10 questions d'entretien à poser aux chefs de projet

Avant de choisir un chef de projet, l’entreprise doit s’assurer que ses motivations et son niveau d’expérience sont en phase avec le projet. Pour pouvoir identifier le meilleur candidat au poste, il faut utiliser des questions d’entretien pour les chefs de projet. Celles-ci sont généralement liées à la maîtrise des outils et méthodes de gestion de projet, ainsi qu’aux compétences en management d’équipe.

En prêtant une attention particulière à la façon dont le candidat fournit ses réponses, vous pouvez aussi cerner ses traits de caractère et son éthique. Dans cet article, découvrez 10 questions d'entretien clés à poser aux chefs de projet.

1. Parlez-nous de vous, la première des questions d'entretien pour les chefs de projet

« Parlez-nous de vous » ou « Pouvez-vous vous présenter ? » sont des incontournables en matière de questions à poser lors de l'adhésion à un nouveau projet. Leur objectif est de vérifier les informations fournies dans le CV et de savoir si le candidat serait un bon choix pour le projet.

Pour mettre en valeur ses connaissances et son expérience, il doit :

• Présenter son parcours de façon cohérente, en évitant les sujets trop personnels
• Souligner rapidement ce qui l’intéresse dans le poste
• Parler de ses expériences précédentes et de leur impact sur son développement professionnel.

Ce type de questions d’entretien pour les chefs de projet peut s’avérer difficile pour ceux qui postulent à un poste de débutant. Le candidat peut alors indiquer ses connaissances, en mentionnant par exemple son implication dans des équipes de projet d’école ou bénévoles.

2. Quelles méthodes de gestion de projet utilisez-vous ?

C’est l’une des questions de projet à poser lors de l’entretien pour s’assurer qu’un candidat est compétent. Il existe une variété de méthodes pour gérer les projets. Pouvoir mettre en place l'approche et les solutions adaptées constitue la clé du succès dans la conduite de tout projet. Les intervenants peuvent alors atteindre les objectifs fixés grâce à un cadre bien structuré et à des instructions précises.

Le candidat peut se baser sur ses expériences passées pour présenter les méthodes qu’il utilise habituellement. Le plus important est de montrer qu’il connaît les différentes approches existantes, et de pouvoir expliquer les raisons l’ayant poussé à adopter ces options particulières.

Le choix des méthodes de gestion se fait généralement en tenant compte :

• De l’objectif final du projet et de son niveau de complexité
• Des méthodes de gestion utilisées lors de projets précédents (et des résultats obtenus)
• Du niveau d’implication du client dans le projet
• De l’environnement et du mode de fonctionnement de l’équipe de travail.

3. Quels outils de gestion de projet utilisez-vous ?

Les outils de gestion de projet impactent considérablement l’organisation, la rapidité et l’efficacité d’un projet. Ils permettent de suivre et coordonner les actions, et d’avoir une visibilité globale pour prendre des décisions efficaces. C’est pourquoi ce thème occupe une place de choix dans la liste des questions d’entretien pour les chefs de projets.

Un bon chef de projet doit pouvoir choisir les outils collaboratifs permettant de suivre les échéances, de partager des informations, d’envoyer des notifications et alertes, et plus encore.

En répondant à cette question qui est généralement abordée par une prévision de projet, le candidat doit démontrer qu’il maîtrise les différents types d’outils, ainsi que les critères de choix. Sa boîte à outil doit contenir entre autres :

• Des solutions qui servent à cadrer un projet : comme la bête à corne pour l’expression des besoins, l'arbre d'objectifs, la matrice RACI pour la définition des rôles, etc.
• Des outils de planification : comme le PERT pour ordonnancer les tâches, le diagramme de Gantt, le rétroplanning, le plan de communication, le tableau Kanban, etc.
• Des outils de conduite de projet : comme le brainstorming, le tableau de bord projet, etc.
• Des outils de performance personnelle : comme le Mindmapping, la méthode pomodoro, etc.

4. Comment hiérarchisez-vous les tâches dans un projet ?

En gestion de projet, le temps est une ressource rare qu’il faut exploiter de manière optimale. Atteindre les objectifs dans les délais impartis implique de pouvoir classer les différentes étapes de la réalisation du projet ou d'une tâche par leur ordre d'importance, pour traiter les plus urgentes en premier.

Cela évite à l’équipe de gaspiller du temps, de l'énergie et des ressources sur des missions mineures qui peuvent être traitées plus tard. Il peut toutefois être difficile pour un responsable de décider quelle tâche est la plus importante à réaliser à un moment précis.

C’est pourquoi le point de la hiérarchisation des tâches est courant parmi les questions d’entretien pour les chefs de projet. Le candidat doit expliquer par quoi est-ce qu’il reconnaît une tâche prioritaire et les méthodes qu’il utilise.

5. Avez-vous déjà eu à dépasser le délai ou le budget d’un projet ?

La maîtrise des délais et des coûts d’un projet sont deux facteurs clés de réussite. Un bon chef de projet doit pouvoir optimiser les délais de conception et de production tout en limitant les dépenses. C’est pourquoi ce thème revient assez souvent parmi les questions d’entretien pour les chefs de projet.

La plupart des candidats hésitent à parler de leurs échecs pendant un entretien d’embauche. Heureusement, le but de cette question n’est pas de connaître les tenants et aboutissants de l’échec, mais de comprendre comment le futur chef de projet compte gérer les situations difficiles.

Parler brièvement d’un projet qui a dépassé le délai ou le budget est synonyme d’humilité. C’est la preuve qu’on est conscient des axes d’amélioration à travailler. Le plus important est de donner la leçon tirée de cet échec.

6. Comment géreriez-vous une équipe de travail à distance ?

Les équipes 100% virtuelles ou hybrides (télétravail et présentiel) sont de plus en plus tendance dans les entreprises. Ceci est dû au fait qu’elles procurent de nombreux avantages aux organisations, comme la flexibilité, les coûts réduits, une meilleure productivité, la satisfaction accrue des collaborateurs, etc.

Adopter le télétravail a toutefois aussi des limites. Il peut par exemple être difficile de composer la bonne équipe de travail ou encore d’assurer la cohésion de groupe. Certaines questions d’entretien pour les chefs de projets visent alors à évaluer la capacité du candidat à gérer efficacement une équipe de travail à distance.

Pour répondre à ce type d’interrogation, le futur responsable d’équipe virtuelle doit démontrer qu’il est capable de :

• Créer une relation de confiance avec chaque télétravailleur
• Concevoir une charte d'équipe virtuelle
• Mobiliser et motiver les troupes à distance
• Élaborer des processus de travail à la fois standardisés et flexibles
• Dynamiser les différents canaux de communication, etc.

7. Comment gérez-vous les conflits d'équipe ?

La gestion des conflits est une compétence clé lorsqu’on a la charge d’un projet. Les mésententes font partie intégrante de la vie des projets. Cela peut être dû à différents facteurs liées :

• A l’interdépendance entre les acteurs réunis dans un même groupe de travail
• Aux divergences d’opinions, de méthodes, de caractères et de rôles
• Au partage de ressources limitées au sein de l’équipe projet, et plus encore.

Le bon chef de projet doit alors adopter une posture et un mode de gestion spécifiques pour pouvoir dépasser les conflits. L’objectif est de favoriser l’avancement du projet dans de bonnes conditions. C’est pourquoi cette compétence est courante parmi les questions d’entretien pour les chefs de projets.

Durant l’interview, le candidat doit démontrer qu’il est capable de confronter des points de vus conflictuels et de les utiliser à l’avantage de son projet. La pensée convergente et divergente est en effet nécessaire durant l’élaboration de stratégies.

Cela implique néanmoins de pouvoir identifier les conflits le plus tôt et de les aborder tant qu’on a une marge de liberté d’action. La réponse à cette question doit aussi démontrer les réelles capacités du futur chef de projet à prévenir les conflits et à gérer les situations dans le calme.

8. Comment réagiriez-vous face à une partie prenante difficile ?

C’est une des questions d’entretien pour les chefs de projet qui sert à évaluer les aptitudes en négociation d’un candidat. Un bon chef de projet doit pouvoir comprendre les structures, techniques et approches à sa disposition pour obtenir exactement ce qu’il veut d’une partie prenante difficile. Cela inclut à la fois les commanditaires, les fournisseurs, les consultants et les collaborateurs.

A travers la réponse à cette question, le futur chef de projet doit démontrer qu’il est capable de :

• Écouter une partie prenante difficile, cerner ses préoccupations et appuyer là où ça fait mal
• Accepter les demandes de concessions tout en obtenant quelque chose en échange
• Rester concentré sur son objectif final, contrôler ses émotions et éviter les comportements agressifs
• Créer une relation de confiance avec les personnes difficiles pour mieux collaborer.

9. Comment gérez-vous les membres de l'équipe qui manquent de performance ?

Si vous recherchez des questions à poser lors de l'adhésion à un nouveau projet, celle-ci mérite absolument le détour. La performance des employés est un facteur clé à la réussite des projets.

La gestion d’employés sous-performants figure parmi les responsabilités les plus redoutées des managers. Pour éviter ce genre de problème, le responsable d’équipe doit toujours répartir le travail dans le logiciel de planification en tenant compte des compétences réelles de chacun.

Ce type de questions d’entretien pour les chefs de projet vise tout d’abord à juger si le candidat peut évaluer efficacement la performance d’un collaborateur. Il doit ensuite montrer qu’il est capable d’aborder ce manque d’aptitudes avec une approche positive. Il est essentiel de gérer la situation de façon proactive, sans pour autant pénaliser le reste de l’équipe.

Un chef de projet adoptera généralement les techniques suivantes :

• Évaluer de façon objective les conséquences du problème et adopter des mesures au plus tôt
• Faire des recherches pour mieux comprendre les causes de la sous-performance de son collaborateur afin de lui proposer un plan d’action ciblé
• Observer attentivement l’évolution de la situation pour reconnaître et féliciter toute amélioration.

10. Quelles sont les compétences et qualités clés d'un bon chef de projet ?

En définitive, un bon chef de projet se distingue par sa capacité à mener un projet à bien, dans les délais et le budget impartis. Pour ce faire, il a besoin de nombreuses compétences et qualités.

Celles-ci incluent entre autres :

• De bonnes aptitudes en communication
• Des capacités de résolution de problèmes
• La gestion efficace des risques
• Des compétences en leadership
• L’intelligence émotionnelle
• Une bonne organisation
• Une gestion efficace du temps, etc.

En répondant à ce type de questions d’entretien pour les chefs de projet, le candidat ne doit pas se contenter de lister ces compétences et qualités. Il doit pouvoir expliquer en quoi est-ce que chacune d’elle est importante pour l’aboutissement du projet.

L’intelligence émotionnelle d’un gestionnaire lui permet par exemple de prendre les meilleures décisions pour son équipe. Il peut aussi communiquer de manière efficace sur ce que ses compétences techniques lui ont permis d’évaluer, comme les deadlines des tâches. Cela améliore non seulement son leadership mais permet aussi de construire des équipes performantes.