Automatiser la gestion des documents en 9 étapes

Le processus de gestion de documents traditionnel est souvent confronté à des difficultés comme les erreurs manuelles et les tâches chronophages. Les entreprises doivent dès lors comprendre ce qu’est l'automatisation des documents et essayer de tirer profit des différentes solutions digitales dédiées.

Effectuer une cartographie des processus en place est une phase clé pour identifier les besoins d’amélioration. Il est aussi important d’obtenir l’adhésion de vos différents collaborateurs. Dans cet article, découvrez ce qu’est l'automatisation des documents, ainsi que 9 étapes pour commencer.

FAQ

Qu'est-ce que l’automatisation des documents ?

L’automatisation des documents, ou smart documents, est un processus visant à rendre un flux de travail chronophage et sujet aux erreurs plus rapide pour gagner en temps. Il s’agit essentiellement de rationaliser les processus administratifs liés au traitement des documents en utilisant des modèles et workflows automatisés.

Comment créer un document automatisé ?

Il est possible de créer un document automatisé en utilisant un logiciel d'automatisation de flux de travail de document. Cette solution propose généralement une interface en mode glisser-déposer intuitive pour concevoir et gérer une bibliothèque de modèles de documents. Les collaborateurs peuvent ensuite les personnaliser selon l’usage souhaité.

Comment introduire l'automatisation ?

Pour introduire l'automatisation, il faut définir ce qui doit être automatisé afin d’alléger le travail (activités dont l’automatisation détient le plus d’impact sur la performance de l’entreprise). La mise en place des processus d’automatisation s’effectue ensuite grâce à des outils qui connectent les applications entre elles pour exécuter certaines tâches automatiquement.

Quels sont les avantages de l’automatisation des documents ?

L’automatisation des documents favorise :

• Une meilleure organisation
• La réduction des erreurs humaines
• Un accès plus aisé aux données
• La réduction des coûts
• L’amélioration de la responsabilité et de la transparence
• Une collaboration plus facile au sein des équipes de travail
• Un niveau de sécurité plus élevé.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel d'automatisation des documents ?

Les fonctionnalités d’un logiciel d'automatisation des documents incluent :

• La génération de documents et de modèles personnalisés
• La conception de workflows sur mesure
• La gestion des accès et des autorisations
• La conception des protocoles d’entreprise
• Les outils de communication et de collaboration
• La gestion des données de processus
• La création de rapports partageables
• L’accès mobile.

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Bitrix24 est un logiciel tout-en-un pour la gestion d'entreprise. Son interface simple et intuitive permet de réunir tous les employés sur une plateforme unique qui contient un CRM, des outils de collaboration, de gestion de tâches et projets, des outils RH et bien plus encore.
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1. Comprendre ce qu’est l'automatisation des documents et ses avantages

L'automatisation des documents est une partie intégrante de la gestion électronique des documents (GED). Elle permet de générer un nouveau document en remplissant un modèle pré-construit avec des réponses à un questionnaire ou grâce aux données importées d'un autre système.

Cela offre de nombreux avantages pour l’entreprise, comme :

• Créer un document rapidement ou un lot de documents similaires de façon simultanée
• Garantir aux équipes l'accès aux documents électroniques et leur disponibilité en temps réel
• Minimiser la saisie manuelle des données souvent ponctuée d'imprécisions coûteuses en temps et en argent
• Assurer la récupération rapide des documents via un moteur de recherche intégré
• Faciliter la collaboration et le travail d’équipe grâce aux outils de communication intégrés
• Réduire les délais de traitement et les coûts
• Configurer les documents pour qu’ils intègrent les processus d'approbation internes
• Favoriser la conformité et la sécurité des données.

Comprendre ce qu’est l'automatisation des documents et ses différents avantages pour votre entreprise vous permet d’aborder ce processus avec plus de sérieux. Connaissant son importance pour la performance globale de l’entreprise, vos collaborateurs sont plus impliqués à chaque étape.

2. Cartographier les processus en place pour identifier les besoins d’amélioration

Une fois que vous savez ce qu’est l'automatisation des documents et les raisons de sa mise en place, vous devez faire un état des lieux des processus existants. Le but de cette cartographie est d’apporter une compréhension globale du fonctionnement de votre entreprise.

Il est probable que l’automatisation du traitement des documents soit déjà présente dans votre organisation dans une certaine mesure. Vous devez dès lors représenter en rouge les workflows encore trop fragiles et l’interaction entre les processus présentant un risque afin de pouvoir travailler dessus. Ce choix de couleur constitue une bonne astuce pour booster l’implication des équipes dans la recherche d’idées. Ces derniers voudront en effet voir disparaître cette couleur « scolaire » qui fait remonter tant de souvenirs.

Profitez également de cette cartographie du workflow des documents pour vérifier l’état des livrables. Vous pouvez notamment constater que :

• Certaines informations clés sont souvent manquantes dans les documents ou que leur saisie est sujette à beaucoup d’erreurs
• La gestion de tâches chronophages liées au traitement des documents empêche vos collaborateurs d'ajouter plus de valeur aux clients
• La négociation des accords est lente parce que vos collaborateurs n’ont aucun moyen d’assembler eux-mêmes des documents automatisés rapidement
• Les clients se plaignent de la lenteur du travail puisque vos employés doivent rédiger manuellement des documents à partir de zéro ou copier et coller le contenu.

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3. Définir les activités qui doivent être automatisées pour gagner en efficacité

Maintenant que vous savez ce qu’est l'automatisation des documents et les aspects qui nécessitent des améliorations au sein de votre entreprise, il faut repérer les tâches qui devraient être automatisées. Vous pouvez à cet effet regarder le webinaire Bitrix24 sur les documents CRM et l'automatisation des clients pour mettre toutes les chances de votre côté.

L’automatisation du flux de travail des documents peut en effet s’avérer plus pertinente pour certaines actions que d’autres. Elle ne vise pas à remplacer totalement l’humain, sinon à lui alléger le travail dans le cadre de tâches spécifiques.

En général, les candidats idéaux pour l’automatisation des workflows sont les tâches :

• Hautement prévisibles et répétitives
• Volumineuses
• Basées sur des règles
• Objet d’erreurs humaines.

Vous devez ensuite décider si l’automatisation est judicieuse et si vous avez assez d’élan pour cela. Gardez à l’esprit que tous les cas d'utilisation automatisables n'en valent pas la peine. L'automatisation des processus devrait impacter positivement sur votre organisation (réduction des coûts, gain en précision des processus, élimination des erreurs humaines, etc.).

Voici les principales caractéristiques d’une tâche qui doit être automatisée :

• Le processus peut être complété manuellement par un employé assis devant un PC et utilisant des applications
• La tâche est effectuée par un collaborateur plus d'une fois par semaine
• Il est nécessaire de terminer la tâche rapidement avec un personnel limité
• Le travail en question est répétitif et les employés ne l’apprécient pas.

4. Se doter d’un calendrier de conservation adapté aux logiciels

Si vous comprenez bien ce qu’est l'automatisation des documents, vous vous rendrez compte qu’elle concerne l’édition de documents type. Ceci inclut notamment les devis, les factures, les mises en demeure, les contrats, les procès-verbaux, etc. Tous ces documents doivent être gérés efficacement durant leur cycle de vie. Cette tâche revient au calendrier de conservation.

C’est un outil qui indique la durée de conservation des documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur sort final (conservation ou destruction). Grâce à lui, les utilisateurs exploitent simplement le système sans avoir à se préoccuper de la déclaration ou de la classification des documents. Il peut aussi donner à vos collaborateurs plusieurs informations clés concernant certains processus de travail.

Celles-ci incluent par exemple :

• Le caractère (essentiel ou confidentiel) d’un document
• L’activité ou la nature du processus dans lequel est impliqué le document
• Le service responsable du document
• Le sort du document à la fin de sa vie utile et légale.

En mettant en place un calendrier de conservation adapté aux logiciels, vous pouvez :

• Définir de multiples règles de conservation par catégorie
• Profiter des métadonnées des documents
• Utiliser divers types de déclencheurs de conservation propres aux documents électroniques
• Préciser de façon explicite comment des dossiers particuliers sont traités.

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5. Choisir le bon logiciel d'automatisation des documents selon ses besoins

Pour réaliser le bon choix en termes de solution digitale, connaître ce qu’est l'automatisation des documents ne suffit pas. Vous devez aussi considérer les besoins particuliers de votre entreprise. Les applications proposées par les divers fournisseurs de logiciels disposent de nombreuses options, comme :

• L’édition de documents en ligne ou en local
• La gestion des versions (historique des documents)
• Le verrouillage des documents
• Les liens de téléchargement avec protection par mot de passe
• Les outils de communication pour le partage public de fichiers et de dossiers
• La liaison au CRM
• L’accès sur mobile
• Les intégrations Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive…

Vous trouverez notamment des applications basiques qui vous permettent simplement de rechercher et de remplacer du texte. D’autres solutions plus avancées vous donnent la possibilité d'utiliser une logique conditionnelle pour ajouter, soustraire et modifier des clauses entières.

Si les modèles simples peuvent créer des automatisations de documents innovantes et percutantes, ils n’offrent aucune option de mise en forme conditionnelle. Autrement dit, vous ne pouvez pas les utiliser pour remplir automatiquement un élément dans une phrase.

6. Gérer les autorisations pour anticiper les rôles des utilisateurs

Anticiper le rôle de chacun est essentiel si vous souhaitez que votre système d’automatisation des documents commerciaux soit utilisé à la fois par votre personnel, vos clients et le grand public. Il faut vous assurer que chacun de ces utilisateurs n'accèdent qu'aux parties de la base de données qui le concernent et que des formulaires en ligne puissent être créés pour favoriser l’interaction.

Il suffit de bien cerner ce qu’est l'automatisation des documents et ses risques pour comprendre que les managers doivent disposer d’une visibilité suffisante sur les opérations. Cela leur permet de :

• Réduire les erreurs humaines
• Assister les collaborateurs sur des tâches complexes
• S’assurer que le traitement des documents se fasse efficacement.

Concernant la fiabilité et la sécurité des échanges, les logiciels proposent souvent les options comme :

• Le coffre-fort électronique
• La signature électronique
• Les certificats
• L’horodatage
• L’authentification forte…

Cela permet de hiérarchiser les rôles des services émetteurs, de gérer les profils utilisateurs et plus généralement de garantir l’intégrité et la traçabilité des documents numérisés.

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7. Concevoir des modèles personnalisables pour générer les documents rapidement

Dans un logiciel de gestion des documents, les modèles sont utiles à divers endroits comme les réponses aux courriers, le CRM, le portail d’entreprise, la gestion du personnel, etc. Lors de la création d'un document dans le CRM, vous avez par exemple la possibilité de sélectionner un modèle par défaut ou d’en ajouter un nouveau.

Comme expliqué plus haut en définissant ce qu’est l'automatisation des documents, les modèles de document personnalisables incluent différents paramètres qui seront ultérieurement remplacés par vos données réelles. Ils sont généralement enregistrés au format .docx pour faciliter la modification ou le téléchargement de fichier, ainsi que la création de modèles personnalisés à partir de zéro.

Vous avez dès lors la possibilité de choisir les polices de thème, les mises en page, les couleurs et effets de thème, les styles de fond et le contenu. Cela permet d'avoir un template constant et professionnel qui aidera vos clients à localiser facilement et plus rapidement les aspects importants du document.

8. Former les employés pour assurer la réussite de l’automatisation du flux de travail des documents

L’implémentation du changement peut rencontrer des difficultés comme le manque de collaboration de la part des employés, même lorsque ces derniers savent ce qu’est l'automatisation des documents et ses avantages. Une telle attitude peut s’expliquer par la difficulté à appréhender les nouveaux procédés mis en place.

C’est pourquoi vous devez concevoir une formation efficace pour établir des standards au sein de l’entreprise appliqués par l’ensemble des collaborateurs. C’est aussi l’occasion de recueillir tous les commentaires afin de combattre le plus efficacement possible les réticences. Lorsque que vous établissez un plan de communication visant à la conduite du changement dans votre organisation, prévoyez toujours de faire face à des comportements de rejet.

Même si les processus sont automatisés, vous devez vous assurer qu’en plus de savoir ce qu’est l'automatisation des documents, que les personnes concernées soient capables d’utiliser des solutions technologiques implantées. Il peut même être judicieux de préparer une documentation détaillée des processus et de l’ajouter à la base de connaissances comme référence.

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9. Améliorer en continue la qualité de l’automatisation du traitement des documents

Vous avez compris ce qu’est un système d'automatisation des documents et adopté les meilleures pratiques pour l’optimiser au sein de votre entreprise ? Tout ce travail sera toutefois inutile si vous ne mettez pas en place une feuille de route pour en assurer un suivi.

Il s’agit notamment de définir des indicateurs clairs et précis pour analyser adéquatement les processus implantés et évaluer de manière concrète l’impact des changements apportés. Ce faisant, vous pouvez étendre les actions à de nouvelles utilisations, améliorer les modèles existants et contrôler les résultats.

En fin de compte, lorsque vous parvenez à cerner ce qu’est l'automatisation des documents dans sa globalité, votre principal défi est d’améliorer l’expérience utilisateur. Vous devez toujours avoir une longueur d’avance sur vos concurrents grâce à des gains de productivité accrus.