Guide stratégique de réponses aux risques

Le management des risques est essentiel en gestion de projet, il permet d’identifier et d’adopter une bonne stratégie de réponses aux risques inhérents qui réduisent la probabilité d’atteindre les objectifs fixés. Pour qu’un plan de réponses soit efficace, vous devez définir les critères d’analyse des risques et faire une liste aussi complète que possible des menaces possibles. Les actions doivent être choisies selon la nature du projet et le degré de tolérance aux risques de l’entreprise.

Tout au long du projet, de nouveaux dangers peuvent être identifiés et les initiatives doivent être ajustées en conséquence. En utilisant un bon logiciel de gestion de projet, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur le déroulement du projet et veiller à l’application des mesures

FAQ

Définir les critères d’analyse des risques pour établir une matrice de décision

Pour mettre en place la bonne stratégie de réponses aux risques, il est important de bien les hiérarchiser et d’évaluer leur niveau de criticité à travers des échelles de cotation. Celles-ci incluent notamment la probabilité de réalisation du risque et sa conséquence. En fonction de la nature et de l’échéance de votre projet, vous devez définir différents niveaux pour ces variables.

En termes de conséquences, un risque peut par exemple être jugé :

• Négligeable
• Marginal
• Critique
• Catastrophique

Pour ce qui est du niveau de probabilité, il peut être :

• Improbable : récurrence au-delà de 25 ans
• Éloigné : récurrence entre 10 et 25 ans
• Possible : récurrence entre 1 et 10 ans
• Probable : récurrence entre 0 et 1 an

Afin de définir les zones d’acceptabilité des risques inhérents à votre projet, vous devez combiner ces deux échelles de cotation et obtenir une matrice de décision. Cet outil sert à évaluer les risques et leur acceptabilité. Son utilisation peut considérablement varier d’un projet à un autre. Le retard de livraison d’un fournisseur pourrait par exemple être jugé catastrophique sur un projet, mais négligeable sur un autre.

Répertorier les dangers inhérents au projet pour un management des risques optimal

Il existe différents types de risques dans la gestion de projet, ceux-ci peuvent être :

• Financiers : budget insuffisant, absence de liquidités, etc.
• Humains : mauvaise communication, répartition des tâches non optimale, etc.
• Temporels : délai trop court, retard dans l’exécution d’une tâche clé, etc.
• Techniques : absence des technologies requises, manque de matériaux, etc.
• Organisationnels : modification de la politique de l’entreprise, changements économiques, etc.
• Juridiques : faillite d’un fournisseur, réglementation à respecter, non-respect du contrat, etc.
• Environnementaux : inondation, sécheresse ou tempête affectant le projet, impact du projet sur l’environnement, etc.

Tous les éléments générateurs de risques doivent être identifiés de façon aussi exhaustive que possible dès le début du projet. Cela doit se faire avec un groupe de travail composé de personnes retenues pour leurs compétences dans des domaines spécifiques. Une revue des accidents survenus sur des projets similaires peut s’avérer très utile pour gagner en temps et obtenir une liste de menaces fiable.

Avant le début de la séance de brainstorming, présentez et expliquez aux participants les critères d’analyse et les échelles de cotation (gravité et probabilité) qui vont servir à estimer les risques.

Évaluer et hiérarchiser les risques à travers la matrice de gestion des risques

Une fois votre liste de dangers potentiels établie, chaque élément doit être analysé pour connaître son impact sur les délais, le budget et les spécifications techniques du projet. Pour concevoir une stratégie de réponses aux risques efficace, il est essentiel de se débarrasser du superflu.

Vous devez mettre de côté les risques non fondés et concentrer vos efforts sur les menaces réelles, susceptibles d’affecter le bon déroulement du projet. Ces dernières requièrent une attention constante, de même qu’un traitement et un suivi particuliers.

En utilisant la matrice de gestion des risques, vous pourrez hiérarchiser les dangers en fonction de leur degré d’acceptabilité pour le projet. Il s’agit de les examiner un par un, de déterminer leurs gravités sur une échelle de 1 (Négligeable) à 4 (Catastrophique). La probabilité de leurs occurrences s’évalue sur la même échelle, avec 1 pour Improbable, et 4 pour Très probable.

Essentielle dans le management des risques, cette étape permet de se focaliser sur les risques prépondérants, de préparer les meilleures stratégies de réponses à la gestion des risques, et de définir les initiatives à mener en priorité pour les maîtriser.

Choisir une stratégie de réponses adaptée à chaque risque

Après l’analyse des dangers potentiels, une stratégie de réponses aux risques doit être mise en place au cas par cas. Elle peut être négative (évitement ou transfert) ou positive (amélioration ou anticipation) selon que vous voyez le risque comme une menace ou une opportunité.

Voici 8 stratégies de réponses courantes à la gestion des risques :

• Éviter : c’est la première stratégie de réponses aux risques à considérer en gestion de projet. Il est possible d’éliminer un risque en identifiant sa cause. En retirant par exemple un membre du projet en conflit avec l’équipe, vous supprimez le risque de démotivation identifié.
• Transférer : transférer les impacts négatifs des risques et leur responsabilité à un tiers constitue une bonne stratégie de réponses aux risques non évitables. Ceci inclut notamment la sous-traitance, la souscription à une assurance ou une assistance technique supplémentaire.
• Partager : il est possible de répartir le risque entre plusieurs partenaires, équipes et projets pour atténuer ses effets.
• Atténuer : cette stratégie de réponses aux risques vise à réduire la probabilité d’occurrence d’une menace, son impact sur les objectifs du projet, ou les deux. La formation et la mise en place des moyens de contrôle peuvent s’avérer efficaces.
• Accepter : cela peut se faire de manière active (à travers la constitution d’une provision) ou de façon passive (attendre que le risque survienne pour y faire face).
• Anticiper : cette stratégie de réponses aux risques positive, qui se rapproche de l’acceptation active, consiste à adopter des mesures préventives précises pour affronter le danger lorsqu’il survient. C’est notamment le cas des procédures de sauvegarde informatique qui permettent de conserver les fichiers en cas d’incident.
• Améliorer : il s’agit de mettre en œuvre des moyens pour augmenter les chances ou l’impact d’une opportunité comme l’achèvement d’une tâche en moins de temps que prévu.
• Exploiter : vous pouvez tirer profit d’un risque en exploitant les ressources économisées dans sa réalisation ou le temps supplémentaire généré.

Adopter une stratégie de réponses aux risques positive vous donne l’occasion d’apprendre, de grandir et d’améliorer votre projet. Les initiatives doivent être menées en fonction de la nature du projet, de votre degré de tolérance aux risques et des menaces réelles identifiées. Quelques fois, vous serez amené à inclure des approches positives et négatives dans votre plan de réponses aux risques.

Présenter la stratégie de réponses aux risques sur Bitrix24

Il est important que votre équipe, vos collaborateurs et les parties prenantes connaissent la stratégie de réponses aux risques pour que sa mise en place soit optimale. Cela permet de doter chaque individu du savoir-faire et de l’autorité dont elle a besoin pour surmonter les risques éventuels liés à ses responsabilités tout en veillant au respect des délais de l’ensemble du projet.

Sur le logiciel de gestion de projet Bitrix24, vous trouverez un éventail de fonctionnalités, dont :

• Le diagramme de Gantt sur lequel vous pouvez organiser les tâches, affecter des membres de l’équipe et définir une ligne de base. Cet outil, qui peut être partagé avec vos collaborateurs internes et externes, vous permet de suivre votre calendrier et votre budget en temps réel.
• Les tableaux Kanban à travers lesquels vous bénéficiez d’une plus grande transparence dans vos processus et pouvez allouer les ressources nécessaires à vos équipes pour qu’ils continuent à réaliser leurs missions de manière optimale.
• Le tableau de bord vous offre une vue d’ensemble sur la stratégie de réponses aux risques. Il collecte automatiquement les données en temps réel, calcule les KPIs du projet et les affiche ensuite dans des tableaux et des graphiques faciles à lire.

Passer en revue le plan de réponses aux risques pour identifier les menaces supplémentaires

Chaque stratégie de réponses aux risques possède des conséquences qui peuvent se révéler à travers des risques secondaires. En passant en revue votre plan de réponses aux dangers, vous pourrez aussi identifier des risques résiduels qui ont été difficiles à détecter la première fois. Ces menaces qui subsistent après la mise en œuvre de toutes les actions prévues devraient être convenablement documentées et communiquées aux parties prenantes.

N’hésitez pas à prendre les commentaires d’experts pour vous assurer d’avoir considéré toutes les éventualités. Tout au long du projet, continuez à réaliser des contrôles pour suivre les risques programmés et identifier tout risque supplémentaire. Vous devez sans cesse réajuster le portefeuille des dangers potentiels selon les nouvelles informations recueillies.

Cette mise à jour de la liste initiale des risques identifiés permet de réévaluer la criticité des menaces déjà connues, de surveiller l’application des actions engagées, d’apprécier leur efficacité, de contrôler le déclenchement des événements redoutés et leur impact.