Le travail en équipe est l'un des aspects les plus importants de la productivité. Pour assurer l'efficacité du travail en équipe, il est primordial que les entreprises adoptent des méthodes de travail modernes et des technologies qui permettront aux collaborateurs de partager leur travail facilement, où qu'ils se trouvent. Pour cela, vous devez être doté des meilleurs outils de collaboration en ligne.
Par définition, les outils de collaboration sont des programmes qui permettent de mieux coordonner le flux de travail en fournissant une plateforme unique pour les discussions d'équipe. Ils favorisent également le partage de fichiers, le stockage en ligne des documents, les tâches assignées et la collaboration en temps réel sur des projets.
De nombreuses organisations ont aujourd'hui de très grandes équipes de travail, avec des bureaux dans plusieurs villes avec des personnes qui travaillent sur des fuseaux horaires différents.
Pour travailler efficacement, il faut avoir un moyen de partager des documents entre ces équipes réparties, et la solution pour de nombreuses organisations sont les outils de collaboration en ligne. Ils permettent non seulement de rapprocher ces équipes, mais aussi de fournir un espace virtuel permettant aux employés de collaborer efficacement.
Vous pouvez organiser des réunions en ligne avec les outils de visioconférences pour permettre à tous les membres de suivre l’avancement des tâches et de participer de manière accrue à l’atteinte des objectifs, tout en économisant sur les frais de voyage puisque tout a lieu en ligne.
Les employés passent généralement trois heures par jour à chercher des informations ou à rédiger des courriels. Toutefois, lorsque vous utilisez correctement un outil de collaboration en ligne, vous pouvez considérablement réduire le nombre de ces courriels redondants et automatiquement attribuer aux bonnes personnes ceux qui restent à envoyer.
En centralisant toutes les communications sur une plateforme en ligne sécurisée, il est facile pour les membres de l'équipe de se connecter et de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela réduit le temps passé à chercher un message dans les interminables échanges de courriels, ce qui favorise une meilleure communication et une plus grande efficacité au sein de votre équipe.
La centralisation des données et des informations ne ne se limite pas à la communication. Les meilleurs outils de collaboration en ligne doivent fournir un espace de sauvegarde en ligne (Cloud). Cet espace est un emplacement unique pour tous les fichiers, documents et autres médias électroniques. Il est ainsi extrêmement facile pour les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent, d'accéder aux informations.
De plus, l’espace de stockage en ligne permet d'ajouter facilement des collaborateurs et de décider qui doit avoir accès à quel contenu. Ils sont directement liés aux solutions de stockage cloud qui permettent aux employés d'accéder et de partager du contenu de n'importe où dans le monde.
Ainsi, les collaborateurs n'ont plus besoin d'enregistrer des fichiers sur leurs disques durs ou sur des clés USB. Ils peuvent se connecter à leur outil de collaboration et commencer à travailler.
L’outil de planning collaboratif est idéal pour les employés de différents services ou les équipes interfonctionnelles qui travaillent ensemble sur un même projet.
Par exemple, la création d'une nouvelle page de renvoi pour votre site Web peut nécessiter les efforts conjoints de vos équipes de marketing, de conception et de technologie.
Lorsque des collègues de différents départements travaillent ensemble, il n’est pas rare que des informations essentielles passent inaperçues. Avec des outils de collaboration en ligne interne et externe, le partage de documents et les visioconférences, vous pouvez facilement faire travailler toutes les équipes ensemble sur un document et collaborer en toute transparence dans un espace de travail unique.
Il est fréquent de transmettre par e-mail différentes versions d'un document au fur et à mesure de sa mise à jour. Cela peut créer une confusion chez les collaborateurs qui ne parviennent pas à déterminer quelle version est la plus récente.
Avec un outil de collaboration en ligne, vous pouvez facilement résoudre ce problème. Ces derniers offrent diverses fonctionnalités permettant de suivre le travail et de fournir des mises à jour en temps réel.
Vous pouvez désigner un membre de l'équipe pour réviser un document et recevoir une notification lorsque quelqu'un apporte une modification à un document.
Grâce à la centralisation de la communication et la plateforme unique de collaboration, les meilleurs outils de collaboration en ligne favorisent la créativité et le brainstorming.
Lorsque des employés de différents services se réunissent et communiquent les uns avec les autres, de nouvelles idées, des stratégies de croissance, des inspirations de conception et des stratégies sont forcément échangées.
Ainsi, cela permet de briser les barrières physiques entre les employés et de communiquer d'une manière efficace et conviviale.
Les outils de collaboration en ligne fournissent un espace de travail virtuel collaboratif pour les membres d’une équipe et ses employés, mais représentent également une source d’information et de communication pour les clients et les partenaires.
Les clients, les partenaires et les autres interlocuteurs externes peuvent facilement suivre l'évolution d’un projet en recevant des mises à jour régulières, sans avoir à organiser des réunions mensuelles.
Ils peuvent également suggérer des modifications ou faire part de leurs commentaires en temps réel, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et d'éviter des futures modifications coûteuses.
Bitrix24 est une plateforme de collaboration unique gratuite, dotée de plus de 35 outils. Elle offre des outils de collaboration en ligne pour faciliter le travail d’équipe. Les nombreuses fonctionnalités vous permettent d'échanger des informations, de partager des documents et des calendriers et d'effectuer des tâches en ligne.
De plus, les outils de collaboration en ligne proposés par Bitrix24 aident à stimuler la productivité, à maximiser les profits et à contribuer à rendre les employés plus heureux et plus satisfaits.
Les outils de collaboration d'entreprise suivants sont disponibles gratuitement sur Bitrix24 :
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