Comment créer une culture de responsabilité pour la collaboration au sein d'une équipe de projet

Dans le cadre de la collaboration au sein d'une équipe de projet, la création d'une culture de la responsabilité n'est plus un avantage, c'est une nécessité absolue. La responsabilisation concerne tous les aspects de votre équipe, qu'il s'agisse d'instaurer la confiance, de favoriser la collaboration ou de veiller à ce que chaque tâche soit accomplie sans que le chef de projet n'ait besoin d'intervenir.

Ce n'est sans doute pas une surprise. Nous savons tous qu'il est agréable de travailler au sein d'une équipe interdépendante qui s'acquitte bien de ses responsabilités. Mais atteindre cet état de nirvana n'est pas une tâche facile. Pourtant, cet article vous aidera beaucoup à atteindre cet objectif grâce à 7 stratégies qui permettront de développer une équipe de personnes responsables.

1. Faire de la communication ouverte et sûre le fondement de votre culture de responsabilité

La création d'une culture de responsabilité commence par une communication ouverte et transparente. Les équipes qui communiquent bien obtiennent souvent plus de bons résultats que les équipes dont les performances individuelles sont plus élevées, mais qui ont des problèmes de communication. Une communication fluide permet à votre équipe de mieux relever les défis, d'éviter les malentendus et de créer un sentiment de confiance.

Voici deux piliers d'une communication transparente :

Donner des instructions claires et cohérentes pour la réalisation des tâches

Ce serait formidable si vous pouviez utiliser des pouvoirs psychiques pour transférer vos idées directement dans le cerveau de votre équipe, mais, à notre connaissance, cette technologie n'existe pas encore. La meilleure solution consiste à se doter d'un outil de gestion de projet qui permet de donner des instructions claires.

Le meilleur logiciel de gestion de projet propose un système dans lequel vous pouvez indiquer les délais, les responsables, les ressources supplémentaires et les instructions. Ce système de définition des tâches offre un soutien maximal à votre équipe, qui dispose de tout ce dont elle a besoin pour réussir. Les collaborateurs peuvent poser toutes les questions qu'ils souhaitent dans la fiche de tâche afin que vous puissiez clarifier les concepts et tirer des leçons pour les futures instructions.

Fournir des mises à jour

Une communication claire ne s'arrête pas au lancement d'une tâche, bien entendu. Des mises à jour personnalisées à propos du progrès réalisé motivent votre équipe, et démontrent également votre engagement envers chaque individu.

Les rapports d'avancement favorisent une culture de collaboration en montrant le travail accompli et le chemin qu'il reste à parcourir pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Les mises à jour vont dans les deux sens : elles sont aussi l'occasion pour vous d'offrir plus de soutien aux membres de votre équipe, ce qui les aide à se sentir appréciés et, par conséquent, à s'investir davantage dans vos objectifs de gestion de projet.

2. Définir les rôles pour promouvoir la responsabilité au sein des équipes

Il est fréquent que les échecs de la collaboration au sein d'une équipe de projet soient dus à des malentendus ou à une confusion concernant les rôles et les responsabilités. Mais les responsables qui s'attachent à clarifier les rôles peuvent encourager la responsabilisation du personnel en lui donnant le sentiment de s'approprier à la fois les tâches et les résultats.

Une autre façon de définir les rôles à un niveau plus élevé nécessite l'aide de notre fidèle outil de gestion de projet. Vous pouvez désigner une personne responsable pour chaque tâche distincte, ce qui élimine toute confusion quant à la responsabilité. Cela est particulièrement important dans les grands projets où plusieurs membres de l'équipe ayant le même niveau hiérarchique peuvent être impliqués dans la même tâche. Lorsqu'une personne responsable est désignée, il est clair que c'est elle qui prend les décisions et qui vous rend compte de progrès accomplis.

Il existe un lien direct entre la clarté des rôles et les performances de l'équipe. Des rôles et des responsabilités clairs permettent aux membres de l'équipe de se concentrer sur les tâches et réduisent les conflits internes. Mais plus encore, la responsabilité liée aux tâches est une opportunité pour les membres des équipes de se valoriser, sachant que le succès de leur tâche est intrinsèquement lié à leur réputation. Ainsi, la personne responsable est motivée, et le principe de la responsabilité tournante engendre une culture de collaboration où la réussite individuelle de chacun dépend des efforts de l'ensemble de l'équipe.

3. Fixer des objectifs et en assurer le suivi

Lorsque les gens savent ce que l'on attend d'eux, ils deviennent naturellement plus responsables. Il n'y a pas de marge de manœuvre pour dire "je ne savais pas", et ils peuvent donc reconnaître leurs erreurs ainsi que leurs réussites.

Les objectifs de l'entreprise et les objectifs individuels constituent un bon point de départ. Des objectifs définis permettent à tous les membres de l'équipe de savoir dans quel but ils travaillent, ce qui renforce le sentiment d'utilité et de responsabilité. Par exemple, si vos commerciaux savent qu'ils doivent passer 15 appels par jour et qu'ils comprennent pourquoi ces appels sont importants pour la réussite de l'entreprise, ils seront plus enclins à travailler. Ces objectifs ne se contentent pas de donner une orientation, ils servent aussi de référence pour mesurer les progrès et les succès.

Une fois vos objectifs fixés, vous devez passer au processus de suivi. Les outils de gestion de projet vous permettent d'avoir une vue d'ensemble de chaque tâche, de son état d'avancement et de savoir si la date limite approche. Vous pouvez faciliter la responsabilisation en donnant aux individus la possibilité de signaler une tâche sur laquelle ils sont bloqués plutôt que de la passer sous silence jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Instaurer la confiance est un élément essentiel à ce niveau ; assurez-vous donc que votre équipe sait qu'elle sera soutenue plutôt que réprimandée lorsqu'elle demande de l'aide. Il en résulte que les individus s'approprient leurs objectifs individuels, ce qui stimule les objectifs de l’équipe.

Lorsque vous créez une culture de responsabilité, il est utile de fixer les étapes importantes de votre entreprise et d'établir une corrélation entre les réussites individuelles et le succès global de votre équipe. Vous obtiendrez ainsi le double avantage d'une responsabilisation et d'une motivation accrues.

4. Donner un retour d'information régulier et standardisé

Un retour d'information régulier et standardisé permet aux membres de l'équipe de comprendre leurs points forts, d'identifier les points à améliorer et de dissiper toute confusion concernant leurs tâches ou leurs responsabilités. Cette boucle contribue à créer un environnement d'apprentissage et de croissance, pierre angulaire de la responsabilisation des équipes.

Un retour d'information régulier est très instructif. Vous pouvez procéder à de petits ajustements et offrir des conseils supplémentaires pour donner aux membres de votre équipe le soutien dont ils ont besoin pour identifier leurs forces et leurs faiblesses.

Toutefois, la normalisation de ces réunions individuelles constitue une stratégie plus complète et plus concrète. Cette approche permet de structurer le retour d'information, ce qui réduit le risque de passer à côté d'éléments ou de préjugés inconscients.

Comment un retour d'information standardisé améliore-t-il la responsabilisation ?

Les séances de retour d'information individuelles, que ce soit en face à face ou par vidéoconférence pour les équipes distantes, vont de pair avec une communication ouverte et la transparence, un élément essentiel d'une culture de collaboration. En ouvrant un canal de communication à double sens, vous créez un cercle vertueux dans lequel le retour d'information constructif et la reconnaissance positive stimulent le moral, ce qui conduit à une confiance accrue et à une plus grande responsabilisation.

De même, le fait que vous preniez le temps d'investir dans les progrès professionnels d'une personne montre qu'elle est un membre apprécié de l'équipe, ce qui lui donne un sentiment d'utilité et de confiance. L'approche inverse, qui consiste à laisser faire le retour d'information, fait que les personnes se sentent déconnectées de l'équipe et peu enclines à assumer des responsabilités supplémentaires.

5. Proposer une formation et un développement en échange d'une responsabilité accrue

S'éloignant de la touche personnelle, nous nous tournons maintenant vers des régimes structurés de développement professionnel. Non seulement la formation améliore les performances de l'équipe, mais elle favorise également une culture de responsabilisation grâce à l'accroissement des responsabilités. Certes, vous dotez vos collaborateurs de nouvelles compétences et connaissances, mais en contrepartie, vous pouvez compter sur un plus grand soutien de votre équipe grâce à la délégation.

Pour garantir les sessions les plus pertinentes, votre équipe RH peut créer un système d'apprentissage en ligne rempli de formations pratiques. Créez un contenu attrayant à l'aide de vidéos et d'audios et demandez un retour d'information sur la manière dont vous pouvez l'améliorer. Ensuite, une fois que vous êtes sûr d'avoir choisi la bonne approche, il est temps de former votre équipe.

Maintenant que vous avez développé vos compétences, comment améliorer la responsabilité ?

Pour simplifier, une équipe mieux formée est plus confiante. Et une équipe plus confiante est plus engagée. Plutôt que de rester silencieuses, en espérant que personne ne souligne leur manque d'expertise, les équipes qui ont recours à des séances de développement professionnel assument davantage de responsabilités et sont plus ouvertes quant à leurs propres performances.

Du point de vue du responsable, vous pouvez déléguer certaines de vos tâches les plus simples à un chef d'équipe désigné, qui assumera l'entière responsabilité de son nouveau rôle. Désireux de s'améliorer et stimulés par le vote de confiance, ces chefs d'équipe éprouvent un sentiment de satisfaction en faisant progresser leur carrière.

Lors de vos entretiens individuels, pensez à encourager la formation continue et le développement en demandant à chacun ce qu'il aimerait apprendre à l'avenir. Vous disposerez ainsi d'un flux constant de personnes responsables et fières de leur travail.

6. Créer une culture de responsabilité en montrant le bon exemple

En tant que dirigeant, votre comportement crée un modèle pour ceux qui vous entourent. Si vous fuyez les responsabilités, vous donnez le feu vert à votre équipe pour qu'elle fasse de même. Si vous attribuez la responsabilité à d'autres, n'attendez pas de vos collaborateurs qu'ils lèvent la main lorsqu'ils commettent une erreur.

Comme pour tout autre élément de la culture d'entreprise, la définition de la responsabilité dans le cadre de la collaboration au sein d'une équipe de projet doit être consignée par écrit afin d'assurer une transparence totale. Conservez une copie des valeurs de votre entreprise, de vos attentes en matière de comportement et de votre politique de diversité, d'équité et d'inclusion dans un espace de stockage en ligne bien organisé. Ensuite, passez en revue ces attentes dans le cadre de chaque effort d'intégration et faites-y référence lorsque les gens ont besoin d'un rappel.

Mais vos valeurs ne sont solides que dans la mesure où vous avez décidé de vous y tenir. Le maintien d'une culture de la responsabilité n'est pas un projet ponctuel. Il s'agit d'un engagement constant à maintenir le comportement que vous définissez comme responsable. Lorsque les équipes commencent à sentir que cet engagement s'estompe au niveau de la direction, leur dévouement diminuera inévitablement aussi.

Il faut donc s'efforcer de créer de bonnes habitudes jusqu'à ce que la responsabilité devienne une seconde nature et, comme l'a dit Gandhi, « Soyez le changement que vous voulez voir ».

7. Intégrer des éléments de gamification dans la collaboration au sein de l'équipe de projet

L'un des ajouts les plus inattendus à notre liste de moyens pour créer une culture de responsabilité dans la collaboration au sein d'une équipe de projet est la gamification. Généralement utilisée par les équipes de produits pour obtenir des abonnements à long terme, la gamification peut également être utilisée en interne pour stimuler l'engagement et la responsabilisation au sein de votre équipe.

Bien que tous les conseils précédents permettent de renforcer la responsabilité, il existe des situations où vous devez sortir des sentiers battus pour stimuler votre équipe. Par exemple, si votre équipe de vente se relâche sur les appels de suivi et que vos efforts pour montrer la situation dans son ensemble ne passent pas, essayez une alternative sous forme de jeu.

Les dernières technologies en matière de ressources humaines mettent fortement l'accent sur l'engagement des employés, avec des fonctionnalités telles que:

• flux d'activités permettant aux employés de se féliciter mutuellement de leurs réussites
• les mentions "J'aime" et les badges, qui permettent de féliciter de manière plus informelle les employés pour leur bon travail
• des systèmes de points avec des prix pour inciter à une plus grande responsabilisation.

L'essence de la gamification est la suivante : même s'il n'est pas possible d'inspirer une culture de responsabilité à partir d'un sentiment intérieur de maturité et de devoir, il est possible d'obtenir le même résultat à partir du désir inné de la personne d'être vue de manière positive. C'est le renforcement positif essentiel à l'échelle de votre entreprise.

Bitrix24 : préparez le terrain pour une culture de responsabilité

Avec ces sept stratégies, vous serez sur la bonne voie pour encourager la responsabilisation de votre équipe.

Mais avec les bons outils, vous pouvez préparer le terrain pour un changement culturel et consacrer plus de temps à cette touche personnelle.

Bitrix24 vous propose tous ces outils sur une plateforme conviviale pour l'utilisateur (et le budget) :

• Logiciel de gestion de projet complet
• Unité de stockage de fichiers dans le nuage
• Outils de communication complets
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• et bien d'autres outils encore

Si vous êtes prêt à commencer votre mission de responsabilisation de l'équipe, créez un compte gratuit Bitrix24 dès maintenant et équipez-vous des outils qui vous prépareront à la réussite.

Questions fréquentes

1. Qu'est-ce qu'une culture de responsabilité ?

Une culture de responsabilité est un environnement organisationnel dans lequel chaque membre de l'équipe assume la responsabilité de ses actions et de ses résultats, communique ouvertement et s'efforce de répondre aux attentes fixées.

2. Comment créer une culture de responsabilité ?

Pour créer une culture de responsabilité, il faut être précis quant à la vision que l'on a de cette culture de responsabilité et montrer l'exemple.

3. Comment une culture de responsabilité peut-elle favoriser la collaboration au sein d'une équipe de projet ?

Une culture de responsabilité peut améliorer la collaboration au sein d'une équipe de projet en favorisant l'ouverture, la responsabilité et la confiance. Elle favorise un environnement dans lequel les membres de l'équipe communiquent efficacement, s'approprient leurs tâches et travaillent ensemble à la réalisation d'objectifs communs.

4. Quelles sont les stratégies qui favorisent la responsabilisation au sein des équipes ?

Les stratégies visant à favoriser la responsabilisation au sein des équipes sont les suivantes :

• Établir une communication claire
• Définir les rôles et les responsabilités
• Fixer des objectifs et en assurer le suivi
• Fournir régulièrement un retour d'information et une appréciation
• Investir dans la formation et le développement
• Instaurer la confiance
• Intégrer la gamification