7 conseils pour créer une culture de travail digitale

FAQ

1. Adopter pleinement la technologie pour créer une culture de travail digitale

Les nouvelles technologies occupent une place de choix dans une culture de travail digitale. Puisque vous avez décidé d’apporter de la modernité dans les méthodes de travail de votre entreprise, assurez-vous de le faire de manière efficace.

Pour commencer, vos employés doivent pouvoir rester en permanence connectés avec leurs collègues, les clients et tous les collaborateurs externes via des outils collaboratifs. Cela a pour effet d’améliorer la communication au sein de votre entreprise, de favoriser le travail d’équipe, mais surtout de développer une culture de travail digitale.

Pour y arriver, vous devez utiliser des outils de collaboration numérique comme :

Ces solutions conviennent à tous les types d'entreprises et aident à améliorer les opérations des équipes travaillant à distance, en mode hybride ou encore au bureau. Se mettre dans l’état d’esprit “la stratégie numérique d'abord” implique indubitablement des investissements. L’avantage est que vous obtenez en retour une réduction du travail manuel et l'automatisation des tâches monotones. Vos équipes peuvent alors devenir plus productives et satisfaire les clients plus rapidement.

Pour adopter pleinement  la technologie, pensez aussi à développer votre présence sur Internet, si ce n’est déjà fait. Il s’agit en effet de l’un des moyens les plus importants pour se faire connaître aujourd’hui. C’est pourquoi vous devriez encourager vos employés à tirer parti des nouvelles opportunités digitales. Cela passe par exemple par la création d’un site internet d’entreprise avec blog intégré, de comptes professionnels sur les réseaux sociaux, d’un support client multicanal, et plus encore.

2. Se concentrer sur les gens pour mieux profiter des avantages de la digitalisation

Les employés représentent un élément clé du passage à la culture de travail digital. Il doivent s’y préparer et ne pas voir l’arrivée des outils technologiques (censés faciliter leur travail) comme une menace. La technologie ne sert en effet à rien si vos collaborateurs ne veulent pas ou ne savent pas l’utiliser. Lorsque vous adoptez les méthodes de travail virtuelles, vous devez aussi relever le défi d’évaluer et d’améliorer le bien-être des employés à distance.

Alors que certaines personnes sont réticentes aux changements impliquées par les NTIC, d’autres craignent simplement de perdre leur emploi à cause de la digitalisation. Vous devez résoudre ces problèmes dès que possible si vous souhaitez assurer le succès de votre culture de travail digitale.

Cela peut passer par une offre de formation solide et une stratégie de communication transparente. Il faut notamment :

• Évaluer le niveau de compétence initial de votre équipe
• Proposer une formation spécifique à l'emploi sur la façon dont chaque rôle peut pleinement profiter des logiciels
• Inviter les employés à donner leur avis à travers des sondages
• Expliquer aux salariés comment la culture digitale contribuera à améliorer, et non à diminuer, la valeur qu'ils apportent à l'entreprise

Concernant le bien-être des employés, vous devez pouvoir détecter les signaux indiquant qu’ils ont des difficultés ou ne se sentent pas capables de s'exprimer. Dans la mesure du possible, créez un espace de soutien, même si vous êtes entièrement numérique. De nombreuses entreprises de conseil et de thérapie sont en effet capables de soutenir vos employés de manière régulière, et en toute confidentialité.

3.Mettre en avant l'innovation et la créativité des travailleurs à distance

Miser sur l’innovation et la créativité est l’un des meilleurs moyens de créer une culture de travail digitale. La créativité dans le domaine du digital devrait être encouragée et récompensée. Les avancées obtenues sont en effet souvent le fruit de la proactivité et de la créativité d'une équipe motivée. Cela est valable même lorsque vous disposez déjà d'une feuille de route très détaillée pour la transformation digitale.

Pour aider les télétravailleurs à être plus créatifs, on peut :

• Les encourager à créer un espace de travail qui leur ressemble : proposez des idées pour améliorer l’environnement de travail à la maison. Celles-ci peuvent inclure l’ajout de plantes au coin bureau, l’achat d’un fauteuil confortable, une déco personnalisée, etc.  
• Essayer de nouvelles méthodes d’idéation : le brainstorming est une bonne méthode pour produire de nouvelles idées lors de rencontres virtuelles, à la condition qu’il soit limité dans le temps. Essayez aussi d’autres techniques comme la méthode des 6 chapeaux d’Edward de Bono
• Se donner le droit à l’erreur : souvent, les salariés n’osent pas parce qu’ils craignent de se tromper, voire de se ridiculiser. C’est pourquoi lorsque vos coéquipiers se trompent, vous devez leur rappeler qu’à force d’essais et d’erreurs, ils tomberont finalement sur la bonne idée
• Rendre les vidéoconférences actives : les réunions virtuelles dites actives combinent une réunion avec la pratique d'un exercice physique comme la marche ou le vélo. Cela aide à réduire le stress, tandis que l’ambiance informelle qui en découle favorise les interactions et diminue la peur d'être jugé à cause de ses idées

4. Communiquer une vision partagée pour favoriser un état d'esprit commun axé sur le numérique

Les managers, les cadres et les employés travaillent tous vers un objectif commun : assurer le succès de l'entreprise. Pourtant, un programme de changement comme la culture de travail digitale peut échouer à cause de la résistance des employés et du manque de soutien de la direction. Pour éviter cette situation, assurez-vous que vos employés s'investissent dans le changement que vous apportez. Cela passe par le partage de votre vision.

Vous devez formuler une vision claire et la communiquer à tous. Celle-ci comprend la ou les raisons d’être de votre entreprise, ses opportunités, son marché et son organisation. Pour être jugée de source fiable, cette information essentielle doit être partagée par le dirigeant, qui précisera aussi comment le déploiement se fait dans chaque service. Ainsi, vos collaborateurs pourront aisément orienter leur travail à travers les nouveaux outils digitaux.

Voici quelques astuces pour communiquer une vision partagée et créer une culture de travail digitale solide :

• S’assurer que la direction donne le bon exemple afin que les collaborateurs aient envie de suivre et d’intégrer les nouvelles méthodes pour le bon fonctionnement de l’entreprise
• Créer du lien entre les collaborateurs à travers la célébration de succès, le partage des moments informels, l’incitation à faire des feedbacks, etc.
• Proposer une vision ambitieuse (mais réaliste), porteuse de promesses qui ne peuvent se réaliser que grâce au travail et à l’entraide
• Engager les collaborateurs dans l’élaboration de la vision afin qu’ils soient prêts à la porter avec les managers pour faire avancer l’entreprise

5. Adopter la communication asynchrone pour un travail efficace et des processus optimisés

Adopter la communication asynchrone peut être un grand pas vers la réussite de la culture de travail digital. Pour les équipes distantes et hybrides, cela représente à la fois une priorité et un défi. Faire des échanges en mode asynchrone est essentiel pour un travail efficace et des processus optimisés. La difficulté réside cependant dans le fait qu’il est souvent difficile de différencier communication synchrone et asynchrone en milieu de travail.

La communication asynchrone est en effet une mode d'échange flexible où les différentes contributions sont décalées dans le temps. De nombreux outils de communication et possibilités de collaboration peuvent être exploités à cet effet dans le cadre de la transformation numérique.

On peut par exemple citer :

• La messagerie et le chat
• Le partage collaboratif de documents
• La vidéo enregistrée

Si la communication asynchrone présente de nombreux avantages, vous devez être capable d’évaluer où elle peut être utile pour en profiter pleinement. Il faut trouver le juste milieu entre communication synchrone et asynchrone. Pour ce faire, considérez les paramètres objectifs (traçabilité, accessibilité, environnement…), les préférences personnelles et la personnalité de votre équipe.

Dans une culture de travail digital, la collaboration asynchrone peut par ailleurs remplacer les réunions de type :

• Rapports sur le statut d’un projet
• Mises à jour sur l’atteinte des objectifs
• Feedback
• Annonces de taille petite à moyenne
• Réunions récurrentes sans objectifs particuliers

6. Faire des activités de teambuilding pour favoriser l'inclusivité et l'appartenance

L'inclusivité et l'appartenance sont les pierres angulaires d'une excellente culture de travail digital. Cependant, vous pouvez avoir du mal à les atteindre lorsque vos équipes travaillent à distance. Les activités de consolidation d’équipe peuvent considérablement vous aider à ce niveau, à condition que vous utilisiez les bonnes astuces. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur les possibilités infinies de la technologie. 

Pour que vos activités soient productives, vous devez concerter vos collaborateurs (sondage, discussions informelles…) et accompagner l’organisation. Fixez un rythme régulier pour donner du sérieux et automatisez l’organisation en incluant par exemples ces activités dans votre calendrier partagé. Cet outil peut vous aider à envoyer des invitations anticipées (pour que chacun puisse s’organiser) et faire des relances.

• Fédérer les employés autour de la culture de travail digitale (ateliers de brainstorming, jeux à thème, débats ouverts…)
• Créer du lien entre les membres d’une équipe qui travaille à distance (espace game, jeux en équipe, repas d’équipe, séminaires…)
• Apaiser des conflits survenus en interne (ateliers de partage, espaces de discussion, jeux bienveillants…)
• Aider et encourager les collaborateurs à développer leurs compétences (formations internes, talks sur thématique, partage de meetups…)

7. Offrir de l’autonomie aux employés pour qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-même

La confiance est essentielle dans tous les environnements de travail. Lorsque vous décidez d’adopter une culture de travail  digital, il faut en donner encore plus. L’adoption d’une plateforme de travail à distance signifie que vos employés ont la liberté de travailler comme, quand et où ils le souhaitent. C’est une bonne nouvelle, car les gens sont plus productifs lorsque leur environnement de travail leur convient parfaitement.

Vous devez dès lors faire confiance à vos collaborateurs pour qu'ils accomplissent en toute autonomie ce que vous reconnaissez officiellement être dans leurs compétences. Permettez également à chaque équipe de s'organiser de la manière à la fois la plus adaptée et la plus singulière possible.

Ainsi, au lieu d’employer leur énergie à contrôler et à donner des directives très précises, vos managers doivent endosser d’autres responsabilités. Dans une culture de travail  digital, leur principal rôle est de motiver les équipes en créant des opportunités d’échanges ou des espaces de convivialité. Ils doivent aussi offrir aux employés les outils dont ils ont besoin pour avancer rapidement et les aider à surmonter les difficultés bureaucratiques.

Une partie du lâcher prise consiste par ailleurs à cerner les styles de travail des membres de votre équipe et les horaires de contact préférés. Vous pouvez aussi créer des moyens de contrôle, comme des listes de tâches dans le logiciel de gestion de projet, afin d'évaluer la progression du travail.