien comprises par tout le monde. Ceci évite le flou et le non-dit dont les conséquences peuvent s’avérer dommageables pour toute la suite du projet marketing.

L’idéal serait de faire collaborer tous les intervenants à travers une plateforme de travail en équipe comme Bitrix24. Celle-ci offre un éventail d’outils de communication (chat de groupe, appels vidéo et audio, visioconférence, etc.) pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde.

5. Identifier les parties prenantes pour obtenir leur adhésion au projet

La réussite d’un projet marketing impacte naturellement toutes les personnes au sein de l’entreprise, mais les parties prenantes sont uniquement celles impliquées directement ou indirectement dans le processus décisionnel du projet. Il peut s’agir du chef de projet marketing, des responsables chargés d’approuver les résultats, des membres d’équipes, sans oublier les fournisseurs, consultants et autres.

Ce point important de la checklist de gestion de projet vous aide à maintenir de bonnes relations avec les différentes parties prenantes et à obtenir l’approbation de celles qui comptent le plus.

6. Établir un plan de travail pour favoriser l’atteinte des objectifs

Pour obtenir des résultats satisfaisants, les gestionnaires de projet doivent toujours s’assurer d’avoir un plan de travail défini. C’est la clé pour atteindre les objectifs stratégiques. Divisez le projet global en petites tâches afin que vos équipes restent concentrées sur des objectifs clairs et orientent leurs efforts pour parvenir au but final.

Un projet marketing amoncelé en petites étapes est plus facile à gérer en termes de délais et facilite l’identification des zones à risque.

7. Créer une structure d’affectation des tâches pour une vue d’ensemble sur le projet

L’un des principaux défis en management de projet est d’analyser et d’équilibrer les ressources en fonction de l’échéancier établi. Dans le même temps, ce programme d’exécution doit rester réaliste et réalisable. À ce propos, le logiciel de gestion de projet Bitrix24 vous permet de créer des missions, d’attribuer des échéances et d’affecter les tâches à différents collaborateurs.

Vous bénéficiez aussi d’une vue kanban qui simplifie la visualisation du projet, notamment lorsque les tâches sont interconnectées.

8. Élaborer un budget pour pouvoir évaluer l’avancement du projet

Le budget occupe une place de choix en gestion de projet, car il permet de déterminer les balises qui vont dessiner les limites à ne pas franchir pour mener à bien les objectifs fixés. En avançant dans le travail, vous pouvez comparer les valeurs réelles avec celles prévues afin d’ajuster le projet.

Sur Bitrix24, des rapports automatiques sont générés en fonction d’indicateurs de performance préalablement fixés pour vous aider à comparer les écarts.

9. Préparer une stratégie de gestion des risques pour anticiper les difficultés

Les risques sont des éléments indissociables de la vie d’un projet, c’est pourquoi préparer une stratégie pour les affronter mérite une place de choix dans la checklist de gestion de projet. Pour pouvoir atteindre vos objectifs, le mieux c’est d’anticiper les difficultés liées aux coûts, délais, etc.

Vous devez évaluer l’effet potentiel de chaque risque sur l’atteinte des objectifs du projet et élaborer les stratégies de réponses. Cela permet de diminuer leur probabilité de matérialisation ou l’ampleur de leur impact.

Créez votre propre checklist de gestion de projet marketing avec Bitrix24

La checklist de gestion de projet est très utile, car elle inclut la fixation des objectifs, l’organisation des actions, la planification, la gestion des ressources, etc. des missions incontournables à la réussite d’un projet.

Adoptez Bitrix24, une solution basée sur le Cloud, pour réaliser ce travail en un laps de temps. Ses nombreuses fonctionnalités vous accompagnent à toutes les étapes. Et grâce à l’application mobile Bitrix24, vous pouvez continuer à travailler sur l’avancement de votre projet de n’importe où, sur smartphone et tablette.