Comment garder les équipes distantes motivées autour d'un projet

La motivation autour d’un projet est essentielle pour l’atteinte des objectifs et le respect des délais. Lorsque les équipes travaillent à distance, cette implication peut être difficile à assurer. Cela est généralement dû à la mauvaise communication ou encore aux outils de travail inadaptés. Pour maintenir la satisfaction des télétravailleurs, il faut aussi faire face aux soucis comme l’isolement professionnel et social, ou encore la monotonie. 

Toutefois, en fixant des objectifs clairs et en offrant de l’autonomie à vos collaborateurs, vous pourrez mieux les mobiliser. Dans cet article, découvrez 8 conseils pour augmenter la motivation des équipes distantes autour d'un projet.

1. Adopter un logiciel d'engagement des employés pour améliorer la motivation d'équipe à distance

L’isolement professionnel et social, le stress, le mal-être et la monotonie sont des problèmes courants qui affectent la motivation autour d’un projet. Pour retenir les télétravailleurs talentueux et augmenter la satisfaction professionnelle, vous pouvez implanter un logiciel d'engagement des employés.

Cet outil digital vous permet de réduire le roulement du personnel, l'épuisement professionnel et le stress lié au télétravail. Dorénavant, vous saurez ce sur quoi concentrer vos efforts pour améliorer la performance des employés. Ces derniers pourront alors mieux comprendre la mission et la culture de l’entreprise pour devenir plus efficaces et productifs.

Intégré à la plupart des logiciels RH, l’outil d'engagement des employés possède généralement diverses fonctionnalités pour accroître la motivation autour d’un projet. Celles-ci incluent notamment :

• La gamification : elle permet d’intégrer des fonctionnalités amusantes, de divertissement et de compétition, aux missions quotidiennes.
• Les programmes d'avantages sociaux en ligne : les télétravailleurs peuvent sélectionner une assurance et d'autres avantages à partir de leur téléphone mobile (activités de fitness, abonnements, etc.)
• Les outils de rétroaction des employés : ils permettent de donner la parole aux employés pour que ceux-ci puissent exprimer leurs opinions envers la direction, les politiques et leurs collègues.
• La reconnaissance des employés : elle permet de reconnaître les réalisations individuelles, et d'équipe, pour inciter les employés distants à travailler plus dur.

2. Organiser des activités de team building virtuelles pour fédérer les équipes distantes

Faire de joyeuses activités en ligne sur une base régulière est une bonne façon d’assurer le leadership et la motivation dans la gestion de projet. En effet, la distance physique entre les travailleurs peut vite leur donner l’impression d’être complètement détachés. A travers les rencontres virtuelles, les employés ressentent davantage de soutien et de proximité avec leurs collègues.

En fin de compte, ces activités peuvent avoir un impact positif sur le moral des employés et éventuellement conduire à des taux de rotation du personnel plus faibles. Le team building à distance consiste essentiellement à établir des relations entre des personnes éloignées pour créer l’illusion d’une équipe physique. Cela favorise la motivation autour d’un projet, la productivité et l’engagement, ainsi que la performance globale.

Voici par ailleurs quelques astuces efficaces pour organiser des activités de team building virtuelles gagnantes et booster la motivation autour d’un projet :

• Clarifiez vos besoins ou l’objectif de votre activité. Il peut s’agir d’améliorer la communication, de tisser des liens, de développer l’intelligence émotionnelle, etc.
• Programmez l’activité virtuelle, dans le calendrier partagé, pendant les heures de travail (heure du lunch ou fin de journée) pour maximiser la participation.
• Déléguez l’organisation de l’activité à un comité social (avec un budget prédéfini) pour démontrer aux employés votre confiance en leur jugement.
• Intégrez quelques incitatifs, comme des cartes-cadeaux à l’équipe gagnante, lorsque vous constatez une légère baisse de la participation.

3. Utiliser la compétition pour favoriser le leadership et la motivation dans la gestion de projet

La concurrence sur le lieu de travail peut être à la fois amusante et motivante, lorsqu’elle est bien organisée. C’est en effet un bon moyen d’aider les télétravailleurs à sortir de la monotonie de leurs missions quotidiennes. Cela les incite à se dépasser pour atteindre leurs objectifs.

L’idée n’est pas de faire de votre lieu de travail une sorte de match de gladiateurs. La compétition-émulation met par exemple chaque membre de l’équipe sur un pied d’égalité. Tous disposent alors de ressources adéquates et de conditions favorables pour élargir leur zone de confort et bousculer leurs acquis.

De même, les compétitions en entreprise ne doivent pas mettre fin à la collaboration. En vue de trouver le juste milieu entre les deux, et entretenir la motivation autour d’un projet, vous devez :

• Avoir des valeurs communes comme piliers pour qu’en période de challenge, chacun connaisse le rôle qu’il a à jouer.
• Élaborer des challenges qui stimulent tout le groupe dans un temps imparti et prévoir des moments de pause.
• Repérer les différents profils de compétiteurs au sein de votre équipe pour pouvoir les recadrer au besoin.
• Annoncer l’objectif de chaque challenge et préciser la récompense individuelle, et collective, pour susciter une véritable émulation de groupe.
• Éviter de punir un échec de façon individuelle, mais plutôt essayer de rebondir avec une énergie collective.

4. Adopter un outil de surveillance des employés pour suivre la productivité

La mauvaise gestion du temps constitue l’un des problèmes clés que rencontrent souvent les travailleurs à domicile. En télétravail, la journée peut par exemple s’éterniser au point de ne pas laisser de temps libre à l’employé. D’un autre côté, ce dernier peut se laisser distraire et ne pas pouvoir réaliser ses tâches dans les délais impartis.

Dans l’un ou l’autre des cas, l’employé ne profite pas des avantages de la bonne gestion du temps. Ceux-ci incluent notamment la productivité et l’efficacité accrues, moins de stress, la motivation autour d’un projet et une meilleure prise de décision.

Pour aider vos collaborateurs à rester productifs, vous pouvez implémenter un logiciel de surveillance des employés. Cette solution digitale vous donne un rapport complet des activités de l'équipe, du temps de travail, de l'utilisation d'Internet, etc.

Pour ce faire, elle offre généralement les options suivantes :

• Suivi des employés : collecte de rapports exhaustifs sur la routine de travail quotidienne de votre équipe
• Suivi du temps de travail : pointeuse en ligne, enregistrements des temps d'inactivité, contrôle des présences, etc.
• Accès en temps réel aux statistiques sur l'activité des employés : utilisation des réseaux sociaux et des messageries, évaluation globale du temps actif, etc.

5. Offrir de l’autonomie autour du projet pour démontrer sa confiance aux employés

Donner de l’autonomie aux employés est l’un des moyens les plus sûrs pour augmenter la motivation autour d’un projet. Vous pouvez par exemple leur laisser la liberté de choisir les projets et tâches sur lesquels ils se sentent le plus à l’aise. Proposer des horaires flexibles constitue aussi une bonne idée. Le but est de permettre aux employés distants de travailler comme bon leur semble dans l’intérêt de l’entreprise.

Pour que cet effort d’autonomisation de la main-d’œuvre soit efficace, vous devez assurer l’équilibre entre satisfaction des employés et performance de l’entreprise. Voici quelques pratiques pour y arriver :

• Créez un objectif commun auquel tous les membres de l’équipe adhèrent
• Permettez aux télétravailleurs de prendre des décisions importantes concernant leur expertise
• Créez une responsabilité conjointe et des interdépendances entre les tâches pour favoriser la collaboration
• Implémentez des canaux de communication adaptés et fluides pour créer une atmosphère d'ouverture.

6. Préserver le bien-être des employés à distance pour augmenter leur engagement

Montrer aux employés que vous vous souciez de leur bien-être est une belle manière de les motiver dans leurs tâches quotidiennes. Les télétravailleurs rencontrent couramment les problèmes comme les postes de travail mal ajustés, le manque d’exercice physique, l’isolement, etc. Ces situations peuvent affecter à la fois leur santé physique et mentale.

Pour préserver le bien-être des salariés en télétravail, et favoriser la motivation autour d’un projet, vous pouvez :

• Optimiser l’aménagement et l’ergonomie des postes de travail 
• Faire des vérifications régulières pour vous assurer que tout va bien
• Encourager le coworking à distance
• Assurer le droit à la déconnexion
• Sensibiliser les télétravailleurs aux dangers de la sédentarité
• Aider les employés à mettre en place des pauses actives
• Sensibiliser sur l’importance de différencier temps professionnel et temps personnel
• Offrir des avantages pour la santé, etc.

7. Fournir les meilleurs outils aux télétravailleurs pour assurer la motivation autour d’un projet

L’inadaptation du matériel figure parmi les principaux problèmes posés par le travail à distance. Si l’environnement de travail est crucial, il est aussi nécessaire de disposer d’outils performants pour poursuivre ses missions sans encombre en télétravail. 

C’est pourquoi vous devez offrir des solutions technologiques adaptées à vos employés pour assurer la motivation autour d’un projet. L’idéal est de les regrouper sur une seule plateforme collaborative pour favoriser le gain de temps.

Il existe en effet 4 types d’outils importants pour travailler à distance :

• Le logiciel de gestion de projet : cet outil est essentiel pour mettre en place les projets, suivre leur état d’avancement et ainsi maintenir la croissance de l’entreprise. Il permet notamment de diviser et d’organiser les tâches en les attribuant aux membres compétents au sein de l’équipe.
• L’application de visioconférence : lorsque vous lancez un nouveau projet, il est indispensable de pouvoir échanger durant les réunions. Cet outil peut alors servir pour un simple échange entre deux personnes ou une réunion entre plusieurs personnes à distance.
• L’outil de chat instantané : il permet de savoir rapidement si un collaborateur est en ligne pour lancer une conversation au bon moment. On peut aussi avoir une trace écrite des échanges entre collègues, partager des documents et engager des discussions publiques.
• Le système de partage de données : c’est une interface sécurisée qui permet d’échanger vos données mais aussi de les stocker en ligne. Cela facilite la vie aux collaborateurs distants, puisqu’il suffit d’aller sur son Cloud partagé pour obtenir le document que l’on cherche.

8. Évaluer le succès des efforts de motivation des employés à distance pour innover

Une fois que vous reconnaissez l’importance de la motivation dans la gestion de projet, vous comprenez qu’il est capital de suivre l’efficacité de vos différents efforts. Il existe plusieurs techniques pour savoir si vos employés sont satisfaits et engagés dans leur travail. Faites un check-up sur une base régulière (hebdomadaire) pour voir si vos stratégies fonctionnent.

Voici quelques moyens simples d'évaluer la motivation autour d’un projet :

• Faites une enquête du personnel et de la note NPS (taux de recommandation net) que vos employés à distance donnent à l’entreprise
• Mesurez le degré d’insatisfaction des télétravailleurs en étudiant les chiffres de l’absentéisme au travail et du turn-over
• Évaluez le nombre d’interactions volontaires avec les autres membres de l'équipe et la fréquence à laquelle chaque employé présente ses propres idées.

Lorsque vous réalisez des sondages, évitez de trop les prolonger, car ils risquent plutôt démotiver vos employés distants. Par la suite, vous devez mettre en place une consultation du personnel pour identifier les points qui les motivent dans leur travail et les axes d’amélioration qu’ils suggèrent. Cela vous permet alors d’adopter de nouvelles stratégies.