15 KPI à suivre pour une gestion de projet réussie

Pour gérer efficacement un projet, il convient de définir des indicateurs clés de performance ou KPI qui permettront de suivre les évolutions de manière objective. Ceux-ci permettent d’identifier des anomalies dans l’avancement du projet et d’ajuster la situation le plus tôt possible. En fonction du type de projet à mener, il existe une multitude d’indicateurs. Voici les 15 principaux KPI en gestion de projet, qui vous permettront un suivi efficace.

KPI en gestion de projet : définition

L’abréviation KPI correspond au terme anglais Key Performance Indicators, ou indicateurs clés de performance en Français (l’abréviation ICP est parfois utilisée). Ces indicateurs permettent d’effectuer la mesure de la performance d'une entreprise, d'une équipe ou d'un employé. Il devient alors possible de quantifier le progrès et de le rendre tangible et mesurable, mais aussi d’identifier les domaines de force ainsi que ceux nécessitant une amélioration.

Un bon KPI doit être élaboré selon le principe SMART, c'est-à-dire qu'il doit être Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réalisable et limité dans le Temps. Lorsqu'ils sont utilisés de la bonne manière, les KPI en gestion de projet peuvent aider à orienter les objectifs et les stratégies de l'entreprise.

Les KPI peuvent être utilisés pour mesurer pratiquement tout, des performances globales de l'organisation jusqu'aux résultats des départements spécifiques tels que les ventes et les finances. Ici, nous vous présenterons 15 indicateurs spécifiques à la gestion de projet.

1. Les indicateurs relatifs au budget et à la rentabilité

Ces indicateurs permettent de savoir si le projet va respecter le budget initial ou si les coûts ont été sous-estimés. Ils permettent également de vérifier que le projet est rentable.

1.1 Marge brute

La marge brute est un KPI financier qui mesure la rentabilité des produits ou services d'une entreprise. Elle est calculée en soustrayant le coût d’achat des marchandises HT ou coût lié à la réalisation de la prestation du revenu total généré. Plus la marge brute est élevée, plus l'entreprise est rentable.

1.2 Coût du projet

Cet indicateur est estimé au début du projet. Puis, il est suivi tout le long de celui-ci en fonction des dépenses et des recettes. Il est important d’avoir une idée de l’évolution du budget dans le temps afin de pouvoir l’ajuster et définir à posteriori les étapes où il est possible de réaliser des économies.

2. Les indicateurs relatifs au temps

Les indicateurs relatifs aux délais sont particulièrement importants, car ils permettent de mesurer l’avancement du projet en fonction du planning initial et d’ajuster la date de fin de projet. Grâce à leur suivi au travers d’un logiciel de planification, il est possible de réajuster la répartition des ressources afin d’optimiser le temps. Aussi, les KPI relatifs au temps permettent également de capitaliser sur les précédents projets pour réaliser des plannings plus réalistes lors des prochaines missions.

2.1 Respect de l’échéancier du projet

Ce KPI définit les principales étapes du projet. Il permet de suivre les délais et d'identifier les retards. Il est important de connaître l'échéancier pour planifier les ressources et les activités de manière efficace et pour éviter les retards de livraison.

2.2 Charge de travail

Ce KPI mesure le nombre de jours-hommes nécessaires pour mener à bien le projet. Il permet de répartir les tâches entre les différents collaborateurs et d’ajuster en fonction des obstacles rencontrées et des absences. Il est important de connaître la charge de travail pour évaluer la productivité de l'équipe et pour déterminer les domaines où il est nécessaire de renforcer les ressources.

2.3 Écarts entre temps passé et temps prévu

Il est normal que des imprévus viennent altérer le planning initialement prévu. Ce KPI mesure les retards relatifs à certaines tâches. Il permet d’ajuster le temps alloué aux différents milestones pour les prochaines missions ou d’optimiser la réalisation de la tâche afin d'en diminuer la durée.

2.4 Nombre d’ajustements du planning

Cet indicateur permet de suivre le nombre de fois où les délais du projet ont été modifiés. Il permet de mesurer la fiabilité du planning initial. En creusant sur les causes de ces ajustements, il est possible de déceler d'éventuelles failles relatives au travail d’équipe.

2.5 Pourcentage d’achèvement dans les délais

Cet indicateur fait ressortir les tâches dont la réalisation a respecté les délais prévus. Il permettra d’allouer le temps et les ressources disponibles à d’autres tâches qui ont pris du retard.

3. Les indicateurs relatifs à la performance

3.1 Le chiffre d'affaires

Le chiffre d'affaires est l'un des indicateurs clés de performance les plus élémentaires, mais également le plus important pour une entreprise. Il s'agit d'une mesure de la valeur totale de tous les biens et services vendus par une entreprise au cours d'une période donnée. Ce KPI peut être subdivisé en mesures plus spécifiques, telles que les recettes totales provenant de nouveaux clients ou les recettes provenant de clients fidèles.

3.2 Le taux de conversion

Il désigne le pourcentage de visiteurs d'un site web qui ont effectué une conversion (achat par exemple). On calcule le taux de conversion en divisant le nombre de conversions par le nombre de visiteurs.

Taux de conversion = CONVERSIONS / VISITEURS * 100%

Ce KPI vous permet entre autres de mesurer les performances de vos campagnes et de vos landing pages. Il est ainsi possible de calculer le taux de conversion pour un site entier ou pour des pages (URL) sélectionnées. Pour obtenir des informations plus détaillées, vous pouvez analyser les taux de conversion pour des canaux ou des campagnes spécifiques.

Le taux de conversion est donc le pourcentage de visiteurs d'un site web, de prospects ou de leads qui effectuent une action souhaitée, comme l'achat d'un produit ou la soumission d'une demande de renseignements. Le taux de conversion est un indicateur clé de l'efficacité des efforts de marketing et de vente de l'entreprise. Pour vous simplifier la tâche, il existe des outils à télécharger comme Bitrix24, qui permettent d’automatiser le processus de suivi des ventes.

4. Les indicateurs relatifs aux retours clients

4.1 Satisfaction de la clientèle

La satisfaction de la clientèle est un KPI indispensable pour toute entreprise qui mise sur la fidélisation de ses clients et sur la récurrence de son trafic. Il est possible de mesurer la satisfaction de la clientèle de différentes manières, mais une des méthodes les plus courantes consiste à réaliser des enquêtes ou à remplir des formulaires d'évaluation de la clientèle. Un autre moyen de suivre cet indice est de vérifier les mentions de votre marque ou de votre produit sur les canaux de réseaux sociaux. Si les clients ne sont pas satisfaits de votre produit ou service, ils sont souvent amenés à le faire savoir en ligne.

4.2 NPS (Net Promoter Score)

Ce KPI en gestion de projet permet d’avoir une idée sur la satisfaction des clients en général. Chacun doit attribuer une notre entre 0 et 10 è l’entreprise en répondant à une question en particulier : « Recommanderiez-vous cette entreprise à un ami ou à un collègue ». Toutes personnes ayant attribué un 9 ou un 10 sont alors considérées comme la recommandant (promoteurs). Les notes entre 7 et 8 caractérisent un client passif. Enfin, les clients notant l’entreprise à 6 ou moins sont considérés comme détracteurs.

Pour calculer le NPS, il suffit alors de soustraire le pourcentage de détracteurs du pourcentage de promoteurs (personnes recommandant l’entreprise).

4.3 Taux d’attrition

Le taux d'attrition de la clientèle, aussi appelé taux de churn, est un indicateur clé de performance (KPI) qui mesure la proportion de clients qui cessent d'utiliser les services ou produits d'une entreprise pendant une période donnée. Ce KPI est essentiel pour évaluer la satisfaction des clients, la qualité des services et la pérennité de l'entreprise.

Le taux d'attrition est calculé en divisant le nombre de clients perdus sur une période par le nombre total de clients au début de cette période, puis en multipliant par 100. Un taux d'attrition élevé indique une perte importante de clients, tandis qu'un taux faible reflète une meilleure fidélisation.

Il est important de surveiller et d'analyser régulièrement ce KPI, car il permet d'identifier les problèmes potentiels et de mettre en place des actions correctives pour améliorer la satisfaction et la fidélité des clients. Par exemple, une entreprise peut optimiser son service client, offrir des promotions ou des programmes de fidélité, et personnaliser les communications pour mieux répondre aux attentes des clients.

5. Les indicateurs relatifs aux RH

La gestion d’un projet implique la gestion des équipes qui y participent. Des indicateurs permettent de mesurer leur implication et leur satisfaction. Ces derniers permettent aux managers d’améliorer leurs processus internes pour améliorer la qualité de vie au travail et motiver leurs collaborateurs.

5.1 Taux d’absentéisme

Cet indicateur permet de suivre les absences enregistrées sur le projet. Il se mesure en calculant le rapport entre jours d’absences et total jours hommes prévus initialement. Il va permettre de réorganiser les ressources ETP pour remplacer les absents et rattraper le temps perdu.

5.2 Taux de satisfaction de l’équipe

Le taux de satisfaction de l’équipe est un indicateur clé pour savoir si la gestion du projet a été efficace. Si les ressources ont été correctement allouées et que les équipes ont eu accès à des outils efficaces pour la gestion et la réalisation du projet, alors ces dernières montreront un taux de satisfaction élevé. En revanche, un taux de satisfaction faible permettra d’analyser les domaines où il est nécessaire d’améliorer la qualité de vie au travail. Pour le calculer, il convient de mettre en place des questionnaires anonymes à la fin de chaque mission.

5.3 Taux de rétention de l’équipe

Cet indicateur se calcule en rapportant le nombre de départs de collaborateurs au nombre de membres dans l’équipe au début du projet. Cet indicateur ne doit pas être interprété sans analyser les raisons du départ des collaborateurs.

En gestion de projet, il est important de pouvoir suivre le budget et la rentabilité, les délais, la performance, la satisfaction des clients et des collaborateurs. Pour cela, il est possible de monitorer ces points via des métriques fiables qui permettront à la fois de mesurer les performances, mais également de faire ressortir les points faibles. Grâce à ces indicateurs, il est possible de mettre en place des plans d’action afin d’améliorer l’efficacité des réalisations, mais également de mesurer l’impact réel des plans d’action. Pour offrir à vos collaborateurs, tous les outils nécessaires à la réalisation et la réussite du projet, vous pouvez choisir d’opter pour une application complète qui regroupera l’ensemble de vos KPI.