8 conseils pour une communication d’équipe efficace sur le lieu de travail

Si vous êtes un responsable d’entreprise, la communication doit jouer un rôle primordial dans chacun de vos projets. Découvrez 8 conseils pour une communication d’équipe efficace qui contribueront à favoriser une ambiance de travail propice afin de maintenir l’engagement et la motivation de vos employés.

1. Utilisez les bons outils pour améliorer la communication d’équipe

Adopter les outils qui conviennent à votre entreprise constitue la première condition d’une communication efficace dans le travail d’équipe. Un logiciel gratuit de gestion de projet comme Bitrix24 favorise la collaboration au sein de vos employés, notamment grâce à son système de messagerie instantanée. C’est aussi un bon outil pour facilement garder connectées les équipes implantées dans différents lieux.

Et parce que chaque structure est unique, Bitrix24.Market vous donne la possibilité de télécharger des fonctionnalités supplémentaires selon vos besoins. Toute l’information étant centralisée et stockée dans le Cloud, les différents acteurs de votre projet peuvent facilement y accéder en temps opportun.

Elle est définitivement révolue cette époque où vos collaborateurs devaient sans cesse envoyer des emails ou rechercher les données dont ils ont besoin pendant des heures. L’usage d’une plateforme dédiée au travail d’équipe favorise une meilleure communication, un gain de temps, une productivité accrue, ainsi qu’un suivi efficace de la progression du projet.

2. Humanisez la communication pour renforcer la cohésion d’équipe

Pour une communication d’équipe efficace, vous devez essayer d’encourager vos employés à prendre un café ensemble ou à s’installer dans une salle de réunion pour s’organiser.

Cela peut s’avérer plus productif qu’une suite de messages virtuels. Et toujours pour renforcer la cohésion entre les membres de votre équipe, pensez à les réunir pour des activités sympathiques, comme un déjeuner entre collègues.

3. Clarifiez les rôles et responsabilités pour éviter les malentendus au travail

Lorsque les instructions manquent de clarté, avec des incompréhensions dans les tâches, cela peut causer de nombreux problèmes dans le milieu professionnel. Un membre de l’équipe qui ne sait pas avec certitude le travail qu’il doit effectuer aura probablement du mal à exécuter sa mission correctement.

Le fait d’expliquer les rôles et responsabilités de chacun constitue une première étape essentielle pour améliorer la communication d’équipe. Lorsque vous attribuez par exemple la responsabilité d’approbation pour chaque tâche au collaborateur le plus approprié, cela aide à clarifier la démarche et les attentes. Chaque intervenant sait alors comment se comporter en fonction de son rôle et du poste qu’il occupe.

4. Développez l’esprit d’équipe pour un environnement propice à la collaboration

Une équipe bien soudée communique automatiquement davantage. Créer un esprit d’équipe donne non seulement la possibilité aux uns et aux autres de mieux se connaître, mais favorise un environnement où chacun a l’impression que participer vaut la peine. En plus d’encourager les déjeuners entre collègues de temps à autre, vous pouvez par exemple planifier une activité de teambuilding dans l’agenda partagé de votre entreprise.

Ce peut être une invitation aux membres d’une équipe à participer à des courses d’obstacles le temps d’un week-end, ou à s’associer pour soutenir un projet caritatif. Cette façon de souder les collaborateurs favorise une communication d’équipe efficace.

5. Formez vos équipes en communication pour mieux interagir

Une grande partie des formations traditionnelles s’attardent sur l’utilisation des logiciels collaboratifs pour une communication d’équipe efficace. Sachez que Bitrix24 offre une interface facile à prendre en main, de sorte que vos collaborateurs n’aient pas besoin de trop d'efforts pour maîtriser ses différentes fonctionnalités.

Ainsi, ce que vous devriez faire c’est de vous concentrer sur la « dynamique de communication interpersonnelle ». Accorder une place de choix aux formations en communication vous permet réellement d’améliorer la qualité du travail en équipe dans son ensemble. Les thèmes abordés tournent généralement autour de comment formuler des commentaires, réussir une présentation, s’exprimer à l’oral et à l’écrit, construire une relation, etc.

6. Maintenez un échange continuel pour mieux communiquer avec votre équipe projet

Un responsable ou manager qui désire mettre en œuvre une communication d’équipe efficace doit établir au sein de l’entreprise une communication permanente. Autrement dit, vous ne devez pas uniquement vous concentrer sur les performances annuelles des employés. Pensez à aménager des créneaux pour rencontrer vos collaborateurs ou membres de votre équipe.

C’est un bon moyen pour vous enquérir de leurs préoccupations quotidiennes au travail. Vous pourrez aussi les garder engagés et motivés, même s’ils réalisent leurs tâches à distance. Pourquoi ne pas simplement organiser des séances de réunions hebdomadaires ou initier une discussion de groupe ouverte pour toute l’équipe.

7. Encouragez le dialogue pour obtenir les avis des employés

Une communication d’équipe efficace s’effectue dans les deux sens. Vous devriez encourager les différents membres à être critiques de manière constructive sur le fonctionnement de l’entreprise, à partager avec vous leurs idées, à donner leur avis sur comment améliorer les conditions de travail et à proposer des solutions de développement.

Pour atteindre cet objectif, vous devez vous montrer disponible, ouvert et à l’écoute. Hormis les échanges de groupes, n’hésitez pas à rencontrer vos collaborateurs individuellement à leur demande. Par ailleurs, mettez en place une boîte à idées virtuelle, ou programmez régulièrement des enquêtes de satisfaction interactives.

8. Établissez les règles spécifiques aux différents canaux de communication

De la messagerie instantanée aux appels vidéo en passant par les chats de groupe, une plateforme collaborative gratuite comme Bitrix24 met à la disposition de vos équipes un éventail de méthodes de communication. Pour davantage d’efficacité, vous devez définir clairement une finalité pour chacun des canaux.

À titre d’exemple, les messages instantanés devraient être réservés aux demandes d’informations urgentes, tandis que les autres outils de travail en groupe disponibles sur l’application mobile Bitrix24 pourraient être utilisés pour tous les commentaires et questions spécifiques à un projet particulier. Le secret d’une communication d’équipe efficace c’est d’appliquer ce qui fonctionne le mieux pour vos collaborateurs.