Comment bien prioriser les tâches quand tout est important

Il n'y a jamais assez de temps dans une journée pour tout faire. Malgré toutes les évolutions technologiques sophistiquées, avoir une liste de choses à faire ne suffit plus, et il est facile de se perdre dans un océan d'obligations. Définir des priorités est le secret pour pouvoir jongler entre toutes les obligations professionnelles. Si tout semble avoir la même importance, il peut s'avérer assez difficile de trouver un moyen d'établir une matrice de hiérarchisation des tâches pour votre travail. Cependant, il est essentiel de déterminer comment prioriser les tâches qui correspondent à vos besoins, de contrôler votre travail et de vous assurer que vous atteignez les objectifs fixés.

Identifier correctement les tâches importantes quotidiennes et en fixer les priorités est l'un des problèmes majeurs des équipes de gestion de projet et des chefs d’équipe. Même avec le meilleur logiciel de gestion de projet, la personne qui entre les données dans le système, c'est vous. Ainsi, exiger « une plus grande hiérarchisation » pour chaque tâche qui vous est confiée rendrait complexe la gestion des tâches.

De plus, vous devez aussi rester vigilants et avoir une bonne maîtrise des tâches afin de garantir que personne ne se concentre sur des objectifs passés. Pour atteindre cet objectif, une formation solide et une bonne gestion du temps de travail sont nécessaires. Dans le but de vous aider nous avons élaboré une instruction par point détaillant la façon dont on doit prioriser le travail et les tâches importantes et gérer les flux de travail.

1. Comment bien hiérarchiser les tâches professionnelles quand tout est important ?

1.1 Dresser une liste exhaustive des tâches à accomplir

Créez une liste de toutes les tâches particulières que vous souhaitez accomplir avant de commencer réellement un processus de hiérarchisation. Cela vous permet d'avoir une perspective globale du volume de travail quotidien. Générez un résumé de toutes les choses quotidiennes que vous avez l'intention d'effectuer et ajoutez-les à cette liste. En outre, dressez une liste des tâches à court et à long terme que vous devez réaliser. Il peut s'agir de tâches qui doivent être accomplies au cours de la semaine, au cours du mois, du trimestre, de l'année à venir, ou même plus encore.

Il est essentiel de garder la liste des tâches à jour et d'en avoir une copie électronique. La liste principale des tâches sert d'enregistrement mobile de tout ce que vous devez accomplir au cours d'une période donnée. Une liste de tâches complète peut changer rapidement, c'est pourquoi il est plus simple de la gérer et de la tenir à jour sous forme électronique.

À la fin de chaque journée de travail, il est utile de vérifier votre liste de tâches en supprimant celles que vous avez déjà terminées et en y ajoutant les suivantes. Cela vous donne également un aperçu de l'agenda du jour suivant, ce qui en fait un excellent moyen de hiérarchiser les tâches.

1.2 Mettre les priorités en ordre en utilisant la matrice de hiérarchisation des tâches

Le tri des activités effectué à l'aide de la matrice de hiérarchisation des tâches : catégories A (critique), B (haute priorité), C (neutre) et D (faible priorité), est un moyen rapide et direct de hiérarchiser les tâches. Elle peut être créée selon diverses méthodes, mais le principe fondamental est de répertorier toutes vos alternatives et de les classer par ordre de priorité. En fait, il s'agit des tâches suivantes :

• Critique : ces tâches sont souvent considérées comme urgentes et sensibles selon le facteur temps, ce qui oblige les employés à interrompre leurs tâches en cours et à les accomplir immédiatement. Lorsqu'une tâche critique est négligée, l'entreprise s'expose à un certain nombre de problèmes.
• Haute priorité : les activités de haute priorité ne sont pas sensibles au temps mais sont relativement comparables aux activités cruciales. Elles peuvent être réalisées en une semaine environ, ce qui explique qu'elles se classent en deuxième position parmi les catégories.
• Neutre : les tâches de cette catégorie peuvent être réalisées lentement et n'ont pas d'échéance immédiate.
• Faible priorité : dans cette catégorie, une tâche peut être achevée quand cela convient. Toute date d'échéance peut être modifiée ou déplacée sans problème à tout moment.

1.3 Diviser les tâches plus importantes en éléments plus petits

Il pourrait être difficile d'essayer de gérer plusieurs tâches ou missions importantes en même temps. Par conséquent, c'est une excellente option de les diviser en parties plus petites, peut-être plus réalisables, avant de commencer à travailler dessus. La répartition des projets facilite le suivi des activités à réaliser, qui doivent être entamées rapidement pour respecter les délais. Vous pouvez apprendre à hiérarchiser efficacement les tâches en procédant ainsi.

Par exemple, si vous planifiez une conférence annuelle, vous pouvez la diviser en plusieurs tâches, comme les tâches préparatoires à accomplir huit mois avant la conférence, les tâches à accomplir quatre mois avant l'événement, les tâches à accomplir un mois avant l'événement, les tâches à accomplir le jour de la conférence et les tâches à accomplir après l'événement.

Une liste de contrôle détaillée des tâches ponctuelles ou permanentes sera énumérée sous chaque phase. En accomplissant chaque petite tâche une par une, vous posez progressivement les bases de la planification et de la mise en œuvre d'une conférence exceptionnelle.

1.4 Apprendre autant que possible sur votre entreprise et votre secteur

Plus vous comprenez le secteur, plus vous êtes performant à chaque étape de votre carrière. Cela implique d'établir des priorités. Vous comprendrez comment évaluer efficacement le travail si vous avez une solide connaissance des objectifs, du fonctionnement interne et des faiblesses de l'entreprise.

Vous devez réserver du temps pour faire des recherches sur l'entreprise et le secteur auxquels vous appartenez. Il n'y a aucun moyen d'y échapper si vous voulez savoir comment prioriser les tâches. Pensez à faire ces tâches professionnelles rapides pour rester bien informé :

• Trouvez des informations sur le secteur auquel vous appartenez. Cela englobe probablement des écrits, des pensées, et parfois même des concepts avec lesquels vous pourriez être en désaccord. Posséder une excellente vision est un objectif à atteindre.
• Informez-vous davantage sur les activités de l'équipe. Reconnaissez les interdépendances entre leurs processus et l'entreprise dans sa globalité.
• Demandez conseil aux responsables des départements. Déterminez ce qui est d'une importance cruciale pour votre chef de projet et chaque division.
• Élargissez votre réseau. Avoir une conversation avec des personnes de votre entreprise est une excellente approche pour obtenir des conseils pratiques.

1.5 Se concentrer sur ce qui compte vraiment

Tout au long de la journée de travail, les perturbations sont inévitables. Il est donc important d'y faire face pour hiérarchiser les tâches. La performance peut souffrir si vous recevez des perturbations assez nombreuses, ce qui peut faire perdre du temps qui pourrait être consacré aux tâches prioritaires. Les courriers électroniques, les conversations téléphoniques, les textos, les notifications push, les chats instantanés, la navigation sur Internet, les conférences continues, le bavardage avec les collègues, les collègues bruyants et le trafic incessant sont des exemples de dérangements typiques, en particulier si votre poste de travail se trouve à proximité d'ordinateurs collectifs et de photocopieuses.

Chaque fois que vous êtes perturbé, vous perdez votre élan et avez besoin d'un peu de temps pour retrouver votre tempo ou votre cadence. Vous risquez d'être frustré et de prendre plus de temps pour terminer un travail si vous vous retrouvez fréquemment à le commencer et à l'arrêter à cause de distractions. Analysez les types de perturbations que vous rencontrez couramment. Pour que ces perturbations soient le plus possible à votre portée, identifiez les tendances et élaborez des solutions pour y remédier.

Voici quelques stratégies pour gérer les perturbations fréquentes lors de la hiérarchisation des tâches :

• Désactivez toutes les alertes d'application, de texte, de messageries vocales et de courriels.
• Lorsque quelqu'un vous interrompt, prêtez une attention particulière à ce qu'il veut afin de pouvoir évaluer l'immédiateté.
• Proposez une période supplémentaire pour parler si le traitement de la demande prend du temps.
• Si vous pouvez répondre à la demande immédiatement, faites-le avant de retourner à vos autres tâches.
• Si vous vous attaquez à une tâche dont le délai est serré, prévenez vos collègues afin qu'ils vous laissent un peu de répit.
• Partagez votre agenda ou votre planificateur avec d'autres personnes afin qu'elles soient au courant de vos temps de travail et puissent prévoir de vous parler à un moment plus opportun.
• À intervalles réguliers, consultez votre courrier électronique et votre messagerie vocale et répondez-y.

1.6 Utiliser des stratégies pour gérer la procrastination

Une liste de tâches à faire peut développer une collection particulière de devoirs à la suite de la procrastination qui est continuellement là et ne cesse de passer d'un agenda de tâches à un autre. Vous vous sentirez alors dépassé par la quantité de tâches inachevées qui doivent être terminées à un moment donné.

Lorsque vous remettez régulièrement à plus tard des tâches difficiles et que vous attendez le tout dernier moment pour les accomplir parce que vous êtes réticent à commencer ou que vous manquez de motivation, vous procrastinez probablement. Vous finirez par devoir accomplir ces tâches, car elles ne disparaîtront pas d'elles-mêmes.

Vous pouvez mettre fin au désespoir que provoque la procrastination en :

• dressant une liste des tâches que vous remettez souvent à plus tard.
• examinant pourquoi elles vous déplaisent.
• décomposant-les en éléments individuels.
• vous forçant à accomplir chaque élément dans un délai déterminé.
• réitérant cette procédure jusqu'à ce que la mission soit terminée.

Gagnez de la vitesse en accomplissant un travail simple l’un après l'autre afin de commencer à apprendre à hiérarchiser les tâches. Vous pourriez commettre des erreurs en cours de route, mais à force de pratiquer, vous pourrez effectivement trouver un rythme régulier. Lorsque l'équipe termine les projets qu'elle a remis à plus tard, elle doit se sentir soulagée. Laissez ce sentiment d'accomplissement vous motiver à terminer tous les éléments inachevés de votre matrice de hiérarchisation des tâches.

2. Conséquences d'une mauvaise hiérarchisation des tâches

Réfléchissons également aux résultats d'une mauvaise hiérarchisation des tâches.

2.1 Mauvaise efficacité

Une mauvaise efficacité résulte d'un manque de planification et de fixation d'objectifs. Par exemple, s'il y a plusieurs tâches critiques qui doivent être terminées, une méthode efficace pourrait être de terminer les tâches connexes simultanément ou progressivement. Mais si vous ne vous préparez même pas à l'avance, vous pouvez vous retrouver à devoir faire des va-et-vient ou revenir en arrière tout en travaillant. Cela entraîne une baisse de la production et des performances.

2.2 Perte de temps

La perte de temps est la conséquence de mauvaises façons de hiérarchiser les tâches. Vous pourriez perdre du temps et être distrait en conversant avec des copains sur des sites de réseautage en ligne alors que vous travaillez sur un projet, par exemple.

2.3 Perte de contrôle

Vous avez une perte de contrôle sur votre travail puisque vous n'êtes pas sûr de la tâche suivante. Cela pourrait vous rendre plus stressé et anxieux.

2.4 Mauvais niveau de qualité du travail effectué

La qualité du travail souffre souvent lorsque vous ne contrôlez pas bien votre temps et ne savez pas comment hiérarchiser les tâches. Par exemple, se précipiter pour faire un travail au dernier moment entraîne fréquemment une baisse de la qualité.

2.5 Mauvais positionnement

Les demandes des clients et l'opinion de votre chef à votre égard sont négativement impactées si vous êtes incapable de réaliser les travaux dans les délais prévus. Les clients sont susceptibles de trouver un autre prestataire s'ils ne peuvent pas compter sur vous pour achever les tâches dans les délais.

3. Dernières réflexions sur la hiérarchisation des tâches au travail

Si quelqu'un prétend qu'établir des priorités est simple, cela implique simplement qu'il n'a pas encore fait l'expérience de l'incroyable circonstance d'être surchargé de nombreuses tâches d'importance égale. Soyez tranquille ! L'anxiété et le découragement que vous ressentez sont naturels. Tout ce que vous avez à faire, c'est d'établir une stratégie pour y faire face.

Si vous avez vraiment du mal à faire face à la situation, tournez-vous vers un outil de gestion des tâches et du temps de travail comme Bitrix24 pour améliorer la façon de hiérarchiser les tâches au sein de votre entreprise. Inscrivez-vous dès maintenant !