Les 10 meilleurs outils de direction pour réussir sa gestion

La gestion et la direction ont fait l'objet de nombreuses études ces dernières années. La quantité de livres écrits sur le sujet est impressionnante, et les stratégies suggérées s’opposent parfois les unes aux autres.

Votre stratégie de gestion en elle-même est importante mais vous pouvez adopter certains outils afin de vous faciliter la tâche. Cet article liste quelques outils de direction qui permettent d’améliorer la gestion. Alors que les compétences personnelles nécessitent des semaines d'apprentissage dédiées, il ne faut qu'une minute pour vous armer d’outils d'analyse de performance, d'assistants RH et de fonctionnalités d'automatisation pour que tout fonctionne comme sur des roulettes.

Voici les 10 meilleurs outils de direction avec des scénarios pratiques pour illustrer leur utilité.

1. Le calendrier en ligne

Être bien organisé est la base pour bien réussir sa gestion, et il n'y a rien de mieux qu’un bon calendrier en ligne. Depuis leur sortie, les calendriers ont bien évolué. Au départ, il s’agissait d’une simple version électronique d’un calendrier papier. Désormais, les calendriers en ligne peuvent être partagés, ils possèdent des fonctionnalités de réservation des ressources et permettent de voir la disponibilité des uns et des autres.

Les calendriers deviennent des outils de direction indispensables lorsque vous les partagez avec votre équipe. En tant que manager, vous pouvez vérifier la charge de travail de chacun en un clic. En regardant les choses d’un autre point de vue, votre équipe peut voir vos disponibilités, c’est l’idéal pour placer les rendez-vous aux moments opportuns sans perdre de temps et sans se déranger les uns les autres.

Enfin, un calendrier est un moyen efficace pour structurer votre journée et vous rappeler toutes vos obligations. Grâce à cet outil, vous serez plus confiant et professionnel et vous pourrez motiver ceux qui travaillent avec vous.

2. Le stockage de données sur le Cloud

Un autre élément essentiel pour l'organisation consiste à hiérarchiser et classer vos données afin de les sauvegarder sur le cloud. Commencez par définir une hiérarchie pour vos dossiers. Par exemple, si vous êtes une équipe marketing, créez un dossier pour les réseaux sociaux, un pour le contenu, un pour la collaboration et autant d'autres que nécessaire pour que votre équipe puisse rapidement les identifier.

Chaque fichier doit avoir un nom clair et lisible pour tout le monde. Évitez le plus possible les caractères spéciaux et faites-en sorte que le titre soit le plus court possible. Si vous faîtes le choix d’insérer la date dans le nom du fichier alors assurez-vous de respecter le format « AAAAMMJJ » à savoir l’année, puis le mois et enfin le jour. Ceci dit, souvenez-vous que nous sommes au 21ème siècle et qu’il est possible de trier les fichiers par date de création ou de modification donc insérer la date dans le nom d’un fichier est utile uniquement dans certains cas spécifiques.

L’intérêt de sauvegarder ses données sur le cloud se situe dans le fait que la plupart des meilleurs outils de direction sont désormais basés sur le Web, tout comme les outils de stockage de fichiers. Avec de nombreuses équipes qui évoluent vers les formats de travail distants ou hybrides, sauvegarder vos fichiers sur le cloud assurera qu’ils soient toujours à portée de main et cela facilitera leur partage avec votre équipe.

3. Un gestionnaire de tâches

Un logiciel de gestion des tâches est probablement ce qui vous vient en premier à l'esprit lorsque vous pensez aux outils de gestion pour la direction. Structurer la charge de travail est l’objectif numéro 1 de cet outil. Plutôt que de passer sans cesse d'une tâche à l'autre, vous fournissez une liste claire d'obligations qui lorsqu’elles seront réalisées représenteront le succès.

Lorsque vous utilisez les bons outils de direction pour gérer les tâches de votre équipe, vous pouvez définir une référence juste et impartiale vers laquelle ils peuvent travailler. Dans chaque fiche de tâche, ajoutez des instructions claires, des contacts pour les parties prenantes concernées et quelques indicateurs pour mesurer les performances. Nous parlons principalement des délais et du temps prévu, n'oubliez pas d'ajouter des listes de contrôle et des objectifs. Autrement dit, ajoutez tout ce qui permettra aux responsables d’une tâche de donner le meilleur d'eux-mêmes.

La gestion des flux de travail est une extension de la gestion des tâches. Une fois que le travail est clairement défini, des processus peuvent être mis en place pour augmenter l’efficacité des équipes En bref, les flux de travail sont une série de tâches individuelles, mais interconnectées, qui se combinent pour atteindre un objectif. Là où les mauvais dirigeants envoient des règles peu claires et un objectif inatteignable, les bons leaders seront capables de diviser la charge en petits morceaux qui ne susciteront pas d'anxiété.

4. Des outils visuels de gestion de projet

Depuis que les méthodologies agiles telles que scrum existent, il y a eu un afflux d’outils visuels qui sont idéaux pour la direction. En tant que manager, vous devez supprimer le plus d’obstacles possible pour faciliter la progression de votre équipe et les outils visuels peuvent vous aider.

Prenons l’exemple des tableaux Kanban comme exemple. Dans sa forme la plus simple, vous affichez une colonne avec le travail à faire, une autre avec ceux en cours et une troisième pour les tâches terminées. Au fur et à mesure que votre équipe progresse, elle peut faire glisser et déposer la tâche dans la colonne correspondante, et n'importe quel membre de l'équipe peut voir l’avancement en un coup d'œil.

Pour visualiser l’avancement, vous pouvez également représenter vos tâches sur un diagramme de Gantt. Cette visualisation innovante permet de visualiser chaque tâche, leur début et leur échéance ainsi que les liaisons entre les tâches. Non seulement vous pouvez voir les tâches qui approchent de leur échéance, mais les diagrammes de Gantt sont des outils de direction excellents, car vous pouvez rapidement identifier qui a du temps libre et qui est surchargé de travail.

5. L’automatisation

L’automatisation est tout simplement essentielle pour les gestionnaires modernes. Le concept est simple : supprimer les petites tâches répétitives pour que chacun puisse se concentrer sur celles qui nécessitent la créativité humaine.

Un exemple simple d’automatisation est un système de notification qui permet d’examiner les tâches terminées. Une fois qu'un membre de votre équipe enregistre une tâche comme étant terminée, vous obtenez une notification immédiate afin de pouvoir l'examiner dès que possible. Si vos outils de direction sont synchronisés avec une application mobile, ces notifications peuvent même apparaître sur votre téléphone.

Pour être encore plus efficace, il est également possible d’automatiser les affectations de tâches. Si vous avez un bon logiciel de gestion des tâches, il devrait offrir la possibilité de lier des tâches avec des dépendances. Les dépendances attribueront automatiquement une tâche suivante lorsque la précédente est terminée. Lorsque vous combinez les notifications avec les dépendances, vous pouvez vérifier le travail effectué et votre équipe n’a pas besoin d’attendre que vous leur attribuiez l'étape suivante car ils la reçoivent automatiquement.

6. Le suivi du temps

Les outils de suivi du temps ont aussi leur place dans la panoplie d’outils de direction pour assurer une bonne gestion. Ils peuvent servir à analyser la charge de travail des employés. Avant de les mettre en place, n’oubliez pas de présenter le concept à votre équipe pour une transparence totale, en expliquant que c'est un moyen de prévoir le temps des tâches afin de ne pas les surcharger.

Une fois ces outils en place, ne laissez pas les outils prendre le contrôle à votre place. Beaucoup de managers tombent dans le piège de la micro gestion où ils s’appuient trop sur les données ce qui évince la créativité de leur équipe. Il peut arriver qu’une échéance soit dépassée, l’objectif est de comprendre pourquoi et non pas de sanctionner ce fait de manière automatique.

Cependant, si vous remarquez des tendances de délais manqués, il faut le signaler à vos employés de manière respectueuse et essayer de trouver la cause. Il se peut que la situation ait changé et que les délais initiaux soient trop courts, ou cela pourrait être dû à un problème personnel. Une grande partie du leadership concerne la gestion des personnes, alors travaillez à trouver le bon équilibre entre l'affirmation de votre position de directeur et la compréhension.

7. La vidéoconférence

À l'ère numérique, il n'y a aucune excuse pour ne pas savoir manier les appels vidéo. Certes, chaque application est légèrement différente, mais vous devez vous entraîner si vous voulez être pris au sérieux en tant que dirigeant.

Tout d’abord, disposer d'un logiciel d'appel vidéo fiable et fluide vous permet de communiquer avec des clients du monde entier et de montrer votre ambition. Si vous souhaitez inspirer le professionnalisme dans votre équipe, le meilleur moyen est de montrer le bon exemple. Au fil du temps, vous découvrirez quelques bonnes pratiques personnelles, mais voici un conseil de départ : assurez-vous d’avoir un bon éclairage avant de lancer un appel vidéo.

Les applications d'appel vidéo sont des outils de direction essentiels pour être compatibles aux modes de travail modernes et flexibles. Les appels vidéo permettent d’apporter une touche humaine aux réunions lorsque vous n'êtes pas au bureau. La vidéoconférence est actuellement le meilleur remplacement disponible pour les réunions en face à face. Certains employés ont également le besoin d’être suivi ou leur supérieur leur indique quels points ils doivent améliorer et quels sont leurs points forts, ces employés apprécieront un appel vidéo. Une fois de plus, apprenez à correctement utiliser ces outils pour montrer que vous êtes prêt à soutenir votre équipe, qu'il s'agisse d'une discussion impromptue ou d'une évaluation trimestrielle.

8. Les messageries instantanées

Les applications de messagerie instantanée sont d'excellents outils pour la direction : cela permet aux employés de vous envoyer un message pour obtenir des précisions et continuer leur travail en toute confiance. À la fois disponibles sur les ordinateurs de bureau et sur les téléphones, vous recevrez les notifications afin de vous rendre disponibles quand ils ont besoin de vous. N’oubliez pas les règles de base : répondre poliment, professionnellement et dès que possible. Cette communication permettra de soutenir et de rassurer votre personnel. En plus, c’est aussi un moyen de mieux connaître ses employés.

Être joignable sur sa messagerie instantanée ne signifie pas que vous devez être à la merci de tout le monde et appeler chaque seconde de la journée. Dans un souci de transparence, définissez des attentes réalistes lors du processus d'intégration et réaffirmez-les si vous sentez que les messages deviennent incontrôlables.

Par exemple, ne prenez pas l'habitude d'envoyer des instructions complètes par message car il serait beaucoup trop facile de perdre la trace de ce qui se passe. Plutôt, enregistrez les informations relatives aux tâches sur votre logiciel de gestion de projet et utilisez la messagerie pour les questions rapides qui ne nécessitent pas une réponse de plusieurs pages.

9. Les outils RH

Cela peut sembler évident, mais les meilleures équipes sont composées des bonnes personnes. Cependant, sachez qu’une équipe dont les membres savent travailler ensemble est encore plus performante. Par conséquent, profitez au maximum des systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) non seulement pour embaucher les meilleures compétences, mais également pour vérifier la compatibilité entre les membres de l’équipe. Les outils SIRH fournissent un cadre qui vous permet de travailler rapidement et efficacement tout au long du processus d'embauche et de constituer une équipe soudée dès le départ.

Les avantages des outils de direction RH vont bien au-delà de l'embauche initiale. Un assistant RH peut être l'un de vos meilleurs outils d'évaluation de la gestion pour estimer la performance et proposer des ateliers de formation personnalisés. Avec un petit investissement et une structuration de votre SIRH, vous pouvez renforcer les compétences de chaque individu et, par conséquent, de l'équipe dans son ensemble.

Les bons outils RH doivent également montrer que vous investissez dans chaque individu de l’équipe. À court terme, c'est un énorme stimulant de motivation, et à long terme, les employés sont capables d’évaluer leur progression dans leur domaine et de se projeter dans le futur avec vous avec le désir de poursuivre la collaboration.

10. Les outils d’évaluation d’équipe

Pour suivre l'amélioration, vous avez besoin de données et d'analyses. Plus haut dans cet article, nous savons que les outils de gestion des tâches et de suivi du temps font partie des meilleurs outils pour la direction pour analyser le défi et mesurer les performances. Sachez qu’il y a pleins d’autres mesures à effectuer afin d’assurer le succès d’une équipe.

Par exemple, les directeurs des ventes peuvent mesurer les transactions remportées et produire des rapports de performance mensuels ou trimestriels. De même, vous pouvez examiner le temps passé sur les appels téléphoniques, analyser les résultats et trouver des moyens pour rationaliser vos flux de travail. Avec une mentalité d'amélioration continue, vous pouvez battre de nouveaux records et améliorer le quotidien des équipes.

Pour optimiser l’emploi de vos outils de direction, vous devez toujours les combiner avec vos compétences personnelles. Si les données vous indiquent que quelqu'un est en retard sur ses objectifs, vous devez déterminer comment y faire face. Est-ce que votre réaction sera instinctive ? Ou proposerez-vous des étapes structurées et réalisables pour soutenir votre employé ?

Vous l’aurez compris, combiner les bons outils et les techniques de direction peut avoir un effet positif sur votre équipe. Ils vous permettent de mettre en œuvre vos idées et votre stratégie, plutôt que de courir désespérément sans arriver à atteindre les objectifs. Voici enfin une bonne nouvelle : tous ces outils existent et sont rassemblés sur une plateforme conviviale.

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