Chef de projet : recrutement et qualités nécessaires

Dans le cadre des différentes activités de votre entreprise, le recrutement d’un chef de projet est une étape très importante. En effet, le chef de projet est l’un des principaux acteurs de la réussite d’une entreprise. Il doit être capable de gérer et d’organiser un projet de l’ébauche à sa réalisation, tout en s’assurant que le budget, le timing et les contraintes de qualité soient respectés.

Il peut être difficile de trouver le bon chef de projet pour votre entreprise. Dans cet article, nous vous listons les qualités que doit avoir un bon chef de projet, puis nous vous guidons dans le choix de votre chef de projet et des outils qui lui permettront de surperformer.

Qu’est-ce qu’un chef de projet ?

Définition

Le chef de projet est responsable d'un projet impliquant plusieurs personnes. Il peut s'agir d'un projet dans le domaine du marketing ou de l'informatique, mais aussi dans celui de la construction, des finances ou des pouvoirs publics. Le chef de projet est également appelé gestionnaire de projet, coordinateur de projet, ou responsable de projet. Celui-ci s’occupe de la planification et de l'avancement des projets. Il gère également les personnes et leurs différents rôles au sein du projet.

Quelles sont les tâches du chef de projet ?

Quelle que soit la nature de votre projet, les objectifs sont généralement les mêmes. Les éléments suivants font toujours partie de la liste de tâches d’un chef de projet :

Élaboration d’un plan de projet

En collaboration avec son client ou son manager, le chef de projet définit les objectifs du projet et détermine les étapes pour les atteindre : quel est l’objectif final, quel est le calendrier et quelles sont les ressources dont il dispose ? Il incombe au chef de projet, de clarifier les objectifs afin de pouvoir y associer des actions spécifiques.

Coordination de l'avancement du projet

Le chef de projet est la personne qui prend en charge la gestion quotidienne du projet. Souvent assisté d'une équipe, il répartit les tâches et les responsabilités, et veille à leur bonne exécution. Il est également chargé de surveiller les délais et le budget et veille à ce que les fournisseurs et les collaborateurs du projet les respectent.

Le point de contact central, tant en interne qu'en externe

Pour les collègues, les fournisseurs, les clients et la direction, le chef de projet est le point de contact central du projet. Il participe régulièrement à des réunions. De plus, c’est la première personne à être contactée si quelque chose ne se passe pas comme prévu. Il doit alors agir rapidement ou déléguer la tâche à la bonne personne.

Le chef de projet est également un coach pour son équipe : il donne des conseils pratiques, procède à des ajustements si nécessaire et motive les personnes pour qu'elles atteignent ensemble l'objectif du projet.

Le rôle du chef de projet est donc essentiel pour assurer la réussite d'un projet. Il doit être capable de prendre des décisions rapides et efficaces, et de diriger une équipe en veillant à ce que chaque membre ait un rôle clair et défini dans le projet. De plus, il doit être en mesure de gérer les risques et les imprévus qui peuvent survenir tout au long du projet.

Les qualités d'un bon chef de projet

L'organisation

Pour être un bon gestionnaire de projet, il est important d’avoir la capacité de gérer différentes tâches simultanément, et d’être organisé au quotidien. Ces qualités permettent au chef de projet de s’occuper d’un grand nombre de dossiers, de traiter plusieurs problèmes, de prendre des décisions, tout en veillant à ce que l’équipe reste concentrée et efficace.

L’écoute et la communication

Les bons gestionnaires de projet sont de très bons communicateurs. Ils savent comment formuler clairement les objectifs, expliquer les tâches de manière à ce qu'elles soient claires pour tout le monde et partager des résultats concrets avec le client.

Ils savent également quand un appel téléphonique, un courriel ou une réunion est la bonne chose à faire pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Grâce à une bonne communication, le chef de projet crée la confiance et l'engagement.

Lorsque l’un des membres de l’équipe a des réserves, des contrariétés ou des requêtes, son chef de projet sait être à l’écoute et prendre ses paroles avec la plus grande attention.

Le leadership

Le chef de projet doit être capable de diriger fermement et de motiver son équipe pour atteindre les résultats escomptés. Il doit être assertif, mais amical. Inspirant, avec une vision claire qui motive les autres à travailler efficacement vers un objectif commun. Un bon chef de projet se présente comme un leader sévère mais juste. Il doit être en mesure de communiquer clairement les objectifs et les attentes, de résoudre les conflits au sein de l'équipe et de reconnaître les réussites individuelles et collectives.

L’adaptation

Chaque projet est différent et nécessite une méthode différente. C’est pour cela que le métier de chef de projet exige une capacité d'adaptation. En effet, ce qui fonctionne parfaitement pour un projet peut s’avérer désastreux pour un autre. De plus, les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Budget, ressources, délais, évolution des besoins des clients : un chef de projet doit faire preuve d'adaptabilité et de patience pour maintenir le projet sur la bonne voie.

La patience

Les gestionnaires de projet sont le lien entre plusieurs équipes/parties qui travaillent ensemble à la réalisation d'un objectif commun. Ils doivent faire face à des attentes et des objectifs différents, arbitrer les conflits, communiquer sur les souhaits de chacun, tout en essayant d'aider tout le monde autant que possible. Bien que cela puisse être frustrant et nécessite une bonne dose de patience, un chef de projet qui reste calme et neutre face aux défis est un exemple inspirant pour l'équipe.

De solides connaissances financières

La gestion du budget est souvent une question délicate dans la gestion de projet. Un chef de projet doit pouvoir rendre compte de chaque centime dépensé. Il doit donc veiller à ce que les finances de chaque projet soient bien gérées, en toute sécurité. Ceci permet surtout d’éviter les dépassements de budget imprévus qui sont si fréquents dans le monde de la gestion de projet.

Anticipation des problèmes

Les bons chefs de projet sont des résolveurs de problèmes proactifs qui anticipent les changements dans le projet. En envisageant tous les cas de figure, ils peuvent imaginer des plans alternatifs pour changer de cap et maintenir le projet en bonne voie.

Maîtrise des outils de gestion de projet

Il est important qu’un chef de projet maîtrise les outils qui peuvent lui permettre d’être plus productif, plus efficace, et de tout centraliser. Bitrix24 offre des fonctionnalités avancées en termes de suivi, de communication, de planification, et plus encore. Il permet de créer des plannings, et de définir clairement les jalons pour permettre au chef de projet de suivre l’état d’avancement des différentes tâches et du projet global en temps réel. Ainsi il peut rapidement identifier et neutraliser les retards et les difficultés.

De même, ces outils peuvent faciliter la communication entre les membres de l’équipe et de la direction, grâce à la messagerie instantanée, les forums ou encore les vidéoconférences (si certains membres sont en télétravail).

Guide pour choisir un bon chef de projet

Pour choisir le chef de projet qui sera en adéquation avec votre entreprise, il est primordial de suivre certaines étapes :

• Commencez par définir précisément quel type de profil serait adapté pour le poste. Faites une liste des tâches qui seront nécessaires et des qualités requises pour les réaliser. Dans l’idéal, votre candidat devrait avoir une expérience dans votre secteur d’activité.
• Ne vous cantonnez pas à la vieille méthode du CV sur le bureau et utilisez les différentes plateformes pour trouver votre candidat idéal. Participer à des événements de networking peut également être une idée intéressante pour trouver des candidats qualifiés et motivés.
• Préparez les entretiens avec attention : posez des questions originales qui permettent de challenger le candidat tout en évaluant ses compétences techniques et ses soft skills.
• Proposez au candidat des mises en situations et des exercices pratiques pour évaluer ses compétences techniques en gestion de projet ainsi que son comportement professionnel.
• Vérifiez que le candidat maîtrise les outils de gestion de projet complets comme Bitrix24, et s’il est capable de les utiliser efficacement.
• Choisissez un candidat dont le profil correspond à votre culture d’entreprise. Il est important qu’il partage les valeurs de celle-ci afin de pouvoir s’y intégrer plus facilement et d’obtenir de meilleurs résultats.
• Demandez au candidat quelles sont ses ambitions. Assurez-vous qu’il a un tempérament de challenge, qu’il aime se former et apprendre pour une amélioration continue.

Recruter un chef de projet est un enjeu majeur pour votre entreprise. En suivant les conseils de ce guide complet, vous serez en mesure de sélectionner le meilleur candidat pour mener à bien vos projets et optimiser l'utilisation de l'outil de gestion de projet Bitrix24. N'oubliez pas de prendre en compte les qualités humaines et professionnelles du candidat, ainsi que sa maîtrise des outils de gestion de projet pour assurer le succès de votre entreprise.