7 grandes erreurs à éviter dans la documentation d'un projet

La gestion soigneuse et méticuleuse des documents est un facteur clé de la réussite de tous les projets. La documentation précise et facilement accessible permet de retracer ce qui a été fait, par qui et à quel moment, et garantit que les exigences du projet sont respectées.

Lorsque l'on commence un projet et si le chaos s'installe, il est utile de disposer de documents décrivant le projet afin de pouvoir s'y référer, de garder le cap et d'enregistrer tout ce qui a été fait. Dans cet article découvrez comment éviter les 7 plus grandes erreurs commises lors de la création de documents de projet et obtenir les meilleurs résultats.

Une documentation complète pour une gestion de projet sans faille

Lorsque la documentation d'un projet est correctement établie, vous pouvez bénéficier des avantages suivants 

• Meilleur suivi des tâches et de l'état d'avancement du projet
• Communication améliorée entre l'équipe et les clients 
• Responsabilités bien définies et attribuées
• Renforcement de la productivité des employés 
• Description des stratégies et des techniques de projet pour obtenir des résultats plus précis
• Élimination du risque de perte d'informations 
• Accessibilité pratique, prêt à être utilisé par tout le monde 
• Augmentation du taux de réussite du projet 

Pour éviter de différents problèmes, la documentation d'un projet doit être effectuée correctement, avec des processus de vérification et d'approbation qui permettent d'éliminer les erreurs. C'est particulièrement important lorsqu'un projet comprend un grand nombre d'éléments impliquant beaucoup de temps, d'argent et d'efforts.

Vous trouverez ci-dessous les erreurs à éviter en matière de documentation de projet, ainsi que les méthodes agiles que vous pouvez mettre à la disposition des équipes et encourager la collaboration.

1. Modifications non-autorisées de la documentation relative à un projet

Trop de cuisiniers gâtent la soupe. Il en va de même pour vos documents de gestion de projet lorsque plusieurs personnes sont autorisées à les modifier. Les informations utiles peuvent être perdues et des éléments importants peuvent disparaître. La situation est encore pire lorsqu'un document comporte plusieurs options de modification.

Si vous voulez éviter ces bévues, utilisez un outil de contrôle de version de document qui permet aux entreprises de suivre et de gérer les modifications apportées à leurs documents. Limitez également les droits d'édition. Dans la mesure du possible, conservez vos documents de gestion de projet en mode lecture seule pour les collaborateurs.

2. Manque d'accessibilité des documents de gestion de projet

L'une des raisons pour lesquelles un espace de travail hybride risque de ne pas fonctionner, c'est le manque d'accessibilité des ressources indispensables en toutes circonstances. Lorsque vous travaillez sur un projet où il y a une contrainte de temps, il est important de s'assurer que tout le monde travaille au même rythme.

Grâce aux technologies modernes, vous pouvez désormais établir un lien entre le personnel sur site et le personnel qui travaille à distance en utilisant une plateforme de collaboration en ligne qui héberge non seulement votre documentation de projet, mais qui stocke également tous les documents nécessaires, librement accessibles à tous les membres de votre équipe, à tout moment, quel que soit le lieu où il se trouvent.

3. Erreurs non vérifiées et fautes dans la documentation

Rappelez-vous ce jeu auquel les enfants avaient l'habitude de jouer et qui s'appelait " Passe-moi le message ". Un message chuchoté est transmis à tour de rôle aux enfants, et le message dont le résumé est le plus précis à la fin du jeu gagne. Pour la gestion de projet, il n'y a pas de "résumé le plus précis", tout doit être précis, exact et transcrit immédiatement.

Voici un exemple : lors d'une réunion de lancement d'un projet, vous rencontrez un client qui précise ses exigences pour le projet, mais le preneur de notes ne l'a pas entendu ou l'a mal entendu. Une petite erreur, surtout si elle n'est pas corrigée, peut nuire à tout le projet. En effet, dans ce cas, votre équipe ne répondra pas aux attentes de votre client, ce qui nuira à la réputation de votre entreprise.

Pour éviter cela, désignez un preneur de notes pour chaque réunion et une autre personne chargée de revérifier la transcription, afin de s'assurer que rien n'a été oublié. Vous pouvez également avoir recours à l'enregistrement audio de la réunion. Votre preneur de notes examinera ensuite l'enregistrement pour vérifier que les notes correspondent bien à l'enregistrement. Une fois que tout est sous contrôle, classez tous les documents pertinents dans votre référentiel de gestion de projet.

4. Manque de documents ou de pièces justificatives

Est-ce que ça vous arrive de vous débarrasser d'un bout de papier en pensant que celui-ci n'est plus utile et qu'il ne servira plus à rien, alors que dans quelques jours, vous vous reprochez de l'avoir jeté parce qu'il s'est avéré que vous en aviez vraiment besoin ? Vous pouvez ignorer ces erreurs dans votre vie personnelle et garder à l'esprit l'idée d'être plus prudent la prochaine fois, mais lorsqu'il s'agit de la documentation de votre projet, cela peut entraîner une catastrophe.

Comment savoir ce qui est important pour un projet ? De quels documents aurez-vous besoin exactement ? La règle de base est donc de conserver tous les reçus, notes, plans, impressions, etc. Même si vous n'êtes pas sûr d'en avoir besoin, conservez-les. Une fois le projet terminé, scannez tous les petits bouts de papier et classez-les électroniquement avec tous les autres documents de gestion de projet dans un dossier d'archives.

5. Mises à jour irrégulières, négligées ou incohérentes

Pensez-y de la manière suivante : conserver les documents d'un projet, c'est un peu comme rédiger le procès-verbal d'une réunion. Vous êtes censé prendre des notes, garder une trace et stocker le tout pour mettre à jour la gestion du projet depuis sa conception jusqu'à son achèvement. Cependant, il arrive aussi que quelqu'un pense que quelqu'un d'autre s'occupe de la prise de notes, du suivi et de l'archivage et qu'en fin de compte, personne ne le fasse. Ou bien les mises à jour sont sporadiques au début, constantes durant la semaine suivante et inexistantes le reste du temps.

Tout comme il existe une structure dans la manière dont votre équipe aborde un projet, il doit également y avoir une structure dans la documentation de votre projet. Confiez à chacun la tâche de rassembler les documents tels que les notes, les reçus et autres documents relatifs au projet. Demandez-leur de remettre leurs documents au responsable de la documentation du projet pour qu'il les classe et qu'il tienne à jour le document relatif à la portée du projet. Vous serez ainsi sûr de ne plus rien oublier.

Une fois les mises à jour effectuées, veillez à ce qu'elles soient vérifiées et approuvées par un responsable de projet ou un responsable de la qualité. Passez tout en revue pour vous assurer que les formats sont uniformes, que les formules sont exactes, que les liens fonctionnent et que les titres sont pertinents. Le fait de procéder à plusieurs vérifications et de faire valider la dernière version garantit que la documentation du projet est à jour et standardisée.

6. Manque de documents de référence

Supposons que vous essayiez de découvrir l'origine d'un problème, mais que les données historiques manquent et que vous ne puissiez pas reproduire l'erreur. On dit qu'il vaut mieux prévenir que guérir, et lorsqu'il s'agit de gestion de projet, il s'agit de vos documents de référence. Aucun élément ne doit être laissé sans contrôle, qu'il s'agisse des premiers protocoles, des premières ébauches ou des plans inachevés.

Faites un bilan de tout ce que vous avez conservé comme documentation de votre projet. Il est préférable de le faire dès le début du projet et de le mettre à jour tout au long de celui-ci. En répertoriant les documents de base et les documents historiques, il sera plus facile de retrouver ce dont votre équipe a besoin à un moment donné.

7. Stockage non sécurisé

Les hackers et les escrocs sont de plus en plus fréquents de nos jours. Si vous baissez votre vigilance ne serait-ce qu'une minute, vous risquez d'être privé de tout ce qui est important. De la même manière que vous protégez la documentation de votre projet contre les modifications et les éditions non autorisées en désignant une personne responsable, vous devez la protéger contre les personnes qui pourraient vouloir la voler ou nuire à votre projet et à votre réputation.

Si votre équipe travaille à distance ou dans un bureau hybride et que vous souhaitez mettre en œuvre des méthodes agiles, investissez dans un espace de stockage en nuage spacieux, facilement accessible, mais sûr et sécurisé. Assurez-vous que votre équipe sera en mesure de récupérer tout ce dont elle a besoin à l'aide de l'appareil qu'elle souhaite utiliser, à tout moment et en tout lieu. Une gestion solide du stockage en nuage vous permet également de prévoir une allocation pour la capacité de stockage des fichiers personnels et de l'équipe, la synchronisation des fichiers entre les appareils et les sauvegardes quotidiennes.

Vous pouvez avoir l'esprit tranquille en investissant dans un système de stockage en nuage doté d'une excellente sécurité. De cette façon, vous savez que les informations de votre boutique sont en sécurité 24 heures sur 24, que quelqu'un les protège.

BONUS : autres erreurs à éviter

Lorsqu'il s'agit de la documentation d'un projet, il ne faut rien laisser au hasard. Il faut avoir le sens des responsabilités pour que vos documents de gestion de projet soient sûrs, à jour et toujours prêts à l'emploi. Quelles sont les autres erreurs à éviter ? En voici quelques-unes :

• Incohérences linguistiques (par exemple, utilisation de l'orthographe américaine ou britannique)
• Légendes équivoques 
• Numérotation des pages non mise à jour
• Absence de photos ou de diagrammes
• Absence de fonction de recherche

Rappelez-vous toujours les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un document sur la portée du projet et veillez à ce que les archives de données, d'informations et de documents soient bien conservées. Traitez toutes les entrées et sorties de documents de manière appropriée, et vous aurez la garantie que votre projet se terminera bien.

Mise en place d'une documentation de qualité à l'aide d'outils efficaces

Certes, vous ne pouvez pas garantir ou attendre la perfection, mais il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas réduire les erreurs au minimum, et c'est tout à fait possible. Un chef de projet intelligent sait que tout repose sur une équipe assidue, un plan de gestion de projet infaillible et un stockage hermétique de la documentation du projet.

A l'aide des outils appropriés, vous serez en mesure d'accomplir les tâches suivantes :

• Gérer impeccablement la documentation d'un projet
• Éviter les erreurs qui peuvent survenir dans le cas de la gestion des documents manuelle
• Rendre le travail à distance possible
• Équiper les équipes de travail, qu'elles soient virtuelles ou sur place, afin qu'elles soient performantes
• Établir une collaboration efficace et fructueuse au sein de l'équipe
• Obtenir un bureau hybride pleinement fonctionnel 

Avec Bitrix24, vous atteignez tous vos objectifs, qu'il s'agisse de communication, de tâches, de collaboration ou de stockage de fichiers. Sur le site web de Bitrix24, vous trouverez la solution à chaque erreur, chaque faute ou chaque contretemps. Nous proposons à nos clients les plans adaptés aux besoins de nos clients, ainsi qu'une assistance clients sur site et à distance.

Réalisez chaque projet avec un service exceptionnel, un support fiable et des résultats de haute qualité. Prenez soin de votre équipe et protégez votre réputation à l'aide d'outils fiables et performants de Bitrix24. Si vous voulez voir comment les solutions que nous offrons répondent à vos besoins, créez un compte gratuit Bitrix24 maintenant !

Questions fréquentes

1. Comment la documentation d'un projet est-elle réalisée ?

La documentation d'un projet a pour but de :

• Rassembler toutes les données pertinentes
• Prendre note de toutes les étapes du projet
• Organiser l'information
• Collaborer avec ses collègues
• Publier avec des tags et indexation
• Maintenir et mettre à jour la documentation
• Conserver en toute sécurité
• Assurer l'accessibilité

2. Qu'est-ce que la documentation clé d'un projet ?

La documentation clé d'un projet est une référence ou un guide qui comprend les éléments suivants :

• Rappels des clients et des responsables
• Notes importantes
• Compte-rendu de réunion
• Décideurs clés ou responsables  
• Délais 
• Sommaire des éléments à fournir

3. Qu'est-ce qu'une documentation de projet ?

Les documents à fournir dans le cadre d'un projet sont des documents qui décrivent chaque étape du projet. Voici ces étapes :

• Lancement - quand l'objectif d'un projet est défini
• Planification - l'élaboration d'un plan détaillé
• Exécution - mise en œuvre du plan de projet 
• Suivi et contrôle - évaluation des résultats par rapport au plan.
• Clôture - remise du projet aux clients

4. Comment documenter les exigences d'un projet ?

Pour documenter les exigences d'un projet, il faut tout d'abord choisir les outils qui vous seront utiles. Deuxièmement, rencontrez vos clients, les parties prenantes et l'équipe de projet pour connaître leurs besoins et leurs exigences. Troisièmement, conservez ce document et, enfin, reportez-vous à ce document tout au long du projet pour en assurer le suivi.

5. Que devez-vous inclure dans la documentation de projet ?

Vous devez inclure les éléments suivants dans votre documentation de projet :

• Toutes les informations relatives au client
• Directives légales, ordonnances et codes
• Nombre suffisant de processus à documenter 
• Modifications apportées au projet